Evaluatieformulieren worden gebruikt om feedback te verzamelen van deelnemers na afloop van een training. In dit artikel lees je hoe je evaluatieformulieren aanmaakt en configureert.
Vereisten
- Je hebt het optiepakket Evaluatiemodule nodig.
- Je hebt beheerrechten nodig om (evaluatie)formulieren te beheren. In dit geval Formulier_beheer_evaluatieformulier.
Evaluatieformulier aanmaken
- Ga naar Beheer > Formulieren > Definities.
- Klik op Formulierdefinitie Toevoegen.
- Selecteer het type Evaluatieformulier.
-
Vul de volgende gegevens in:
Veldnaam Omschrijving Verplicht Naam De naam van het formulier. Ja Code Code van het formulier. Deze kan je later in een import gebruiken. Nee - Klik op Toevoegen.
Instellingen evaluatieformulier
Herinnering na # dagen
Het aantal dagen na het aanmaken van het evaluatieformulier waarna een herinneringsnotificatie wordt verstuurd naar de deelnemer. De herinnering wordt alleen verstuurd als het formulier nog niet is ingevuld (status "Aangemaakt" of "Gestart"). Bij 0 wordt er geen herinnering verstuurd.
Verloopt na # dagen
Het aantal dagen na het aanmaken waarna het evaluatieformulier automatisch op "Verlopen" wordt gezet als het nog niet is ingevuld. Een nachtelijk achtergrondproces controleert dit dagelijks. Bij 0 verloopt het formulier niet automatisch.
Toon anoniem
Wanneer ingeschakeld, worden de ingevulde evaluatieformulieren anoniem getoond. De resultaten zijn dan niet herleidbaar naar individuele deelnemers.
Inclusief sterrenbeoordeling
Wanneer ingeschakeld, verschijnt er bovenaan het evaluatieformulier een sterrenbeoordeling (1-5 sterren) waarmee de deelnemer de training beoordeelt. De gemiddelde beoordeling kan vervolgens getoond worden in de catalogus.
Verwijder voltooide formulieren automatisch
Wanneer ingeschakeld, worden voltooide (definitieve), afgebroken en verlopen evaluatieformulieren automatisch verwijderd na het opgegeven aantal maanden. Dit wordt eenmaal per dag uitgevoerd door een achtergrondproces. Bij een nieuw formulier staat deze optie standaard aan.
Verwijder na (maanden)
Het aantal maanden na de laatste wijzigingsdatum waarna het voltooide formulier automatisch wordt verwijderd. Dit veld is alleen zichtbaar als "Verwijder voltooide formulieren automatisch" is ingeschakeld. De waarde moet groter zijn dan 0.
Uitrollen bij (verplicht)
Bepaalt op welk moment het evaluatieformulier automatisch wordt aangemaakt en verstuurd naar de deelnemer. Er zijn drie opties:
Bij afronding: Het formulier wordt direct uitgerold zodra de training een eindstatus krijgt (geslaagd/gezakt).
Aanvang laatste dagdeel: Het formulier wordt uitgerold op de startdatum van de laatste sessie (dagdeel) van de uitvoering.
Aantal dagen na laatste dagdeel: Het formulier wordt uitgerold een ingesteld aantal dagen na het einde van de laatste sessie. Bij deze optie verschijnt een extra veld om het aantal dagen in te vullen.
Afbreken bij inactieve medewerkers
Wanneer ingeschakeld, worden openstaande evaluatieformulieren automatisch op "Afgebroken" gezet voor medewerkers die inactief zijn geworden. Een nachtelijk proces controleert of de medewerker langer dan het ingestelde aantal dagen inactief is, en breekt het formulier dan af met een optionele opmerking/reden.
Notificatietekst
Formulier aangemaakt instructie
Hier kun je een tekst plaatsen die wordt meegestuurd in de notificatie die de deelnemer ontvangt wanneer het evaluatieformulier is aangemaakt/uitgerold. Deze tekst is te bewerken via de rich-text-editor.
Tabbladen evaluatieformulier
Gegevens
Hier stel je de basisgegevens van het formulier in: naam, omschrijving, code en of het formulier actief is. Daarnaast vind je hier de evaluatie-specifieke instellingen zoals herinnering na # dagen, verloopt na # dagen, toon anoniem, inclusief sterrenbeoordeling, uitrollen bij, en automatisch opschonen (deze zijn eerder al uitgelegd).
Fasen en autorisaties
Een evaluatieformulier heeft standaard twee fasen: Fase 1 (Start) en Definitief (Eind). Bij een evaluatieformulier kun je geen extra fasen toevoegen. Per fase stel je in welke rollen (medewerker, docent) het formulier mogen lezen, bekijken of bewerken. Bij evaluatieformulieren staat "bewerken" voor de medewerker altijd aan en zijn de rollen manager, HRM en praktijkbegeleider niet beschikbaar (omdat het formulier bij een training hoort en de gebruiker niet per se bij dezelfde organisatie hoeft te zitten).
Categorieën
Hier maak je de inhoudelijke structuur van het formulier. Een categorie is een groep vragen/velden. Per categorie voeg je vrije velden toe (open vragen, meerkeuzevragen, schaalvragen, sterrenbeoordelingen, etc.). Bij evaluatieformulieren kun je alleen vrije velden gebruiken — functiebeoordeling en kennis & vaardigheden zijn niet beschikbaar. Per veld stel je de fase, breedte en volgorde in.
Beschikbaar
Hier stel je in welke afdelingen toegang hebben tot het formulier. Als er niets is aangevinkt, is het formulier voor alle afdelingen beschikbaar. De structuur is hiërarchisch: een vinkje op een hoofdafdeling geldt ook voor alle onderliggende afdelingen.
Trainingen
Hier koppel je het evaluatieformulier aan één of meerdere trainingsdefinities. Het formulier wordt dan automatisch uitgerold naar deelnemers van die trainingen, op basis van de instelling "Uitrollen bij" op het tabblad Gegevens. Je kunt hetzelfde evaluatieformulier aan meerdere trainingen koppelen.
Analyse
Dit tabblad is exclusief voor evaluatieformulieren. Hier zie je een analyse van de ingevulde evaluaties, inclusief de gemiddelde sterrenbeoordeling (indien ingeschakeld) en het aantal beoordelingen per gekoppelde training.
Uitrol en status
Hier vind je een overzicht van alle uitgerolde evaluatieformulieren met hun status (aangemaakt, gestart, gereed, verlopen, afgebroken). Je kunt filteren op naam of status. Vanuit dit scherm kun je het formulier ook handmatig uitrollen naar specifieke gebruikers — let op: bij handmatige uitrol worden geen notificaties verstuurd.
Formulier koppelen aan een training
- Open de trainingsdefinitie.
- Ga naar het tabblad Formulieren.
- Selecteer het gewenste evaluatieformulier.
- Klik op Opslaan.
Tip: Je kunt meerdere formulieren koppelen aan één training, bijvoorbeeld een evaluatieformulier voor de deelnemer en een apart formulier voor de docent.
Veelgestelde vragen
Kan ik een evaluatieformulier hergebruiken voor meerdere trainingen?
Ja, je kunt hetzelfde formulier koppelen aan meerdere trainingen.
Worden resultaten automatisch verzameld?
Ja, ingevulde evaluatieformulieren worden automatisch opgeslagen en zijn beschikbaar via de rapportage Formulieren resultaat.
Kan ik het formulier anoniem maken?
Ja, bij het instellen van het formulier kun je aangeven of het anoniem ingevuld mag worden.