Het probleem
Een of meerdere medewerkers hebben eerder een training afgerond waaraan een bewijsstuk is gekoppeld dat na verloop van tijd verloopt (een herhalingstraining). Het bewijsstuk is nog geldig of recent verlopen, maar de medewerker(s) kunnen zich niet opnieuw inschrijven voor dezelfde training. Dit kan voorkomen bij een enkele medewerker, maar ook bij een groot deel van de organisatie wanneer iedereen de training al eens heeft afgerond.
Dit komt doordat de training na afronding als naslagwerk zichtbaar blijft onder de afgeronde trainingen van de medewerker. Zolang de content daar zichtbaar is, beschouwt het systeem de training als "afgerond" en wordt herinschrijving geblokkeerd.
Oorzaak
Wanneer een training een bewijsstuk heeft dat herhaald moet worden, toont PlusPort Academy een melding op de pagina Training bewerken. De standaardinstelling houdt de content na afronding oneindig beschikbaar als naslagwerk. Hierdoor kan de medewerker zich niet opnieuw inschrijven, omdat het systeem de training als afgerond blijft beschouwen.
Oplossing
De instelling Verberg content nadat deze training is afgerond moet worden geactiveerd op de trainingsdefinitie. Hiermee verdwijnt de content na een ingesteld aantal dagen uit de afgeronde trainingen, waardoor de medewerker zich opnieuw kan inschrijven.
Stappen
- Ga naar Planning > Trainingen > Trainingsdefinities
- Zoek de betreffende training op en klik erop om deze te bewerken
- Ga naar het tabblad Instellingen
- Zet de instelling Verberg content nadat deze training is afgerond aan
- Vul het aantal dagen in (zie hieronder voor advies)
- Klik op Opslaan
Hoeveel dagen instellen?
Er zijn twee opties:
| Optie | Aantal dagen | Resultaat |
|---|---|---|
| Direct opnieuw inschrijven | 0 | De medewerker kan zich direct na afronding opnieuw inschrijven |
| Inschrijving opent bij herhalingsherinnering | Geldigheid bewijsstuk (in dagen) minus notificatietermijn (in dagen) | De training wordt beschikbaar voor inschrijving op het moment dat de medewerker de herhalingsherinnering ontvangt |
Voorbeeld bij optie 2: Een bewijsstuk is 12 maanden (365 dagen) geldig en de herhalingsherinnering wordt 2 maanden (60 dagen) van tevoren verstuurd. Stel dan het aantal dagen in op 305 (365 - 60). De training wordt dan beschikbaar voor herinschrijving op hetzelfde moment dat de medewerker de herinnering ontvangt.
Let op: Controleer deze instelling ook bij andere trainingen waarbij een herhalingselement speelt. Als je de instelling niet activeert, kunnen medewerkers zich nooit opnieuw inschrijven omdat de content permanent als naslagwerk bij afgeronde trainingen blijft staan.
Veelgestelde vragen
Waarom kan een manager de medewerker wel inschrijven maar de medewerker zichzelf niet?
Een manager schrijft een medewerker in via het managementscherm. Dit omzeilt de controle op de zichtbaarheid van afgeronde content. De medewerker zelf ziet de training echter als "afgerond" en krijgt daardoor geen optie om zich opnieuw in te schrijven.
Wat gebeurt er met de afgeronde training als ik deze instelling aanzet?
De training verdwijnt na het ingestelde aantal dagen uit het overzicht van afgeronde trainingen van de medewerker. Het bewijsstuk dat aan de training is gekoppeld blijft gewoon zichtbaar in het profiel van de medewerker.
Kan ik deze instelling ook achteraf wijzigen voor een bestaande training?
Ja, je kunt de instelling op elk moment aanpassen. De wijziging geldt dan voor alle medewerkers die de training al hebben afgerond. Na het ingestelde aantal dagen verdwijnt de content en kunnen zij zich opnieuw inschrijven.
Geldt dit alleen voor trainingen met een bewijsstuk?
Dit probleem doet zich specifiek voor bij trainingen waaraan een bewijsstuk is gekoppeld dat herhaald moet worden. Bij trainingen zonder bewijsstuk of zonder herhalingsplicht speelt dit probleem niet.