Met publieke formulieren kun je gegevens verzamelen van externe of interne gebruikers via een openbaar toegankelijke link. Denk bijvoorbeeld aan aanmeldformulieren, inschrijfformulieren of intakeformulieren. In dit artikel lees je hoe je een publiek formulier aanmaakt en configureert.
Voorwaarden
- Je hebt beheerrechten nodig om formulieren aan te maken en te beheren.
Formulierenoverzicht openen
Ga naar Beheer > Formulieren om het formulierenoverzicht te openen. Hier zie je een lijst van alle beschikbare formulieren. Een groen icoon naast de naam geeft aan dat het formulier gepubliceerd is.
Nieuw formulier aanmaken
- Klik op de knop Nieuw rechtsonder in het overzicht.
- Vul de naam van het formulier in.
- Het formulier wordt toegevoegd aan de lijst.
Formulierinstellingen configureren
Selecteer een formulier in het overzicht en open de instellingen om de volgende opties te configureren:
| Veld | Omschrijving |
|---|---|
| Naam | De naam van het formulier (verplicht). |
| Code | Een unieke code waarmee het formulier via de publieke link bereikbaar is (verplicht). |
| Favicon | Een optioneel favicon dat wordt weergegeven in de browsertab van het publieke formulier. |
| Taal | De standaardtaal van het formulier. |
| Overschrijven toestaan | Overschrijven toestaan betekent dat een bestaande gebruiker het formulier opnieuw mag invullen met dezelfde gegevens (bijv. hetzelfde e-mailadres) om zo het eigen account bij te werken. Als deze optie uitstaat, krijgt de gebruiker de melding "Gebruiker bestaat al" en kan het formulier niet opnieuw worden ingediend. Let op: accounts met beheerdersrechten kunnen nooit worden overschreven. |
| Automatisch inloggen | Wanneer ingeschakeld, worden gebruikers automatisch ingelogd op basis van een loginmacro. |
| Loginmacro | De macro die wordt gebruikt voor automatisch inloggen, bijvoorbeeld {email} of {firstName}{lastName}{birthDate}. |
| Login in kleine letters | Wanneer ingeschakeld, wordt de loginnaam altijd omgezet naar kleine letters. |
IP-allowlist beheren
De IP-allowlist wordt per formulier ingesteld via de instellingen van het betreffende formulier.
- Open het formulierenoverzicht via Beheer > Formulieren.
- Selecteer het formulier waarvoor je de IP-allowlist wilt instellen.
- Klik op Instellingen om de formulierinstellingen te openen.
- Vul bij "Toegestane ip adressen" de IP-adressen in die toegang mogen hebben tot het gepubliceerde formulier.
- Sla de instellingen op.
Let op: De IP-allowlist geldt alleen voor het betreffende formulier. Elk publiek formulier heeft zijn eigen IP-allowlist.
Formulier bewerken in de editor
- Selecteer het formulier in het overzicht.
- Klik op Bewerken om de formuliereneditor te openen.
- In de editor kun je:
- Velden toevoegen door widgets vanuit de werkbalk naar het canvas te slepen.
- Stappen configureren om het formulier op te delen in meerdere pagina's.
- Veldinstellingen aanpassen, zoals labels, verplicht-status en zichtbaarheidsvoorwaarden.
- Een voorbeeld bekijken van het formulier via de voorbeeldweergave.
Wanneer je de editor verlaat met niet-opgeslagen wijzigingen, verschijnt er een bevestigingsvenster. Kies Opslaan om je wijzigingen te bewaren of Niet opslaan om ze te verwerpen.
Validatie en automatisch herstellen
De editor valideert het formulier automatisch op veelvoorkomende configuratiefouten. Wanneer er validatiefouten worden gedetecteerd, verschijnt de knop Repareren in de validatiebalk. Klik op deze knop om alle herstelbare fouten in één keer op te lossen.
Na het toepassen verschijnt een overzicht van alle uitgevoerde herstelacties. Per actie kun je het herstel individueel ongedaan maken of opnieuw toepassen. Via Alles ongedaan maken worden alle wijzigingen teruggedraaid naar de oorspronkelijke staat.
De volgende fouten worden automatisch hersteld:
| Fout | Herstelactie |
|---|---|
| Ontbrekende bedieningswidget (verzendknop) | Voegt een bedieningswidget toe aan het formulier. |
| Ontbrekend verplicht veld (bijvoorbeeld naam of e-mail) | Voegt de bijbehorende widget toe aan de eerste stap. |
| Verplicht veld niet als verplicht gemarkeerd | Stelt het veld in als verplicht. |
| Veld is verborgen in alle talen | Maakt het veld zichtbaar. |
| Veld is inactief in alle talen | Activeert het veld. |
Beschikbare veldtypes
| Veldtype | Omschrijving |
|---|---|
| Tekstveld | Een enkelvoudig of meervoudig tekstveld. |
| Een veld voor het invoeren van een e-mailadres. | |
| Volledige naam | Velden voor voornaam, tussenvoegsel en achternaam. |
| Afdeling | Een keuzelijst met afdelingen uit het portal. |
| Functie | Een keuzelijst met functies uit het portal. |
| Geboortedatum | Een datumveld voor de geboortedatum. |
| Geslacht | Een keuzelijst voor het selecteren van geslacht. |
| Taal | Een keuzelijst met beschikbare talen. |
| Adres | Velden voor het invoeren van adresgegevens. |
| Keuzelijst | Een aanpasbare keuzelijst met eigen opties. |
| Selectievakje | Een veld met een of meerdere selectievakjes. |
| Koptekst | Een koptekst om secties te scheiden. |
| Tekst | Een tekstblok voor instructies of toelichting. |
| Video | Een ingesloten video. |
| E-learning | Een koppeling naar een e-learningmodule. |
Formulier publiceren
- Selecteer het formulier in het overzicht.
- Klik op Publiceren om het formulier beschikbaar te maken via de publieke link.
- Na publicatie is het formulier bereikbaar via de URL:
https://{portal-url}/scripts/external/public.aspx#/public/{code}
Let op: Een gepubliceerd formulier is direct toegankelijk voor iedereen met de link. Controleer de inhoud en instellingen voordat je het formulier publiceert.
Overige acties
| Actie | Omschrijving |
|---|---|
| Bekijken | Open het gepubliceerde formulier in een nieuw tabblad. |
| Dupliceren | Maak een kopie van het formulier inclusief alle velden en instellingen. |
| Depubliceren | Maak het formulier ontoegankelijk via de publieke link. |
| Verwijderen | Verwijder het formulier permanent. |
Veelgestelde vragen
Kan ik een formulier bewerken nadat het is gepubliceerd?
Ja, je kunt een gepubliceerd formulier op elk moment bewerken. Wijzigingen worden direct doorgevoerd. Houd er rekening mee dat gebruikers die het formulier op dat moment invullen de bijgewerkte versie zien.
Hoe beperk ik de toegang tot een publiek formulier?
Je kunt een IP-allowlist instellen via Instellingen > Allowlist in de formulierenmodule. Hiermee worden publieke formulieren alleen toegankelijk vanaf de opgegeven IP-adressen.
Kan ik een formulier in meerdere talen aanbieden?
Ja, je kunt de taalinstellingen van het formulier configureren. De beschikbare talen zijn afhankelijk van de talen die in het portal zijn ingesteld.