Een formulier dat definitief is gemaakt, kan niet rechtstreeks worden verwijderd via het prullenbak-icoon. Dit is bewust zo ontworpen om de integriteit van afgeronde processen te waarborgen. Als beheerder heb je drie mogelijkheden om een definitief formulier alsnog te verwijderen: status terugzetten en verwijderen, automatisch opschonen en anonimiseren.
Waarom kan ik een definitief formulier niet verwijderen?
Zodra een formulier de status gereed (definitief) heeft, verdwijnt het prullenbak-icoon uit het overzicht. Het systeem blokkeert het verwijderen van definitieve formulieren om te voorkomen dat geaccordeerde en afgeronde gegevens verloren gaan. Dit geldt voor alle rollen: de gebruiker, manager, HRM-er en praktijkbegeleider.
Let op: Zolang een formulier nog niet definitief is (status aangemaakt, gestart of afgekeurd), kan het wél worden verwijderd via het prullenbak-icoon, mits de betreffende rol het verwijderrecht heeft in de huidige fase.
Optie 1: Status terugzetten en verwijderen (beheerder)
Als beheerder kun je de status van een definitief formulier terugzetten naar een eerdere fase. Na het terugzetten is het formulier niet meer definitief en kun je het verwijderen.
Status terugzetten
- Ga naar Beheer > Formulieren en open de gewenste formulierdefinitie.
- Ga naar het tabblad Uitrol en status.
- Zoek het formulier dat je wilt terugzetten.
- Klik op het terugzetten-icoon naast het formulier.
- Selecteer de fase waarnaar je het formulier wilt terugzetten.
- Bevestig het terugzetten.
Het formulier krijgt nu de status gestart en is niet langer definitief.
Formulier verwijderen
Na het terugzetten kun je het formulier verwijderen:
- Selecteer het formulier via het selectievakje in het overzicht op het tabblad Uitrol en status.
- Klik op Formulieren verwijderen.
- Bevestig de verwijdering.
Let op: Bij het terugzetten van een definitief formulier worden de bijbehorende accorderingen, competentiebeoordelingen en eventueel gegenereerde PDF's ongedaan gemaakt. Controleer daarom vooraf of het terugzetten gewenst is.
Optie 2: Automatisch opschonen via de formulierdefinitie
Een beheerder kan in de formulierdefinitie instellen dat voltooide formulieren automatisch worden opgeschoond na een bepaalde periode. Het systeem verwijdert deze formulieren vervolgens via een nachtelijk achtergrondproces.
Instellen
- Ga naar Beheer > Formulieren en open de gewenste formulierdefinitie.
- Ga naar het tabblad Gegevens.
- Schakel de optie Voltooide formulieren opschonen in.
- Vul bij Aantal maanden het aantal maanden in waarna voltooide formulieren automatisch worden verwijderd, gerekend vanaf de laatste wijzigingsdatum.
- Klik op Opslaan.
| Veld | Omschrijving |
|---|---|
| Voltooide formulieren opschonen | Schakel deze optie in om definitieve, afgebroken en verlopen formulieren automatisch te laten verwijderen na de opgegeven periode. |
| Aantal maanden | Het aantal maanden na de laatste wijzigingsdatum waarna het formulier wordt verwijderd. Moet groter zijn dan 0. |
Let op: Deze instelling geldt voor formulieren met de status gereed, afgebroken en verlopen. Het opschonen wordt eenmaal per dag uitgevoerd door een achtergrondproces. Bij een nieuwe formulierdefinitie staat deze optie standaard aan.
Opschonen na periode (360 graden en beoordelingsformulieren)
Voor formulieren van het type 360 graden feedback en beoordeling is er een aanvullende opschoonoptie beschikbaar:
- Open de formulierdefinitie en ga naar het tabblad Gegevens.
- Schakel de optie Opschonen na periode in.
- Vul bij Aantal dagen het aantal dagen in waarna formulieren worden opgeschoond nadat de ingevulde periode is verstreken.
- Klik op Opslaan.
Optie 3: Anonimiseren van de gebruiker
Wanneer een gebruiker wordt geanonimiseerd, worden alle aan die gebruiker gekoppelde formulieren verwijderd. Dit geldt ook voor definitief gemaakte formulieren.
Meer informatie over het anonimiseren van gebruikers vind je in het artikel Gebruikers anonimiseren.
Let op: Anonimiseren is een onomkeerbare actie. Alle persoonsgegevens van de gebruiker worden definitief verwijderd, inclusief formulieren, formulierresultaten en gekoppelde competentiebeoordelingen.
Overzicht verwijdermethoden
| Methode | Wanneer | Door wie | Onomkeerbaar |
|---|---|---|---|
| Handmatig verwijderen (prullenbak-icoon) | Alleen bij formulieren die niet definitief zijn | Gebruiker, manager, HRM-er of praktijkbegeleider met verwijderrecht | Ja |
| Status terugzetten en verwijderen | Op elk moment, door de beheerder | Beheerder | Ja |
| Automatisch opschonen | Na het ingestelde aantal maanden na de laatste wijzigingsdatum | Systeem (achtergrondproces) | Ja |
| Anonimiseren gebruiker | Bij het anonimiseren van een inactieve gebruiker | Beheerder | Ja |
Veelgestelde vragen
Wat gebeurt er bij het terugzetten van een definitief formulier?
Het formulier krijgt de status gestart en wordt teruggezet naar de geselecteerde fase. Alle accorderingen vanaf die fase worden ongedaan gemaakt, evenals gekoppelde competentiebeoordelingen en gegenereerde PDF's. Hierna kun je het formulier verwijderen of opnieuw laten invullen.
Wat gebeurt er met de formulierresultaten na het opschonen?
Wanneer een formulier wordt opgeschoond, wordt het formulier als verwijderd gemarkeerd in de database. De rapportagegegevens die eerder zijn vastgelegd, blijven beschikbaar in de formulierrapportages zolang er geen aparte rapportage-opschoning is ingesteld die deze gegevens verwijdert.
Kan ik het automatisch opschonen achteraf inschakelen?
Ja. Je kunt de optie Voltooide formulieren opschonen op elk moment inschakelen in de formulierdefinitie. Het achtergrondproces verwijdert vervolgens alle voltooide formulieren die ouder zijn dan het ingestelde aantal maanden.
Geldt het automatisch opschonen voor alle formuliertypen?
Ja. De optie Voltooide formulieren opschonen is beschikbaar voor alle formuliertypen (standaard, beoordeling, 360 graden, evaluatie, etc.). De aanvullende optie Opschonen na periode is alleen beschikbaar voor 360 graden en beoordelingsformulieren.
Voor welke formuliertypen is de terugzetoptie beschikbaar?
De terugzetoptie is beschikbaar voor alle formuliertypen behalve evaluatieformulieren. Voor 360 graden feedback formulieren wordt een apart scherm getoond om de respondenten te beheren.
Wie kan de opschooninstellingen wijzigen?
Alleen een beheerder met toegang tot de formulierdefinities onder Beheer > Formulieren kan deze instellingen wijzigen.