Het probleem
Bij het verwerken van gebruikersgegevens via een koppeling (bijvoorbeeld een HR-systeem) kan de volgende foutmelding verschijnen in het dagelijkse foutenrapport:
There's another user in this portal with a different code but the same login
Dit betekent dat een gebruiker via de koppeling wordt aangeleverd met een inlognaam (e-mailadres) die al bestaat in PlusPort Academy, maar waarbij de koppelingscode niet overeenkomt met de koppelingscode op het bestaande gebruikersprofiel.
Veelvoorkomende oorzaken
Deze foutmelding komt vaak voor in de volgende situaties:
- Opnieuw in dienst treden — Een medewerker die eerder uit dienst is gegaan, treedt opnieuw in dienst met een nieuw personeelsnummer. Het oude account (met de oorspronkelijke koppelingscode) staat nog in PlusPort Academy.
- Wijziging van dienstverband — Een gebruiker gaat van een tijdelijk contract (bijvoorbeeld stagiair of extern) over naar een vast dienstverband en krijgt een nieuw personeelsnummer in het HR-systeem.
- Organisatiewijziging — Na een fusie of reorganisatie kunnen personeelsnummers wijzigen terwijl de inlognaam (het e-mailadres) hetzelfde blijft.
In alle gevallen stuurt het HR-systeem een nieuwe koppelingscode voor een inlognaam die al gekoppeld is aan een andere koppelingscode in PlusPort Academy.
Oplossing
Stap 1: Zoek de gebruiker op in PlusPort Academy
- Ga naar Acties > Gebruiker zoeken.
- Zoek de gebruiker op naam of e-mailadres.
- Pas de statusfilter aan naar Alle gebruikers, zodat ook inactieve gebruikers worden getoond.
Let op: De gebruiker kan gedeactiveerd zijn bij uitdiensttreding. Zorg ervoor dat je inactieve gebruikers meeneemt in je zoekopdracht door de filteropties aan te passen.
Stap 2: Bepaal de situatie
Na het zoeken kom je één van de volgende twee scenario's tegen:
Scenario A: Er is één account aanwezig
Er staat één gebruikersaccount in PlusPort Academy waarvan de inlognaam overeenkomt, maar de koppelingscode niet overeenkomt met de code die via de koppeling doorkomt.
Oplossing:
- Open het gebruikersprofiel.
- Ga naar het veld Koppelingscode (te vinden onder overige gegevens).
- Pas de koppelingscode aan naar de nieuwe code die via de koppeling doorkomt.
- Klik op Opslaan.
Op het moment dat de koppelingscode is aangepast, wordt de foutmelding automatisch opgelost bij de volgende nachtverwerking van de koppeling en verdwijnt deze uit het rapport.
Scenario B: Er zijn twee accounts aanwezig
Er staan twee gebruikersaccounts in PlusPort Academy:
- Eén account met de bestaande inlognaam maar een andere (oude) koppelingscode
- Eén account dat al is aangemaakt voor de nieuwe koppelingscode
In dit geval moeten de twee accounts worden samengevoegd.
Oplossing: Gebruik de functie Gebruikers samenvoegen in PlusPort Academy om beide accounts samen te voegen tot één profiel. Zie het artikel Gebruikers samenvoegen voor een stapsgewijze uitleg.
Let op: Het samenvoegen van gebruikers kan niet ongedaan gemaakt worden. Controleer zorgvuldig welk profiel als hoofdprofiel wordt gebruikt voordat je de samenvoeging bevestigt.
Voorkomen van deze foutmelding
Om deze foutmelding in de toekomst te beperken:
- Controleer bij herindiensttreding of er al een bestaand (inactief) account in PlusPort Academy aanwezig is, voordat het HR-systeem een nieuw record aanmaakt.
- Hergebruik waar mogelijk de oorspronkelijke koppelingscode in het HR-systeem wanneer een voormalig medewerker opnieuw in dienst treedt.
- Zorg ervoor dat de HR-afdeling weet dat het wijzigen van een personeelsnummer bij een bestaand e-mailadres deze foutmelding kan veroorzaken.
Veelgestelde vragen
Wat is een koppelingscode?
De koppelingscode is een unieke identificatiecode die een gebruiker in PlusPort Academy koppelt aan het record in het externe systeem (bijvoorbeeld een HR-systeem). Deze code staat in het gebruikersprofiel onder overige gegevens. Elke gebruiker heeft een unieke koppelingscode die overeenkomt met de code in het bronsysteem.
Wordt de foutmelding automatisch opgelost na het aanpassen van de koppelingscode?
Ja. Zodra de koppelingscode in PlusPort Academy overeenkomt met de code in de koppeling, wordt de foutmelding automatisch opgelost bij de volgende nachtverwerking en verdwijnt deze uit het foutenrapport.
Wat als ik niet weet welke koppelingscode juist is?
Neem contact op met de HR-afdeling of de systeembeheerder die verantwoordelijk is voor de koppeling. De juiste koppelingscode is de code die momenteel actief is in het bronsysteem (bijvoorbeeld het HR-systeem).
Waar vind ik het foutenrapport?
Het foutenrapport wordt dagelijks per e-mail verstuurd naar het adres dat is geconfigureerd tijdens de implementatie van de koppeling. Als dit e-mailadres moet worden bijgewerkt, neem dan contact op met het Customer Success team via customersuccess@plusport.com.
Kan ik voorkomen dat inactieve gebruikers deze foutmelding veroorzaken?
Wanneer een medewerker uit dienst gaat, wordt het account in PlusPort Academy doorgaans gedeactiveerd maar niet verwijderd. Als dezelfde persoon terugkeert met een nieuw personeelsnummer, kan het oude inactieve account dit conflict veroorzaken. Door het oude account proactief bij te werken of samen te voegen wanneer een herindiensttreding bekend is, kan de foutmelding worden voorkomen.