Als je een bewijsstuk al hebt behaald buiten het portal, kun je een ontheffing aanvragen. Hiermee geef je aan dat je al over de benodigde bekwaamheid beschikt zonder de training opnieuw te volgen. In dit artikel lees je hoe je een ontheffing aanvraagt.
Voorwaarden
- Het recht $$Gebruiker ontheffing toevoegen$$ moet geactiveerd staan in de rechtengroep van de gebruiker.
- Er moeten benodigde bewijsstukken zijn geconfigureerd voor je functie.
- Als in de bewijsstuk definitie is aangegeven dat een manager/hrm-er het bewijsstuk moet keuren, zal er eerst een aanvraag gedaan worden om de ontheffing te keuren. Als deze goedkeuring niet is ingesteld zal de ontheffing gelijk worden toegekend.
Ontheffing aanvragen
-
Klik op je initialen of profielfoto rechtsboven.
-
Klik op Mijn profiel.
-
Ga naar het tabblad Bekwaamheid of Bewijsstukken.
-
Zoek het bewijsstuk waarvoor je een ontheffing wilt aanvragen. Met het veld Categorie kun je de lijst met bewijsstukken eerst filteren op een bewijsstukcategorie, zodat je sneller het juiste bewijsstuk vindt.
-
Klik op Ontheffing aanvragen/toevoegen (het plusje in de bekwaamheid van het bewijsstuk) Je kunt eventueel ook onderaan de pagina op Ontheffing toevoegen klikken.
-
Vul de volgende gegevens in:
Veldnaam Omschrijving Verplicht Toelichting Een uitleg waarom je de ontheffing aanvraagt. Ja Bewijsdocument Upload een document dat je bekwaamheid aantoont (bijv. een bewijsstuk van een externe opleiding). Nee Datum behaald De datum waarop je het bewijsstuk extern hebt behaald. Nee -
Klik op Indienen.
Goedkeuringsproces
Na het indienen van je ontheffingsaanvraag:
- Je manager of HR-medewerker ontvangt een notificatie.
- Die beoordeelt je aanvraag en het bijgevoegde bewijsdocument.
- De aanvraag wordt goedgekeurd of afgekeurd.
- Je ontvangt een notificatie over het resultaat.
Let op: Een goedgekeurde ontheffing telt als een geldig bewijsstuk in je profiel.
Veelgestelde vragen
Kan een ontheffing aangevraagd worden voor elk bewijsstuk?
Ja, maar de beheerder kan bewijsstukken (en categorieën) aan- of uitschakelen waarvoor medewerkers een ontheffing kunnen aanvragen. Dit doe je via Beheer → Algemeen beheer → Beheer rechtengroepen, waar je de rechtengroep van de gebruiker bewerkt. Hier vind je een tabblad genaamd 'Ontheffingen toevoegen'. Via dit tabblad geef je aan voor welke bewijsstukken medewerkers in die rechtengroep wel of niet een ontheffing mogen aanvragen.
Wat als een ontheffing wordt afgekeurd?
De medewerker ontvangt een notificatie met een eventuele toelichting. De medewerker kan zich vervolgens inschrijven voor de bijbehorende training of contact opnemen met de manager.
Hoe lang is een ontheffing geldig?
De geldigheid van een ontheffing is hetzelfde als de geldigheid van het bijbehorende bewijsstuk. Na afloop moet je de training volgen of een nieuwe ontheffing aanvragen.