Wanneer een gebruiker zich inschrijft voor een training, kan de inschrijving eerst ter goedkeuring worden voorgelegd aan de manager en/of HR-medewerker. In dit artikel lees je hoe je de goedkeuringsflow configureert per training, welke goedkeuringsniveaus er zijn en hoe je inschrijvingen goedkeurt of afkeurt.
Voorwaarden
- De goedkeuringsflow moet zijn ingeschakeld voor de training.
- Je hebt de rol van manager of HR-medewerker met de bijbehorende rechten.
- Voor HRM-goedkeuring moet er een HR-medewerker zijn gekoppeld aan de afdeling van de gebruiker.
Goedkeuring instellen per training
Per trainingsdefinitie kun je apart instellen of goedkeuring door de manager en/of HR-medewerker vereist is. Dit doe je via het tabblad Gegevens van de trainingsdefinitie:
- Ga naar de trainingsdefinitie en open het tabblad Gegevens.
- Onder de sectie met inschrijvingsinstellingen vind je twee afzonderlijke opties:
- Goedkeuring manager — schakel in als de manager de inschrijving moet goedkeuren.
- Goedkeuring HRM — schakel in als de HR-medewerker de inschrijving moet goedkeuren.
- Klik op Opslaan.
Je kunt de opties onafhankelijk van elkaar in- of uitschakelen. Dit geeft drie mogelijke configuraties:
| Configuratie | Goedkeuring manager | Goedkeuring HRM | Resultaat |
|---|---|---|---|
| Alleen manager | Aan | Uit | Alleen de manager moet goedkeuren |
| Alleen HRM | Uit | Aan | Alleen de HR-medewerker moet goedkeuren |
| Manager en HRM | Aan | Aan | Zowel de manager als de HR-medewerker moeten goedkeuren |
Let op: Wanneer je de configuratie Alleen HRM gebruikt, moet er een HR-medewerker zijn gekoppeld aan de afdeling van de gebruiker. Is dit niet het geval, dan ontvangt de gebruiker een melding dat de inschrijving niet verwerkt kan worden.
Hoe werkt de goedkeuringsflow?
- Een gebruiker schrijft zich in voor een training via de catalogus.
- De inschrijving krijgt de status Wachtend op goedkeuring.
- De verantwoordelijke(n) ontvangen een notificatie met het verzoek om de inschrijving goed te keuren of af te keuren.
- Na volledige goedkeuring door alle vereiste partijen krijgt de inschrijving de status Ingeschreven.
Statusverloop per configuratie
Het statusverloop verschilt afhankelijk van de ingestelde goedkeuringsniveaus:
Alleen manager-goedkeuring:
- Gebruiker schrijft zich in → status Wachtend op goedkeuring manager.
- Manager keurt goed → status Ingeschreven.
Alleen HRM-goedkeuring:
- Gebruiker schrijft zich in → status Wachtend op goedkeuring HRM.
- HR-medewerker keurt goed → status Ingeschreven.
Manager en HRM-goedkeuring:
- Gebruiker schrijft zich in → status Wachtend op goedkeuring manager en Wachtend op goedkeuring HRM.
- Beide partijen moeten de inschrijving goedkeuren voordat de status wijzigt naar Ingeschreven.
Tip: Via de startpagina-widget Aanvragen ter goedkeuring zie je direct welke inschrijvingen wachten op jouw goedkeuring.
Inschrijvingen goedkeuren of afkeuren
Als manager
- Ga naar Acties > Trainingsaanvragen keuren.
- Op het tabblad Te keuren aanvragen zie je alle openstaande aanvragen.
- Klik op het vergrootglas-icoon om een aanvraag te openen.
- Klik op Goedkeuren of Afkeuren. Bij afkeuring kun je een reden opgeven.
Als HR-medewerker
- Ga naar Acties > HRM > Trainingsaanvragen keuren HRM.
- Op het tabblad Te keuren aanvragen zie je alle openstaande aanvragen.
- Klik op het vergrootglas-icoon om een aanvraag te openen.
- Klik op Goedkeuren of Afkeuren. Bij afkeuring kun je een reden opgeven.
Let op: Bij de configuratie Manager en HRM moet de inschrijving door beide partijen worden goedgekeurd. Als één partij afkeurt, wordt de inschrijving afgekeurd en ontvangt de deelnemer hiervan een notificatie.
Veelgestelde vragen
Kan de goedkeuringsflow worden overgeslagen?
Ja, met het recht Sla goedkeuring manager over kan een beheerder de goedkeuringsstap overslaan voor gebruikers zonder manager.
Ziet de deelnemer of een inschrijving is goedgekeurd of afgekeurd?
Ja, de deelnemer ontvangt een notificatie met het resultaat. Bij afkeuring wordt ook de eventuele opmerking van de manager of HR-medewerker getoond.
Wat gebeurt er als een manager of HR-medewerker niet reageert?
Er worden automatisch herinneringen verstuurd (indien geconfigureerd). Een beheerder kan de inschrijving ook handmatig goedkeuren.
Kan ik de goedkeuringsflow per training instellen?
Ja, in het tabblad Gegevens van de trainingsdefinitie kun je per training apart instellen of goedkeuring door de manager en/of HR-medewerker vereist is.
Wat als een gebruiker geen HR-medewerker heeft?
Wanneer een training HRM-goedkeuring vereist maar er geen HR-medewerker aan de afdeling van de gebruiker is gekoppeld, kan de inschrijving niet worden verwerkt. Zorg ervoor dat elke afdeling een HR-medewerker heeft toegewezen.