Met de ontheffingenrapportage krijg je inzicht in alle actieve en verlopen ontheffingen binnen het portal. Dit helpt bij het monitoren van de compliancestatus en het identificeren van ontheffingen die binnenkort verlopen.
Voorwaarden
- Je hebt rapportagerechten nodig om de ontheffingenrapportage te openen.
Rapportage openen
Ga naar Rapportages > Bewijsstukken > Ontheffingen om de rapportage te openen.
Filters
Je kunt de rapportage filteren op:
| Filter | Omschrijving |
|---|---|
| Afdeling | Filter op een specifieke afdeling. Typ minimaal twee tekens om te zoeken. Sub-afdelingen worden automatisch meegenomen. |
| Categorie | Filter op een bewijsstukcategorie. Let op: bij het selecteren van een categorie wordt het bewijsstukfilter gereset. |
| Bewijsstuk | Filter op een specifiek bewijsstuk. Typ minimaal twee tekens om te zoeken. De lijst wordt beperkt op basis van de geselecteerde categorie. |
| Verloopt na | Toon alleen ontheffingen die verlopen na de opgegeven datum. |
| Verloopt voor | Toon alleen ontheffingen die verlopen voor de opgegeven datum. |
| Behaald na | Toon alleen ontheffingen die zijn behaald na de opgegeven datum. |
| Behaald voor | Toon alleen ontheffingen die zijn behaald voor de opgegeven datum. |
| Inclusief verouderde bewijsstukken | Schakel deze optie in om ook verouderde bewijsstukken in de resultaten op te nemen. Standaard worden verouderde bewijsstukken niet getoond. |
Klik op Toon resultaten om de resultaten te bekijken.
Resultaten
Het rapportageoverzicht toont per ontheffing de volgende kolommen (selecteer welke kolommen je zou willen tonen in het filter bij het resultaat):
| Kolom | Omschrijving |
|---|---|
| Afdeling | De afdeling van de gebruiker. |
| Afdelingscode | De code van de afdeling. Deze kolom is standaard verborgen. |
| Gebruiker | De naam van de gebruiker. |
| Gebruikerscode | De code van de gebruiker. Deze kolom is standaard verborgen. |
| Categorie | De bewijsstukcategorie waartoe het bewijsstuk behoort. |
| Bewijsstuk | Het bewijsstuk waarvoor de ontheffing geldt. |
| Code | De code van het bewijsstuk. Deze kolom is standaard verborgen. |
| Behaald | De datum waarop de ontheffing is toegekend. |
| Geldig tot | De einddatum van de ontheffing. |
| Verouderd | Geeft aan of het bewijsstuk verouderd is. Deze kolom is alleen beschikbaar wanneer het filter Inclusief verouderde bewijsstukken is ingeschakeld. Maak de kolom zichtbaar via de kolominstellingen. |
| Status | De status van de ontheffing. |
| Toelichting | De toelichting die bij de ontheffing is opgegeven, bijvoorbeeld de reden van de ontheffing. |
Rapportage exporteren
Klik op Exporteren om de rapportage te downloaden als Excel- of CSV-bestand.
Let op: Verlopen ontheffingen worden niet automatisch verwijderd. Controleer regelmatig de rapportage om te bepalen of verlopen ontheffingen moeten worden verlengd of dat de gebruiker het bewijsstuk alsnog moet behalen.
Veelgestelde vragen
Hoe identificeer ik ontheffingen die binnenkort verlopen?
Gebruik de filters Verloopt na en Verloopt voor om een datumbereik in te stellen. Vul bijvoorbeeld bij Verloopt na de datum van vandaag in en bij Verloopt voor een datum over 90 dagen om ontheffingen te tonen die binnen de komende 90 dagen verlopen.
Worden verlopen ontheffingen automatisch verwijderd?
Nee, verlopen ontheffingen blijven bewaard in het systeem maar tellen niet meer mee als geldig bewijsstuk. De gebruiker wordt als niet-compliant gemarkeerd voor het betreffende bewijsstuk.
Kan ik de rapportage delen met managers?
Ja, je kunt de rapportage exporteren als bestand en dit delen met de relevante managers. Managers met rapportagerechten kunnen de rapportage ook zelf openen.
Wat zijn verouderde bewijsstukken?
Verouderde bewijsstukken zijn bewijsstukken die niet meer actueel zijn, bijvoorbeeld doordat de bewijsstukdefinitie is gewijzigd. Standaard worden deze niet getoond in de rapportage. Schakel het filter Inclusief verouderde bewijsstukken in om deze alsnog te bekijken.
Waarom zie ik bepaalde kolommen niet?
Sommige kolommen zoals Afdelingscode, Gebruikerscode en Code zijn standaard verborgen. Je kunt deze zichtbaar maken via de kolominstellingen van het overzicht.