Functies worden gebruikt om de rollen binnen je organisatie vast te leggen. Aan functies kun je benodigde bewijsstukken koppelen, zodat per functie duidelijk is welke bekwaamheid vereist is.
Voorwaarden
- Je hebt het recht Gebruikersfuncties nodig om functies te beheren.
Functieoverzicht openen
Ga naar Beheer > Functiehuis > Functies om het functieoverzicht te openen. Hier zie je een lijst met alle functies in het portal.
Filters
Je kunt het overzicht filteren op:
| Filter | Omschrijving |
|---|---|
| Naam | Zoek op de naam of code van een functie. |
| Functiegroep | Filter op een specifieke functiegroep. |
| Status | Toon alle, actieve of inactieve functies. |
Functie toevoegen
- Klik op de knop Functie toevoegen onder het overzicht.
- Vul de volgende velden in: Naam, code, functiegroep, omschrijving
- Klik op Opslaan om de functie aan te maken.
Functie bewerken
1. Gegevens
Het eerste tabblad bevat de basisgegevens van de functie.
| Veld | Omschrijving |
|---|---|
| Naam | De naam van de functie (verplicht) |
| Code | Een unieke code voor de functie (verplicht). Het systeem controleert automatisch of de code al in gebruik is |
| Functiegroep | De functiegroep waartoe de functie behoort (verplicht). Via de knop Ga naar functiegroep spring je direct naar de bijbehorende functiegroep |
| Omschrijving | Een uitgebreide beschrijving van de functie. Je kunt de rich-text-editor gebruiken voor opmaak (tabellen, links, lijsten, etc.) |
| Vrije velden | Eventuele extra velden die in het portaal zijn geconfigureerd voor functies |
| Inactief | Vink aan om de functie als inactief te markeren |
2. Kennis & vaardigheden
Op dit tabblad koppel je competenties (kennis & vaardigheden) als vereiste aan de functie. Per item selecteer je het vereiste niveau via een slider.
Wat je ziet:
- Een overzicht van alle gekoppelde competenties met per stuk het vereiste niveau
- Competenties die via de bovenliggende functiegroep zijn ingesteld worden apart getoond (als "Overgenomen van bovenliggende groep") en zijn hier niet te bewerken
Hoe het werkt:
- Klik op Toevoegen om nieuwe competenties te koppelen (stap 1: selecteer items, stap 2: stel het niveau in via de slider)
- Pas het niveau aan via de slider en klik op Opslaan
- Competenties van zowel de functie als de functiegroep worden gestapeld in het profiel van de medewerker
3. Benodigde bewijsstukken
Op dit tabblad koppel je verplichte bewijsstukken aan de functie. Medewerkers met deze functie zien in hun profiel welke bewijsstukken zij nog moeten behalen. Deze bewijsstukken tellen mee in compliance-rapportages.
Hoe het werkt:
- Klik op Toevoegen om bewijsstukken toe te voegen via een verplaatslijst (picklist)
- Verplaats bewijsstukken van links naar rechts om ze als verplicht te koppelen
- Klik op Opslaan
- Bewijsstukken die via de bovenliggende functiegroep zijn ingesteld worden hierbij opgeteld
4. Aanvullende bewijsstukken
Op dit tabblad koppel je aanbevolen bewijsstukken aan de functie. Deze zijn niet verplicht, maar worden als suggestie getoond in het profiel van de medewerker. Ze tellen niet mee in compliance-rapportages.
Hoe het werkt:
- Werkt hetzelfde als Benodigde bewijsstukken: via een verplaatslijst (picklist)
- Verplaats bewijsstukken van links naar rechts en klik op Opslaan
5. Contentgroepen
Op dit tabblad koppel je contentgroepen aan de functie. Contentgroepen zijn verzamelingen van digitale content (e-learnings, documenten, etc.). Door een contentgroep aan een functie te koppelen, krijgen medewerkers met deze functie automatisch toegang tot de content in die groep.
Hoe het werkt:
- Selecteer de contentgroepen die beschikbaar moeten zijn voor medewerkers met deze functie
- Klik op Opslaan
6. Beschikbare trainingen
Op dit tabblad stel je in welke trainingen specifiek beschikbaar (zichtbaar) zijn in de catalogus voor medewerkers met deze functie. Dit is de spiegeling van de instelling op de training zelf (tab Beschikbaar > Functies).
Hoe het werkt:
- Je ziet een overzicht van trainingen die momenteel gekoppeld zijn aan deze functie
- Via een verplaatslijst kun je trainingen beschikbaar maken of juist verwijderen
- Klik op Opslaan
Functie verwijderen
- Selecteer de functie in het overzicht.
- Klik op Verwijderen.
Let op: Een functie kan alleen verwijderd worden als er geen gebruikers aan gekoppeld zijn. Het aantal gekoppelde gebruikers wordt in het overzicht weergegeven.
Functie exporteren als PDF
Klik op het PDF-icoon naast een functie in het overzicht om een PDF te genereren met de functiegegevens en de bijbehorende benodigde bewijsstukken.
Veelgestelde vragen
Wat is het verschil tussen benodigde en aanbevolen bewijsstukken?
Benodigde bewijsstukken zijn verplicht voor de functie en worden meegenomen in compliance-rapportages. Aanbevolen bewijsstukken zijn optioneel en worden niet als vereist gemarkeerd.
Kan ik een functie aan meerdere functiegroepen koppelen?
Nee, een functie kan aan precies één functiegroep worden gekoppeld. Als je een functie in meerdere groepen wilt tonen, overweeg dan de functiegroepstructuur aan te passen.
Wat gebeurt er als ik een benodigd bewijsstuk verwijder van een functie?
Het bewijsstuk wordt niet meer als vereist getoond voor gebruikers met die functie. Bestaande bewijsstukken die gebruikers al hebben behaald, blijven bewaard.