Een leverancier is een externe partij — zoals een opleider of trainingsbureau — die trainingen aanbiedt aan jouw medewerkers. In PlusPort kun je leveranciers registreren en koppelen aan zowel trainingen als gebruikers.
Het werkt als volgt: je maakt eerst een leverancier aan in het systeem. Vervolgens kun je deze leverancier koppelen aan trainingen in de trainingsplanner, zodat duidelijk is welke partij de training verzorgt.
Als een medewerker van de leverancier ook toegang nodig heeft tot PlusPort (bijv. om sessies te beheren of resultaten in te voeren), maak je voor die persoon een gebruikersaccount aan. Dit account koppel je aan de leverancier via het profielveld "Leverancier", en je geeft de gebruiker een rechtengroep van het type Leverancier. Hierdoor ziet deze gebruiker alleen de trainingen die aan zijn of haar leverancier zijn gekoppeld — niet die van andere leveranciers of de rest van het portaal.
Voorwaarden
- Je hebt het recht Planning_Beheer_Leverancier nodig om leveranciers te beheren.
Leverancier aanmaken
- Ga naar Planning > Trainingen > Leveranciers.
- Klik op Toevoegen.
Er zijn een aantal velden die je kunt invullen mar de volgende zijn het belangrijkste:
Veldnaam Omschrijving Verplicht Naam De naam van de leverancier. Ja Code Een unieke code voor de leverancier. Nee Contactpersoon De naam van de contactpersoon. Nee E-mailadres (Administratief contact) Het e-mailadres van de leverancier. Hier komen de leveranciers notificaties op binnen. Nee Telefoonnummer Het telefoonnummer van de leverancier. Nee Actief Bepaalt of de leverancier beschikbaar is voor toewijzing. Ja - Klik op Opslaan.
Leverancier bewerken
- Ga naar Planning > Trainingen > Leveranciers.
- Klik op de leverancier die je wilt bewerken.
- Pas de gegevens aan.
- Klik op Opslaan.
Leverancier deactiveren
Als je een leverancier niet meer wilt gebruiken, kun je deze deactiveren:
- Open de leverancier.
- Zet het veld Actief op Nee.
- Klik op Opslaan.
Let op: Een gedeactiveerde leverancier kan niet meer worden toegewezen aan nieuwe trainingen, maar bestaande koppelingen blijven behouden.
Leverancier Notificaties
Zet de notificaties aan die relevant voor jouw organisatie zijn. Dit kan via Beheer > Beheer > Notificaties.
Wachtkamer
| Notificatie | Uitleg |
|---|---|
| Wachtkamer minimum aantal deelnemers bereikt naar leverancier | Melding dat het minimum aantal inschrijvingen in de wachtkamer is bereikt. Wordt 's nachts verstuurd. |
| Wachtkamer maximum aantal deelnemers bereikt naar leverancier | Melding dat het maximum aantal inschrijvingen in de wachtkamer is bereikt. Wordt 's nachts verstuurd. |
| Inschrijving Wachtkamer naar leverancier | Bevestiging dat een medewerker zich heeft ingeschreven in de wachtkamer van een training. Wordt direct verstuurd na inschrijving. |
Uitvoering
| Notificatie | Uitleg |
|---|---|
| Uitvoering geannuleerd naar leverancier | Melding dat een uitvoering is geannuleerd, met eventueel de reden. Wordt direct verstuurd na statuswijziging. |
| Uitvoering definitief naar leverancier | Melding dat een uitvoering definitief doorgaat, met locatie en tijd. Wordt direct verstuurd na statuswijziging. |
Inschrijving goedgekeurd
| Notificatie | Uitleg |
|---|---|
| Inschrijving goedgekeurd naar Leverancier | Bevestiging dat een gebruiker is ingeschreven voor een training. Wordt direct verstuurd na inschrijving of na goedkeuring. |
| Uitvoering definitief: inschrijving goedgekeurd naar leverancier | Bevestiging dat een gebruiker is ingeschreven voor een definitieve uitvoering. Wordt direct verstuurd na inschrijving of goedkeuring. |
| Inschrijving verplaatst naar leverancier | Melding dat een inschrijving is verplaatst naar een andere uitvoering, met eventueel reden. Wordt direct verstuurd. |
Inschrijving verwijderd
| Notificatie | Uitleg |
|---|---|
| Inschrijving ingetrokken door deelnemer naar leverancier | Melding dat een deelnemer zelf de inschrijving heeft ingetrokken. Wordt direct verstuurd. |
| Inschrijving verwijderd door beheerder naar leverancier | Melding dat een beheerder de inschrijving van een deelnemer heeft verwijderd. Wordt direct verstuurd. |
Informatie uitvoeringen
| Notificatie | Uitleg |
|---|---|
| Aantal deelnemers uitvoering beneden minimum naar leverancier | Melding dat een uitvoering niet voldoende deelnemers heeft. Wordt x dagen voor de start verstuurd. |
| Aantal deelnemers uitvoering bereikt maximum naar leverancier | Melding dat een uitvoering het maximum aantal deelnemers heeft bereikt. Wordt x dagen voor de start verstuurd. |
| Informatie uitvoering naar leverancier | Bericht met de deelnemerslijst als bijlage. Wordt handmatig verstuurd via de knop "E-mail leverancier". |
Overig
| Notificatie | Uitleg |
|---|---|
| Training open gezet naar leverancier | Melding naar de leverancier dat een Friend Portal een training van hen heeft geopend/toegevoegd. Dit is specifiek voor de Friend Portal-functionaliteit: wanneer een afnemend portaal een training van de aanbieder openzet, krijgt de leverancier die aan die training gekoppeld is hiervan bericht. |
Veelgestelde vragen
Kan ik een leverancier verwijderen?
Nee, leveranciers kunnen niet worden verwijderd als ze zijn gekoppeld aan trainingen. Je kunt ze wel deactiveren. Als je een leverancier wilt verwijderen dan moet je los koppelen van alle trainingen.
Kan ik meerdere contactpersonen toevoegen?
Het systeem ondersteunt één primaire contactpersoon per leverancier. Voor aanvullende contactgegevens kun je het opmerkingenveld gebruiken.
Waarom ziet een leveranciersgebruiker alle trainingen in plaats van alleen die van zijn eigen leverancier?
Dit komt doordat de gebruiker wel de rechtengroep Leverancier heeft, maar niet gekoppeld is aan een specifieke leverancier in het gebruikersprofiel.