Binnen PlusPort Academy kun je instellen dat gebruikers automatisch worden gedeactiveerd wanneer zij gedurende een bepaalde periode geen activiteit vertonen. Dit helpt bij het opschonen van je gebruikersbestand en is een voorwaarde voor het automatisch anonimiseren van gebruikersgegevens.
Voorwaarden
- Je hebt het recht Beheer instellingen: Gebruikers automatisch deactiveren nodig.
- De instelling is beschikbaar op portaalniveau.
Navigatie
Ga naar Beheer > Portaalinstellingen. In de categorie Portaal vind je de instelling Gebruikers automatisch deactiveren.
Automatisch deactiveren inschakelen
- Ga naar Beheer > Portaalinstellingen.
- Klik op het bewerkicoon naast Gebruikers automatisch deactiveren.
- Vink de optie Gebruikers automatisch deactiveren aan.
- Stel het aantal maanden in via de spinner. Dit bepaalt na hoeveel maanden zonder activiteit een gebruiker automatisch op inactief wordt gezet. Je kunt een waarde tussen 1 en 600 maanden opgeven.
- Klik op Opslaan.
Welke activiteit wordt gecontroleerd?
Het systeem controleert meerdere vormen van activiteit om te bepalen of een gebruiker nog actief is. Een gebruiker wordt niet gedeactiveerd als aan een van de volgende voorwaarden wordt voldaan:
| Activiteit | Toelichting |
|---|---|
| Recente login | De gebruiker heeft binnen de ingestelde periode ingelogd. |
| Recente klassikale of combinatietraining | De gebruiker is ingeschreven voor een klassikale of combinatietraining waarvan de einddatum binnen de ingestelde periode valt. |
| Recente digitale training | De gebruiker is ingeschreven voor een digitale training waarvan de inschrijfdatum binnen de ingestelde periode valt. |
| Recent bewijsstuk | De gebruiker heeft een bewijsstuk waarvan de vervaldatum binnen de ingestelde periode valt. Bewijsstukken zonder vervaldatum tellen niet mee. |
| Trainer bij recent dagdeel | De gebruiker is als docent gekoppeld aan een dagdeel dat binnen de ingestelde periode valt. |
| Aanmaakdatum | De gebruiker is aangemaakt binnen de ingestelde periode. Nieuwe gebruikers worden niet direct gedeactiveerd. |
Pas wanneer geen van bovenstaande activiteiten wordt gevonden, wordt de gebruiker automatisch op inactief gezet.
Hoe werkt het proces?
- Het deactiveringsproces wordt dagelijks automatisch uitgevoerd als achtergrondtaak.
- Per uitvoering worden maximaal 1.000 gebruikers verwerkt. Bij grote aantallen kan het meerdere dagen duren voordat alle inactieve gebruikers zijn verwerkt.
- Gedeactiveerde gebruikers kunnen niet meer inloggen, maar hun gegevens blijven volledig bewaard.
Let op: Het automatisch deactiveren is een voorbereidende stap voor anonimisering. Als je ook gebruikersgegevens wilt laten anonimiseren na deactivering, configureer dan aanvullend de instelling Gebruikers anonimiseren.
Voorbeeld
Stel, je configureert automatisch deactiveren op 12 maanden. Een gebruiker die:
- langer dan 12 maanden niet heeft ingelogd,
- geen trainingen heeft gevolgd of gepland staan,
- geen geldige bewijsstukken heeft die binnen de laatste 12 maanden verlopen,
- en niet als docent aan recente dagdelen is gekoppeld,
wordt automatisch op inactief gezet. De gebruiker kan daarna niet meer inloggen totdat een beheerder de status handmatig terugzet naar actief.
Veelgestelde vragen
Worden gebruikers direct gedeactiveerd na het inschakelen?
Nee. Het proces draait dagelijks als achtergrondtaak. Na het inschakelen worden gebruikers pas bij de eerstvolgende dagelijkse uitvoering gecontroleerd en eventueel gedeactiveerd.
Kan ik een automatisch gedeactiveerde gebruiker weer activeren?
Ja. Een beheerder kan de gebruiker opzoeken via Acties > Acties > Gebruiker zoeken en de status handmatig terugzetten naar actief.
Wat is het verschil met anonimiseren?
Automatisch deactiveren zet een gebruiker op inactief, waardoor de gebruiker niet meer kan inloggen. Alle gegevens blijven bewaard. Anonimiseren gaat een stap verder en verwijdert de persoonsgegevens van een inactieve gebruiker definitief. Je kunt beide functies combineren: eerst automatisch deactiveren, daarna automatisch anonimiseren na een extra wachtperiode.
Telt een digitale training anders dan een klassikale training?
Ja. Bij klassikale en combinatietrainingen wordt gekeken naar de einddatum van de uitvoering. Bij digitale trainingen wordt gekeken naar de inschrijfdatum.