Elke notificatie in PlusPort Academy is gekoppeld aan een vaste trigger: een gebeurtenis die bepaalt wanneer de notificatie wordt verstuurd. In dit artikel vind je een overzicht van alle beschikbare notificatiecategorieën, de bijbehorende verzendmomenten en de extra instellingen die je per notificatie kunt configureren.
Vereisten
- Je hebt beheerrechten nodig om notificatie-instellingen te wijzigen.
Notificatiecategorieën en triggers
Notificaties zijn gegroepeerd in categorieën. Elke notificatie heeft een vaste trigger die je niet kunt wijzigen — je kunt de notificatie alleen activeren of deactiveren.
| Categorie | Trigger | Verzendmoment |
|---|---|---|
| Uitnodigingsmail | Account wordt aangemaakt, wachtwoord wordt gereset of e-mailadres/wachtwoord wordt gewijzigd. | Direct |
| Inschrijving goedkeuring | Een inschrijving wacht op goedkeuring door manager of HRM-er. | Direct of periodiek (elke 5 dagen als herinnering) |
| Inschrijving goedgekeurd | Een inschrijving wordt goedgekeurd (ook voor digitale trainingen). | Direct |
| Inschrijving afgekeurd | Een inschrijving wordt afgekeurd door manager of HRM-er. | Direct |
| Inschrijving verwijderd/ingetrokken | Een inschrijving wordt verwijderd door een beheerder of ingetrokken door de deelnemer. | Direct |
| Inschrijving verplaatst | Een inschrijving wordt verplaatst naar een andere uitvoering. | Direct |
| Resultaat | Een trainingsresultaat (geslaagd, gezakt, niet afgerond) wordt vastgelegd. | Direct |
| Dagdeel | Een dagdeel wordt geannuleerd, bevestigd of gewijzigd. | Direct |
| Wachtkamer | Een deelnemer wordt in de wachtkamer geplaatst, een nieuwe uitvoering wordt gepland, of er komt een plek beschikbaar. | Direct of dagelijks |
| Sessie-informatie | Herinneringen aan start van training, docent toegevoegd/verwijderd, materiaal toegevoegd, deelnemersaantallen. | Direct of instelbaar aantal dagen voor de start |
| Bewijsstukken | Een bewijsstuk verloopt, is verlopen, ontbreekt, of moet worden goedgekeurd. | Dagelijks, wekelijks of maandelijks |
| Deadline | De deadline van een digitale training nadert of is verstreken. | Instelbaar of direct na verlopen |
| Formulieren | Een formulier wordt uitgerold, moet worden goedgekeurd, is afgekeurd, verandert van fase, of wordt gedelegeerd. | Direct of wekelijks (herinneringen) |
| Evaluatieformulieren | Een evaluatieformulier wordt uitgerold of de deelnemer wordt herinnerd. | Op basis van formulierdefinitie |
| Nieuwe gebruikers | Een nieuw account wordt aangemaakt. | Direct of dagelijks (overzicht) |
| Deelnemer niet aanwezig | Aanwezigheid wordt geregistreerd als afwezig. | Direct of dagelijks (overzicht) |
| Portal | Een trainingsdefinitie of bewijsstukdefinitie wordt aangemaakt. | Direct |
| Rapportage | Een rapportdownload is beschikbaar of er treedt een fout op. | Direct |
| Debiteur | Een prijsafspraak met een debiteur verloopt binnenkort. | Dagelijks |
Let op: Je kunt zelf geen triggers aanmaken of wijzigen. Elke notificatie is gekoppeld aan precies één vaste trigger.
Verzendmomenten
Het verzendmoment verschilt per notificatie:
| Verzendmoment | Omschrijving |
|---|---|
| Direct | Wordt verstuurd zodra de gebeurtenis plaatsvindt. Het kan enkele minuten duren voordat de notificatie daadwerkelijk wordt verzonden. |
| Dagelijks | Wordt 's nachts verstuurd als er de afgelopen dag relevante gebeurtenissen waren. |
| Wekelijks | Wordt op zondagnacht verstuurd als er relevante openstaande items zijn. |
| Maandelijks | Wordt maandelijks verstuurd op het moment dat is ingesteld in de portalinstellingen. |
| Instelbaar | Het aantal dagen voor of na een gebeurtenis is configureerbaar via de portalinstellingen of de notificatie zelf. |
Extra instellingen per notificatie
Afhankelijk van het type notificatie zijn er extra instellingen beschikbaar in het bewerkscherm:
| Instelling | Omschrijving | Beschikbaar bij |
|---|---|---|
| Actief | Schakel de notificatie in of uit. | Alle notificaties |
| Onderwerp | De onderwerpregel van de e-mail. | Alle notificaties |
| Bericht | De body-tekst van de e-mail, met parameters voor dynamische inhoud. | Alle notificaties |
| BCC | Extra ontvanger(s) in BCC. | Alle notificaties |
| Bijlagen uitschakelen | Voorkom dat bijlagen worden meegestuurd. | Specifieke notificaties |
| Trainingsbijlagen meesturen | Voeg bijlagen van de training toe aan de notificatie. | Specifieke notificaties |
| iCal-bijlage | Voeg een iCal-uitnodiging toe zodat de training in de agenda van de ontvanger komt. Beschikbaar bij onder andere inschrijvingsbevestigingen, dagdeel bevestigd en dagdeel gewijzigd naar deelnemer. | Specifieke notificaties |
| Aantal dagen van tevoren | Het aantal dagen voor de gebeurtenis waarop de herinnering wordt verstuurd (minimaal 7). | Herinneringsnotificaties |
| Maanden tussen herinneringen | De periode tussen herhaalde herinneringen voor ontbrekende bewijsstukken. | Herinnering ontbrekende bewijsstukken |
| Benodigde bewijsstukken | Bepaal voor welk type benodigde bewijsstukken de notificatie geldt (functie, aanvullend functie, persoonlijk, project, aanvullend project). | Bewijsstuknotificaties |
| Bewijsstuk meesturen | Stuur het bewijsstuk als bijlage mee met de notificatie. | Specifieke bewijsstuknotificaties |
Notificatiedatums bij datumwijziging dagdeel
Wanneer de datum van een bestaand dagdeel wordt gewijzigd, worden de notificatiedatums automatisch gereset. Herinneringen en andere geplande notificaties worden opnieuw ingepland op basis van de nieuwe datum. Zo ontvangen deelnemers, managers en HRM-ers altijd de juiste herinnering, ook als een uitvoering wordt verplaatst.
Let op: Dit geldt alleen voor bestaande dagdelen waarvan de datum wordt gewijzigd. Bij het aanmaken van een nieuw dagdeel worden de notificatiedatums normaal ingesteld.
Voorbeeld bekijken
Je kunt een voorbeeld van een notificatie bekijken via de knop Voorbeeld (oogicoon) in het bewerkscherm. Het systeem toont dan een preview van de e-mail met voorbeeldgegevens, zodat je kunt controleren hoe de notificatie eruitziet voordat je deze activeert.
Veelgestelde vragen
Kan ik zelf een nieuwe trigger aanmaken?
Nee, triggers zijn voorgedefinieerd in het systeem. Elke notificatie is gekoppeld aan precies één trigger. Je kunt notificaties wel activeren of deactiveren.
Kan ik een notificatie beperken tot specifieke trainingen of afdelingen?
Nee, notificaties worden niet gefilterd op trainingscategorie, afdeling of rol. Een actieve notificatie geldt voor alle gebruikers en trainingen die aan de trigger voldoen. De ontvanger wordt bepaald door het type notificatie (deelnemer, manager, HRM-er, docent, leverancier of eigenaar).
Kan ik een testnotificatie versturen?
Nee, er is geen functie om een testnotificatie te versturen naar jezelf. Je kunt wel een voorbeeld van de e-mail bekijken via de knop Voorbeeld in het bewerkscherm. Daarnaast kun je via E-mailinstellingen de SMTP-verbinding testen.
Hoe weet ik wanneer een notificatie wordt verstuurd?
Het verzendmoment hangt af van het type notificatie. Directe notificaties worden binnen enkele minuten na de gebeurtenis verstuurd. Dagelijkse, wekelijkse en maandelijkse notificaties worden 's nachts verwerkt. Zie de kolom Verzendmoment in de categorietabel hierboven.
Wat gebeurt er als ik een notificatie deactiveer?
De notificatie wordt niet meer verstuurd. Bestaande geplande notificaties (bijvoorbeeld herinneringen) worden niet verstuurd zolang de notificatie inactief is.