Wanneer een uitvoering vol is, kunnen inschrijvingen automatisch op de wachtkamer worden geplaatst. In dit artikel lees je hoe je de wachtkamer beheert en deelnemers doorplaatst naar een uitvoering.
Voorwaarden
- De wachtkamerfunctionaliteit moet zijn ingeschakeld voor de training.
Wachtkamer bekijken
- Ga naar Rapportages > Trainingen > Wachtkamer.
- Filter op training, categorie of periode.
- Je ziet een overzicht van alle inschrijvingen die op de wachtkamer staan.
Deelnemers doorplaatsen
- Selecteer de deelnemer(s) in de wachtkamer.
- Kies Doorplaatsen naar uitvoering.
- Selecteer de gewenste uitvoering.
- Klik op Bevestigen.
De deelnemer ontvangt automatisch een bevestigingsmail (indien notificaties zijn ingeschakeld).
Wachtkamer importeren
Je kunt ook wachtkamerinschrijvingen importeren via de importmodule:
- Ga naar Planning > Planning > Import wachtkamers.
- Download het sjabloon en vul de gegevens in.
- Upload het bestand en klik op Opslaan.
Let op: Voor deze functie heb je het recht Planning_Beheer_Importwachtkamer nodig.
Notificatie bij beschikbare plek
Wanneer er in een uitvoering weer een plek vrijkomt en er staan gebruikers in de wachtkamer voor die training, dan ontvangen deze gebruikers automatisch een notificatie dat er een plek beschikbaar is gekomen. De notificatie bevat een samenvatting met alleen de uitvoeringen waarvoor daadwerkelijk een plek is vrijgekomen.
Een uitvoering komt in deze notificatie terecht in één van de volgende situaties:
- Een uitvoering was volgeboekt en door een afmelding is er weer een plek beschikbaar.
- Een uitvoering was volgeboekt en je hebt als beheerder het maximum aantal deelnemers verhoogd, waardoor er opnieuw plek ontstaat.
Uitvoeringen die nooit vol zijn geweest, worden niet in deze notificatie opgenomen. Zo voorkom je dat deelnemers in de wachtkamer een melding krijgen voor uitvoeringen waar al eerder gewoon plek was.
Let op: Deze notificatie wordt alleen verstuurd als notificaties zijn ingeschakeld voor de training en het notificatietype Wachtkamer plek beschikbaar is geactiveerd in de notificatie-instellingen.
Bezetting van een uitvoering
De bezetting van een uitvoering bepaalt of er nog plek is voor nieuwe inschrijvingen. Deelnemers met de status Aanwezig die de training nog niet hebben afgerond, tellen mee voor de bezetting van de uitvoering. Dit betekent dat de bezettingsteller in de trainingsplanner en op het bewerkscherm van de uitvoering een nauwkeurige weergave geeft van het aantal ingenomen plekken.
Let op: Deze functie is beschikbaar wanneer de instelling voor jouw portaal is geactiveerd. Neem contact op met je portaalbeheerder als je vragen hebt over de berekening van de bezetting.
Veelgestelde vragen
Worden deelnemers op de wachtkamer automatisch doorgeplaatst?
Nee, deelnemers op de wachtkamer moeten handmatig worden doorgeplaatst naar een beschikbare uitvoering. Wel ontvangen ze in de nachtelijke verwerking automatisch een notificatie wanneer er een plek beschikbaar komt.
Kan ik de volgorde op de wachtkamer wijzigen?
De wachtkamer werkt standaard op volgorde van inschrijving (eerst aangemeld, eerst geplaatst).
Ontvangen deelnemers een melding als ze op de wachtkamer staan?
Ja, deelnemers ontvangen een bevestigingsnotificatie dat hun inschrijving op de wachtkamer is geplaatst.
Daarnaast ontvangen ze via de notificatie Wachtkamer plek beschikbaar naar deelnemer automatisch een melding wanneer er in een uitvoering weer een plek vrijkomt — bijvoorbeeld na een afmelding of wanneer het maximum aantal deelnemers wordt verhoogd in een uitvoering die volgeboekt was. In de overzichtsmail staan alleen de uitvoeringen waarvoor ook echt een plek is vrijgekomen.
Deze notificatie wordt in de nacht verstuurd en moet zijn ingeschakeld in de notificatie-instellingen.