Met publieke formulieren kun je gegevens verzamelen van externe of interne gebruikers via een openbaar toegankelijke link. Denk bijvoorbeeld aan aanmeldformulieren, inschrijfformulieren of intakeformulieren. In dit artikel lees je hoe je een publiek formulier aanmaakt en configureert.
Voorwaarden
- Je hebt beheerrechten nodig om formulieren aan te maken en te beheren.
Formulierenoverzicht openen
Ga naar Beheer > Formulieren om het formulierenoverzicht te openen. Hier zie je een lijst van alle beschikbare formulieren. Een groen icoon naast de naam geeft aan dat het formulier gepubliceerd is.
Nieuw formulier aanmaken
- Klik op de knop Nieuw rechtsonder in het overzicht.
- Vul de naam van het formulier in.
- Het formulier wordt toegevoegd aan de lijst.
Formulierinstellingen configureren
Selecteer een formulier in het overzicht en open de instellingen om de volgende opties te configureren:
| Veld | Omschrijving |
|---|---|
| Naam | De naam van het formulier (verplicht). |
| Code | Een unieke code waarmee het formulier via de publieke link bereikbaar is (verplicht). |
| Favicon | Een optioneel favicon dat wordt weergegeven in de browsertab van het publieke formulier. |
| Taal | De standaardtaal van het formulier. |
| Overschrijven toestaan | Bepaalt of bestaande gegevens overschreven mogen worden wanneer een gebruiker het formulier opnieuw invult. |
| Automatisch inloggen | Wanneer ingeschakeld, worden gebruikers automatisch ingelogd op basis van een loginmacro. |
| Loginmacro | De macro die wordt gebruikt voor automatisch inloggen, bijvoorbeeld {email} of {firstName}{lastName}{birthDate}. |
| Login in kleine letters | Wanneer ingeschakeld, wordt de loginnaam altijd omgezet naar kleine letters. |
Bedankscherm na verzenden
Na een succesvolle verzending kun je een bedankpop-up tonen. De standaardtitel is Bedankt! en de standaardtekst is Succesvol ingediend. Je kunt de titel en tekst per formulier instellen. Als je de bedankpop-up uitschakelt, verschijnt een bevestigingsmelding in plaats daarvan.
Zelf-inschrijven voor een training
Je kunt een publiek formulier zo instellen dat een gebruiker zich rechtstreeks inschrijft voor een training. Bij het openen van het formulier controleert het systeem of de gebruiker gerechtigd is om zich in te schrijven. Is dat niet zo, dan toont het systeem in plaats van het formulier een melding dat je niet gerechtigd bent om je in te schrijven voor deze training.
Na een succesvolle inschrijving word je, tenzij Automatisch inloggen actief is, na enkele seconden doorgestuurd naar je trainingsoverzicht.
Toegangsbeperkingen beheren
Via de Instellingen van de formulierenmodule bepaal je welke trainingen, afdelingen en functies zichtbaar zijn in publieke formulieren. Deze beperkingen gelden op applicatieniveau voor alle publieke formulieren binnen het portal.
Instellingen openen
- Open het formulierenoverzicht via Beheer > Formulieren.
- Klik op Instellingen in het bovenste menu.
Het instellingenscherm bevat drie tabbladen: Trainingen, Afdelingen en Functies. Elk tabblad toont een badge met het aantal geselecteerde items. Wanneer er voor een categorie nog geen beperkingen zijn ingesteld, toont het tabblad een waarschuwingsicoon in plaats van een aantal.
Beperkingen per categorie instellen
Op elk tabblad selecteer je welke items openbaar beschikbaar zijn via een gesplitste keuzelijst:
- Aan de linkerkant staan alle beschikbare items.
- Aan de rechterkant staan de items die openbaar beschikbaar zijn in publieke formulieren.
- Verplaats items naar rechts om ze beschikbaar te maken, of naar links om ze te verbergen.
Wanneer er voor een categorie nog geen beperkingen zijn ingesteld, verschijnt er een waarschuwing dat alle items openbaar toegankelijk zijn. Klik op Beperk de toegang nu om beperkingen in te stellen.
Let op: Zolang er geen beperkingen zijn geconfigureerd voor een categorie, zijn alle items van dat type zichtbaar in publieke formulieren.
IP-allowlist
Naast de beperkingen per categorie kun je ook een IP-allowlist instellen om de toegang tot publieke formulieren te beperken tot specifieke IP-adressen.
Let op: De IP-allowlist geldt voor alle publieke formulieren binnen het portal.
Formulier bewerken in de editor
- Selecteer het formulier in het overzicht.
- Klik op Bewerken om de formuliereneditor te openen.
- In de editor kun je:
- Velden toevoegen door widgets vanuit de werkbalk naar het canvas te slepen.
- Stappen configureren om het formulier op te delen in meerdere pagina's.
- Veldinstellingen aanpassen, zoals labels, verplicht-status, zichtbaarheidsvoorwaarden en of een veld uitgeschakeld is.
- Een voorbeeld bekijken van het formulier via de voorbeeldweergave.
Wanneer je de editor verlaat met niet-opgeslagen wijzigingen, verschijnt er een bevestigingsvenster. Kies Opslaan om je wijzigingen te bewaren of Niet opslaan om ze te verwerpen.
Validatie en automatisch herstellen
De editor valideert het formulier automatisch op veelvoorkomende configuratiefouten. Wanneer er validatiefouten worden gedetecteerd, verschijnt de knop Repareren in de validatiebalk. Klik op deze knop om alle herstelbare fouten in één keer op te lossen.
Na het toepassen verschijnt een overzicht van alle uitgevoerde herstelacties. Per actie kun je het herstel individueel ongedaan maken of opnieuw toepassen. Via Alles ongedaan maken worden alle wijzigingen teruggedraaid naar de oorspronkelijke staat.
De volgende fouten worden automatisch hersteld:
| Fout | Herstelactie |
|---|---|
| Ontbrekende bedieningswidget (verzendknop) | Voegt een bedieningswidget toe aan het formulier. |
| Ontbrekend verplicht veld (bijvoorbeeld naam of e-mail) | Voegt de bijbehorende widget toe aan de eerste stap. |
| Verplicht veld niet als verplicht gemarkeerd | Stelt het veld in als verplicht. |
| Veld is verborgen in alle talen | Maakt het veld zichtbaar. |
| Veld is inactief in alle talen | Activeert het veld. |
Beschikbare veldtypes
| Veldtype | Omschrijving |
|---|---|
| Tekstveld | Een enkelvoudig of meervoudig tekstveld. |
| Een veld voor het invoeren van een e-mailadres. | |
| Volledige naam | Velden voor voornaam, tussenvoegsel en achternaam. |
| Afdeling | Een keuzelijst met afdelingen uit het portal. |
| Functie | Een keuzelijst met functies uit het portal. |
| Geboortedatum | Een datumveld voor de geboortedatum. |
| Geslacht | Een keuzelijst voor het selecteren van geslacht. |
| Taal | Een keuzelijst met beschikbare talen. |
| Adres | Velden voor het invoeren van adresgegevens. |
| Keuzelijst | Een aanpasbare keuzelijst met eigen opties. |
| Selectievakje | Een veld met een of meerdere selectievakjes. |
| Schakelaar | Een aan/uit-schakelaar waarmee een gebruiker een optie kan in- of uitschakelen. |
| Training | Een gecombineerd veld waarmee een training en bijbehorende uitvoering geselecteerd kunnen worden. Bij digitale trainingen wordt het uitvoeringsveld automatisch verborgen. Wanneer er geen uitvoeringen beschikbaar zijn, wordt een melding getoond. Je kunt optioneel de Locatiefilter en Maandfilter gebruiken om de beschikbare uitvoeringen te beperken; bij het wisselen van training worden de filters en de gekozen uitvoering opnieuw ingesteld. |
| Koptekst | Een koptekst om secties te scheiden. |
| Tekst | Een tekstblok voor instructies of toelichting. |
| Video | Een ingesloten video. |
| E-learning | Een koppeling naar een e-learningmodule. |
Formulier publiceren
- Selecteer het formulier in het overzicht.
- Klik op Publiceren om het formulier beschikbaar te maken via de publieke link.
- Na publicatie is het formulier bereikbaar via de URL:
https://{portal-url}/scripts/external/public.aspx#/public/{code}
Let op: Een gepubliceerd formulier is toegankelijk via de publieke link, tenzij er een IP-allowlist is ingesteld. Controleer de inhoud en instellingen voordat je het formulier publiceert.
Overige acties
| Actie | Omschrijving |
|---|---|
| Bekijken | Open het gepubliceerde formulier in een nieuw tabblad. |
| Dupliceren | Maak een kopie van het formulier inclusief alle velden en instellingen. |
| Depubliceren | Maak het formulier ontoegankelijk via de publieke link. |
| Verwijderen | Verwijder het formulier permanent. |
Veelgestelde vragen
Kan ik een formulier bewerken nadat het is gepubliceerd?
Ja, je kunt een gepubliceerd formulier op elk moment bewerken. Wijzigingen worden direct doorgevoerd. Houd er rekening mee dat gebruikers die het formulier op dat moment invullen de bijgewerkte versie zien.
Hoe beperk ik de toegang tot een publiek formulier?
Via Instellingen in de formulierenmodule kun je per categorie (trainingen, afdelingen, functies) bepalen welke items zichtbaar zijn in publieke formulieren. Daarnaast kun je een IP-allowlist instellen om de toegang te beperken tot specifieke IP-adressen.
Kan ik een formulier in meerdere talen aanbieden?
Ja, je kunt de taalinstellingen van het formulier configureren. De beschikbare talen zijn afhankelijk van de talen die in het portal zijn ingesteld.