Nadat je een publiek formulier hebt aangemaakt en gepubliceerd, kun je het delen met de beoogde doelgroep en de ingevulde resultaten bekijken. In dit artikel lees je hoe je een formulier deelt en hoe je de resultaten kunt inzien.
Voorwaarden
- Het formulier moet gepubliceerd zijn voordat het gedeeld kan worden.
- Je hebt beheerrechten nodig om formulierresultaten te bekijken.
Formulier delen
Publieke link opvragen
Elk gepubliceerd formulier is bereikbaar via een unieke URL.
Hierbij is {code} de unieke code die je hebt ingesteld bij de formulierinstellingen.
Link delen
Je kunt de publieke link op verschillende manieren delen:
- Via e-mail — Kopieer de link en verstuur deze via e-mail naar de gewenste ontvangers.
- Op een website — Plaats de link op een interne of externe website.
- Via een QR-code — Genereer een QR-code op basis van de publieke link voor gebruik op fysieke locaties of in documenten.
Formulier bekijken
- Selecteer het formulier in het formulierenoverzicht.
- Klik op Bekijken om het gepubliceerde formulier te openen in een nieuw tabblad.
- Je ziet het formulier zoals een invuller het te zien krijgt.
Resultaten bekijken
Wanneer gebruikers het formulier invullen, worden de resultaten opgeslagen in het systeem. De verwerking van de resultaten is afhankelijk van de configuratie van het formulier:
- Gebruikersgegevens — Wanneer het formulier velden bevat zoals naam, e-mailadres en afdeling, worden deze gegevens verwerkt in het gebruikersprofiel. Nieuwe gebruikers worden automatisch aangemaakt als het formulier daarvoor is geconfigureerd.
- Formulierresultaten — De ingevulde gegevens worden opgeslagen en zijn terug te vinden via Rapportage > Formulierresultaten.
Bestaande gebruiker herkend
Wanneer een gebruiker het formulier invult en het systeem herkent het e-mailadres als een bestaande gebruiker, worden de volgende opties aangeboden:
- Gegevens bijwerken — De bestaande gebruikersgegevens worden bijgewerkt met de nieuwe invoer (als Overschrijven toestaan is ingeschakeld).
- Nieuw account aanmaken — Er wordt een apart account aangemaakt.
Formulier depubliceren
Wil je een formulier tijdelijk of permanent offline halen:
- Selecteer het formulier in het overzicht.
- Klik op Depubliceren.
- Het formulier is niet meer bereikbaar via de publieke link. Gebruikers die de link openen, krijgen een foutmelding te zien.
Let op: Het depubliceren van een formulier verwijdert geen eerder ingevulde resultaten. Deze blijven bewaard in het systeem.
Veelgestelde vragen
Kan ik zien wie het formulier heeft ingevuld?
Ja, de ingevulde gegevens worden gekoppeld aan het gebruikersprofiel. Via de rapportagemodule kun je terugvinden welke gebruikers het formulier hebben ingevuld.
Wat gebeurt er als een gebruiker het formulier meerdere keren invult?
Dit is afhankelijk van de instelling Overschrijven toestaan. Als deze optie is ingeschakeld, worden de bestaande gegevens overschreven. Als deze optie is uitgeschakeld, worden de nieuwe gegevens niet verwerkt.
Blijven resultaten bewaard als ik het formulier verwijder?
Wanneer je een formulier verwijdert, worden de eerder verwerkte gebruikersgegevens niet verwijderd. De gebruikersprofielen die zijn aangemaakt of bijgewerkt via het formulier blijven bestaan. Ook de ingevulde formulierresultaten blijven bewaard in de rapportagemodule.
Kan ik het formulier delen met externe gebruikers?
Ja, publieke formulieren zijn toegankelijk voor iedereen met de link. Er is geen inlog vereist om het formulier in te vullen, tenzij je een IP-allowlist hebt ingesteld via Instellingen > Allowlist in de formulierenmodule.