Als portaalbeheerder stel je Buddy in voor jouw organisatie. Je vult twee tekstvelden in, in gewone taal. Dit kost ongeveer vijftien minuten.
| Veld | Doel |
|---|---|
| Veld 1 — Vertel Buddy wie je bent | Wie jullie zijn en welk leerbeleid geldt. Buddy mag dit met iedere medewerker delen. |
| Veld 2 — Geef Buddy instructies | Hoe Buddy zich moet gedragen bij jullie. Buddy volgt dit, maar deelt het nooit. |
Let op: Alles in veld 1 kan Buddy doorvertellen. Zet er dus geen vertrouwelijke of concurrentiegevoelige informatie in en geen persoonsgegevens. Wat je opslaat, geldt direct voor alle medewerkers in dit portaal.
Voorwaarden
- Je hebt het beheerrecht voor Buddy nodig. Zie je de instellingen niet, neem dan contact op met je PlusPort-contactpersoon.
Waar vind je de instellingen
De instellingen vind je niet in het Admin-menu, maar via de chat.
- Klik in het zijmenu op Vraag Buddy.
- Klik linksonder in het chatvenster op het tandwielicoon.
- De pagina Buddy settings opent met de twee velden.
Direct openen: jouw-portaal/scripts/external/ai.aspx#/settings
Herhaal niet wat Buddy al doet
Dit is het belangrijkste deel. Zet je dit gedrag alsnog in veld 2, dan raken de regels die er wél toe doen ondergesneeuwd.
Doet Buddy al zelf
- Blijft bij leren en certificering, wijst andere vragen vriendelijk af
- Toont alleen gegevens van de ingelogde medewerker
- Verzint niets: geen bron, geen antwoord
- Vraagt door bij vage verzoeken, sluit af met één vervolgvraag
- Houdt het kort en volgt toon en taal van de medewerker
- Geeft maximaal vijf trainingen, met links
- Splitst certificaten in behaald, verloopt binnenkort, nog te behalen
- Deelt veld 1 op verzoek, maar nooit de instructies zelf
Weet Buddy niet
- Bekwaamheden en competentieniveaus (certificaten en compliance-eisen wél, met datums)
- Alles buiten de Academy: geen intranet, handboek of documenten
- Gegevens van collega's — ook geen teamoverzicht voor leidinggevenden
- Hij vervangt HR of de leidinggevende niet; hij zorgt voor een voorbereid gesprek
Tip: Geef medewerkers mee dat korte zoekvragen het best werken. "Zoek trainingen over veiligheid" levert meer op dan een lange zin.
Wat zet je in welk veld
| Veld | Wel | Niet |
|---|---|---|
| Veld 1 — wie je bent | Sector, omvang, waar mensen werken. Wat jullie doen. Veelvoorkomende functies en doorgroeistappen. Waar jullie voor staan. Het leerbeleid: budgetten, wat wel en niet van het budget af gaat, wie verplichte certificering betaalt, of leren onder werktijd mag. | Gedragsregels voor Buddy (die horen in veld 2). Persoonsgegevens. Vertrouwelijke informatie. Een opsomming van trainingen of certificaten — die ziet Buddy zelf al. |
| Veld 2 — instructies | Doorverwijzingen: welk loket of mailadres bij welk onderwerp. Aanvraagroutes: hoe vraagt iemand iets aan, wie geeft akkoord. Eigen terminologie. Toon, alleen als je echt wilt afwijken. | Alles uit hoofdstuk Herhaal niet wat Buddy al doet. Verboden die je niet kunt controleren. Lange lappen tekst. |
Vorm. Veld 1: hele zinnen met witregels en korte kopjes, één pagina is genoeg; noem bedragen en termijnen concreet ("1.000 euro per jaar", niet "een redelijk budget"). Veld 2: één opsommingsregel per afspraak, opgebouwd als "als deze situatie, dan dit".
Ingevuld voorbeeld
Een technisch dienstverlener met één cao en één HR-loket. Let op hoe kort het instructieveld is: drie regels volstaan, omdat al het andere gedrag al ingebouwd is.
Leerbeleid, onderaan veld 1
- Iedere medewerker heeft een persoonlijk opleidingsbudget van 1.000 euro per jaar.
- Trainingen uit de interne catalogus gaan niet van dat budget af.
- Verplichte certificeringen betaalt de werkgever altijd, ook als je budget op is.
- Leren mag onder werktijd. Bij opleidingen van meer dan drie dagen maak je afspraken met je leidinggevende.
Meerdere organisaties in één portaal
Delen meerdere werkmaatschappijen of vestigingen hetzelfde portaal, dek dan één risico af: Buddy noemt een bedrag of regeling die voor die medewerker niet geldt. Zet per werkmaatschappij de omvang, functies en het budget in veld 1, en voeg in veld 2 deze twee regels toe:
- Gaat een vraag over een bedrag, budget of regeling, noem dan alleen wat geldt voor de werkmaatschappij van deze medewerker. Is niet duidelijk bij welke werkmaatschappij iemand hoort, vraag dat dan eerst.
- Noem nooit de regelingen van een andere werkmaatschappij in hetzelfde antwoord.
Buddy leidt niet zelf af bij welke werkmaatschappij iemand hoort. Zonder die eerste regel zou hij alle budgetten kunnen noemen. Heeft een werkmaatschappij een eigen loket of aanvraagformulier, benoem dat ook.
Opslaan en controleren
- Klik op Opslaan (pas actief zodra je iets wijzigt) en herlaad de pagina: staat je tekst er nog? Een grijze knop is geen bewijs.
- Open het chatvenster en wis de chatgeschiedenis via het prullenbakicoon. Doe je dat niet, dan antwoordt Buddy op de oude context en lijkt je wijziging niets te doen.
- Stel een vraag die je nieuwe tekst raakt, bijvoorbeeld "Kan ik een externe opleiding volgen en hoe vraag ik dat aan?"
- Kloppen bedragen, loketten en routes niet? Scherp de tekst aan en herhaal. Verander één ding tegelijk.
Checklist voor je afsluit
- Veld 1 beschrijft wie jullie zijn én welk leerbeleid geldt, met concrete bedragen en termijnen
- Veld 1 bevat geen vertrouwelijke informatie en geen persoonsgegevens
- Veld 2 herhaalt niets uit Herhaal niet wat Buddy al doet en bevat de doorverwijzingen en aanvraagroutes
- Bij meerdere organisaties: Buddy vraagt door bij onduidelijkheid
- Opgeslagen, na herladen gecontroleerd en getest met een echte vraag
Om te kopiëren
Neem de blokken hieronder over in de twee velden en vervang de [haakjes] door jullie eigen gegevens. Wat je niet nodig hebt, laat je weg.
Veld 1 — invulmodel
Wij zijn [naam organisatie], [sector] met ongeveer [aantal] medewerkers in [land of regio].
Wij [wat jullie doen, in gewone taal], voor [type opdrachtgevers]. Onze mensen werken
[waar: op locatie, op kantoor, in ploegen].
Veelvoorkomende functies zijn [functies]. Mensen groeien bij ons door van [functie]
naar [functie].
Waar wij voor staan: [drie kernwaarden, met één zin uitleg].
Ons leerbeleid:
- Iedere medewerker heeft een persoonlijk opleidingsbudget van [bedrag] per jaar.
- Trainingen uit de interne catalogus gaan [wel / niet] van dat budget af.
- Verplichte certificeringen betaalt [wie], ook als het budget op is.
- Leren mag [wel / niet] onder werktijd. Bij opleidingen langer dan [termijn]
maak je afspraken met je leidinggevende.
Veld 2 — kies de regels die je nodig hebt
- Wil iemand een externe opleiding volgen: die vraag je aan via
[leidinggevende / teamleider], die geeft daarna akkoord in de Academy.
- Bij een vraag over verlof, salaris, ziekmelding of andere arbeidsvoorwaarden:
verwijs naar [loket of mailadres].
- Gaat een vraag over het persoonlijke opleidingsbudget, of komt iemand er niet uit:
verwijs naar [mailadres].
- Bij een vraag over een verplichte certificering die verloopt: verwijs naar [loket]
en noem dat aanmelden minimaal [termijn] vooraf gebeurt.
- Bij een technische vraag over de Academy zelf (inloggen, een module die niet start):
verwijs naar [servicedesk of mailadres].
- Wij noemen een leidinggevende altijd [jullie term], en een opleiding altijd
[jullie term].
- Gaat een vraag over een bedrag, budget of regeling, noem dan alleen wat geldt voor
de [werkmaatschappij / vestiging] van deze medewerker. Is dat niet duidelijk,
vraag dat dan eerst. (alleen bij meerdere organisaties in één portaal)
Testvragen — stel deze aan Buddy na het opslaan
- "Kan ik een externe opleiding volgen en hoe vraag ik dat aan?"
- "Hoeveel opleidingsbudget heb ik per jaar?"
- "Wie betaalt mijn verplichte certificering?"
- "Bij wie moet ik zijn voor een vraag over verlof?"
- "Mag ik onder werktijd leren?"
- "Welke certificaten van mij verlopen binnenkort?"
- "Zoek trainingen over veiligheid"
Wis eerst de chatgeschiedenis, stel dan de vragen en controleer of bedragen, loketten en termen kloppen.
Vragen over het instellen van Buddy
Neem contact op met je PlusPort-contactpersoon. Binnenkort zie je het standaardgedrag uit Herhaal niet wat Buddy al doet in het scherm zelf, en kies je zelf maximaal drie voorgestelde vragen op Buddy's startscherm. Je ingevulde tekst blijft daarbij staan.
Veelgestelde vragen
Waarom zie ik het tandwielicoon niet in het chatvenster?
Dan ontbreekt waarschijnlijk het beheerrecht voor Buddy. Neem contact op met je PlusPort-contactpersoon om dit recht te laten toekennen.
Wanneer gelden mijn wijzigingen voor medewerkers?
Direct. Wat je opslaat, geldt meteen voor alle medewerkers in dit portaal.
Waarom reageert Buddy nog op mijn oude tekst?
Waarschijnlijk is de chatgeschiedenis niet gewist. Wis de chatgeschiedenis via het prullenbakicoon en stel je vraag opnieuw.
Kan Buddy de tekst uit veld 2 doorvertellen aan medewerkers?
Nee. Buddy volgt de instructies uit veld 2, maar deelt de instructies zelf nooit. Veld 1 deelt Buddy wel op verzoek — zet daar dus niets vertrouwelijks in.
Wij hebben meerdere werkmaatschappijen in één portaal. Wat moet ik extra instellen?
Zet per werkmaatschappij omvang, functies en budget in veld 1 en voeg de twee regels uit Meerdere organisaties in één portaal toe aan veld 2, zodat Buddy doorvraagt wanneer onduidelijk is bij welke werkmaatschappij iemand hoort.