Automatisch Inschrijven van Gebruikers op Trainingen
Met de automatiseringsmodule kunnen gebruikers automatisch worden ingeschreven voor trainingen. Je kunt triggers instellen om gebruikers in te schrijven voor digitale trainingen of om ze in de wachtkamer te plaatsen voor klassikale trainingen. Deze module is ideaal voor het automatiseren van bijvoorbeeld onboarding trainingen.
Inrichting van de Automatiseringsmodule
Stap 1: Activeer het beheerrecht
- Ga naar de beheerdersrechtengroep(en) en activeer het nieuwe recht 'Beheer_automatisering'.
- Log uit en weer in om de veranderingen door te voeren.
Stap 2: Instellingen van Automatisering
- Navigeer naar Beheer > Algemeen beheer > Automatisering.
- Klik rechts bovenin op Trigger toevoegen. Een trigger is een automatische actie die plaatsvindt wanneer aan bepaalde voorwaarden wordt voldaan.
Stap 3: Trigger configureren
Het triggerformulier is opgedeeld in vier secties:
- Naam en Omschrijving: Geef de trigger een naam en desgewenst een omschrijving. Kies of de trigger direct actief moet zijn.
- Trigger gebeurtenis: Selecteer welke gebeurtenis de automatische actie activeert (bijvoorbeeld een nieuwe medewerker).
- Voorwaarden (optioneel): Bepaal of de trigger voor alle medewerkers of alleen voor specifieke afdelingen en functies moet gelden. De voorwaarden worden weergegeven als kaarten die het aantal geselecteerde items tonen. Klik op een kaart om een venster te openen waarin je afdelingen of functies kunt zoeken en selecteren. Typ een zoekterm om de lijst te filteren — overeenkomende tekst wordt gemarkeerd in de resultaten, zodat je snel het juiste item vindt. Gebruik Alles selecteren om alle zichtbare (gefilterde) items in één keer aan te vinken; bestaande selecties blijven behouden. Laat een voorwaarde leeg om de trigger voor alle medewerkers te laten gelden.
- Acties: Voeg een of meerdere acties toe. Klik op Actie toevoegen en selecteer een actietype:
| Actietype | Omschrijving |
|---|---|
| Inschrijven voor digitale training | Schrijft de gebruiker automatisch in voor een geselecteerde digitale training. |
| Inschrijven voor wachtkamer | Plaatst de gebruiker in de wachtkamer voor een geselecteerde klassikale training. |
Per actie selecteer je de gewenste training en geef je aan of er een inschrijvingsnotificatie moet worden verstuurd. Meerdere acties kunnen aan één trigger gekoppeld worden.
Let op: Na activatie worden de gebruikers die aan de voorwaarden voldoen, de daaropvolgende nacht automatisch verwerkt.
Beheer van Triggers
- Na het opslaan van de trigger, krijg je een overzicht van alle aangemaakte triggers.
- Triggers kunnen direct vanaf deze overzichtspagina (de)geactiveerd worden via het schuifje, zonder dat ze eerst bewerkt hoeven te worden.
Belangrijke Informatie
- Automatische verwerking: Zodra een trigger geactiveerd is, worden gebruikers die voldoen aan de voorwaarden de daaropvolgende nacht automatisch verwerkt. Afhankelijk van het actietype worden ze ingeschreven voor een digitale training of in de wachtkamer geplaatst voor een klassikale training.
- Toekomstige Uitbreidingen: Binnenkort zal het mogelijk zijn om ook digitale trainingen van Friends in een trigger op te nemen. Daarnaast zullen er meerdere triggertypes worden toegevoegd. Houd onze roadmap en releasenotes in de gaten.
- Ontwikkelingssuggesties: Wij nodigen je uit om ideeën voor verdere uitbreiding van deze module te delen via een ontwikkelsuggestie.
Deze handleiding helpt je bij het optimaal benutten van de automatiseringsmodule voor het inschrijven van gebruikers op trainingen.