Binnen PlusPort Academy kun je gebruikersgegevens automatisch laten anonimiseren. Dit is bedoeld om te voldoen aan privacywetgeving (AVG/GDPR). Wanneer een gebruiker een bepaalde periode inactief is, worden persoonsgegevens automatisch vervangen door de tekst "******" en worden optioneel gekoppelde gegevens verwijderd.
Voorwaarden
- Je hebt beheerrechten nodig om de anonimiseringsinstellingen te configureren.
- Anonimisering werkt alleen op niet-actieve gebruikers (status inactief). Actieve gebruikers worden nooit geanonimiseerd.
Navigatie
Ga naar Beheer > Portaalinstellingen. In de categorie Portaal vind je de instelling Gebruikers anonimiseren.
Anonimisering inschakelen
- Ga naar Beheer > Portaalinstellingen.
- Klik op het bewerkicoon naast Gebruikers anonimiseren.
- Vink de optie Gebruikers anonimiseren aan.
- Geef het aantal maanden op in het veld Gebruikers anonimiseren X maanden na deactivatie. Dit bepaalt na hoeveel maanden inactiviteit de gegevens worden geanonimiseerd.
- Selecteer welke aanvullende gegevens je wilt laten verwijderen (zie onderstaande tabel).
- Klik op Opslaan.
Wat wordt er geanonimiseerd?
Bij anonimisering worden de volgende persoonsgegevens van de gebruiker vervangen door "******" of leeggemaakt:
| Gegeven | Actie |
|---|---|
| Voornaam, tussenvoegsel, achternaam, initialen | Vervangen door "******" |
| E-mailadres (zakelijk en persoonlijk) | Vervangen door "******" |
| Adres, postcode, woonplaats, land | Leeggemaakt |
| Geboortedatum, geboorteplaats, geboorteland | Leeggemaakt |
| Telefoonnummer en mobiel nummer | Leeggemaakt |
| Profielfoto | Verwijderd |
| Bedrijfsnaam | Leeggemaakt |
| Datum in dienst | Leeggemaakt |
| Geslacht | Leeggemaakt |
| Vrije velden (var1 tot en met var15) | Leeggemaakt |
| Taal | Leeggemaakt |
| Gebruikerscode | Vervangen door "usr_id_[nummer]" |
| Inloggegevens | Login vervangen en gedeactiveerd |
Daarnaast kun je instellen welke aanvullende gegevens bij anonimisering worden verwijderd:
| Optie | Omschrijving |
|---|---|
| Formulieren verwijderen | Alle aan de gebruiker gekoppelde formulieren worden verwijderd. |
| Bijlagen van bewijsstukken verwijderen | Bijlagen bij bewijsstukken van de gebruiker worden verwijderd. |
| Bewijsstukken verwijderen | Alle bewijsstukken (type certificaat) van de gebruiker worden verwijderd. |
| Kennis en vaardigheden verwijderen | Competentiebeoordelingen en -gegevens worden verwijderd. |
| Documenten verwijderen | Persoonlijke documenten van de gebruiker worden verwijderd. |
| Ervaringen verwijderen | Werkervaring van de gebruiker wordt verwijderd. |
| Autorisaties verwijderen | Autorisatiebewijsstukken van de gebruiker worden verwijderd. |
| Aanwijzingen verwijderen | Aanwijzingsbewijsstukken van de gebruiker worden verwijderd. |
| PE-registratie verwijderen | Accreditatiepunten (handmatig en via trainingen) worden verwijderd. |
| Notificaties verwijderen | Verzonden en openstaande e-mailnotificaties worden verwijderd. |
| Persoonlijk benodigde bewijsstukken verwijderen | Persoonlijke bewijsstukvereisten worden verwijderd. |
| Contentgroepen verwijderen | Lidmaatschappen van contentgroepen worden verwijderd. |
| Rechtengroepen verwijderen | Lidmaatschappen van rechtengroepen worden verwijderd. |
| Aanvragen verwijderen | Alle trainingsinschrijvingen en wachtkamerinschrijvingen worden verwijderd. |
| Projectleden verwijderen | De gebruiker wordt verwijderd uit projecten en teams. |
Met de knoppen Alles selecteren en Niets selecteren kun je snel alle opties aan- of uitzetten.
Hoe werkt het proces?
- Het anonimiseringsproces wordt dagelijks automatisch uitgevoerd als achtergrondtaak.
- Per uitvoering worden maximaal 200 gebruikers verwerkt. Bij grote aantallen kan het dus meerdere dagen duren voordat alle gebruikers zijn geanonimiseerd.
- Zowel reguliere gebruikers als externe gebruikers (friend-gebruikers) worden geanonimiseerd.
- Het systeem controleert de datum waarop de gebruiker op inactief is gezet. Pas wanneer deze datum langer dan het ingestelde aantal maanden geleden is, wordt de gebruiker geanonimiseerd.
- Naast de persoonsgegevens worden ook de voortgangsgegevens van de gebruiker verwijderd.
Let op: Anonimisering is onomkeerbaar. Zodra een gebruiker is geanonimiseerd, kunnen de persoonsgegevens niet meer worden hersteld. Controleer vooraf zorgvuldig welke opties je inschakelt.
Let op: Als je portal onderdeel is van een hoofdportal met synchronisatie van portaalinstellingen, worden de anonimiseringsinstellingen overgenomen van het hoofdportal. Je kunt de instellingen dan alleen bekijken, niet bewerken.
Veelgestelde vragen
Worden actieve gebruikers geanonimiseerd?
Nee. Alleen niet-actieve gebruikers komen in aanmerking voor anonimisering. Zorg ervoor dat je eerst gebruikers op inactief zet (handmatig of via de functie automatisch deactiveren) voordat anonimisering plaatsvindt.
Kan ik anonimisering ongedaan maken?
Nee, anonimisering is definitief. De oorspronkelijke gegevens worden overschreven en kunnen niet worden hersteld.
Hoe weet ik of een gebruiker is geanonimiseerd?
Een geanonimiseerde gebruiker is herkenbaar aan de naam "******" en het ontbreken van persoonsgegevens.
Wat is het verschil tussen deactiveren en anonimiseren?
Deactiveren maakt een gebruiker inactief: de gebruiker kan niet meer inloggen, maar alle gegevens blijven bewaard. Anonimiseren verwijdert de persoonsgegevens van een inactieve gebruiker definitief.
Wanneer wordt het anonimiseringsproces uitgevoerd?
Het proces draait dagelijks als onderdeel van de geplande achtergrondtaken. Je hoeft hier als beheerder geen actie voor te ondernemen.