Binnen PlusPort zijn er diverse typen formulieren. In deze handleiding behandelen we het type Standaard. Standaardformulieren gebruik je bijvoorbeeld voor:
- Studieverklaringen
- Aanvraag beoordeling
Voorwaarden
- Je hebt beheerrechten nodig om formulierdefinities aan te maken en te beheren.
- Ga naar Beheer > Formulieren om het formulierenoverzicht te openen.
Formulierdefinitie toevoegen of bewerken
Klik op de knop Formulierdefinitie toevoegen.
Selecteer een Type formulier.
Voer een Naam en Code in en klik op Toevoegen.
Let op: Afhankelijk van de beschikbare rechten worden de diverse typen getoond. Kies voor een standaardformulier het type Standaard.
Tabblad Gegevens
Vul in ieder geval de Naam van de definitie in. Dit wordt ook standaard de naam van het formulier wanneer het wordt opgestart. Vul eventueel een Omschrijving in (deze wordt bovenaan het formulier getoond) en vul eventueel een Code in.
Instellingen
Vink de optie Formulier delegeren toestaan aan indien gewenst. Wanneer deze optie is ingeschakeld, kan een manager het formulier delegeren aan een andere manager. De delegatie kan op het gehele formulier of op een specifieke fase van toepassing zijn. Bij fase-delegatie ziet de gedelegeerde manager het bericht "Deze fase is aan jou gedelegeerd door [naam]" en de oorspronkelijke manager ziet "Je hebt deze fase gedelegeerd aan [naam]".
Vink de optie Afbreken bij inactieve medewerkers aan. Voer bij Na dagen inactief het aantal dagen in, en voer een Opmerking / reden in. Deze opmerking/reden wordt geplaatst bij alle formulieren die worden afgebroken.
Rapportages
Onder het blok Rapportages stel je in welke rapportages het formulier naar voren komt. Er zijn twee formulierrapportages: Formulieren resultaat en Formulieren inhoud. Verder bepaal je met de laatste twee selectievakjes of de manager dit formulier ook ziet in de rapportage.
Notificatietekst
Hier kun je een tekst plaatsen die je terugziet in de notificatie.
Klik op Toepassen of Opslaan.
Tabblad Fasen
Op het tabblad Fasen vind je de fasen van het formulier. Standaard heeft een formulier twee fasen: Fase 1 (Start) en Definitief (Eind). Deze fasen bewerk je via het potlood-icoon. Wanneer een definitie niet in gebruik is, kun je fasen toevoegen.
Wijzig indien gewenst de Naam van de fase.
Gebruik het veld Omschrijving om een omschrijving bovenaan het formulier te tonen wanneer het in deze specifieke fase belandt.
Gebruik de labels voor de knoppen: Goedkeuren/Afkeuren voor de kant van de accorderende partij en Opslaan/Finaliseren voor de invullende partij, om hier zelf een naam aan te geven.
Vul je hier niets in, dan blijft de tekst staan zoals deze nu wordt weergegeven:
Per fase (m.u.v. de definitieve fase) bepaal je wie wat mag in welke rol:
In Fase 1 zijn er twee extra opties: Toevoegen en Verwijderen.
Fase Definitief (Eind)
Deze fase bevat informatie over de regels en rechten nadat het formulier definitief is, dat wil zeggen nadat alle accorderende partijen hun akkoord hebben gegeven. Geef bij de rollen aan wie in dat geval kan PDF downloaden en Lezen, en welke partijen een notificatie moeten ontvangen dat het formulier gereed is.
Per rol kun je instellen of de PDF als bijlage wordt meegestuurd met de notificatie. Vink de kolom PDF bijvoegen aan of uit per rol (medewerker, manager, HRM, praktijkbegeleider, docent, eigenaar). De PDF wordt eenmalig gegenereerd en alleen bijgevoegd bij de rollen waarvoor dit is ingeschakeld.
Via het blok Zoeken kun je gebruikers opzoeken die altijd op de hoogte moeten worden gesteld, bijvoorbeeld een P&O-account.
Nadat je dit hebt ingevuld kies je weer voor Toepassen of Opslaan.
Tabblad Categorieën
Op het tabblad Categorieën vind je een overzicht van alle categorieën binnen de formulierdefinitie. Bewerk deze via het potlood-icoon, of verwijder ze indien ze niet in gebruik zijn. Je kunt vanuit dit scherm ook direct vrije velden toevoegen via de knop Vrij veld toevoegen.
Klik op Categorie toevoegen om een categorie toe te voegen.
Voer in ieder geval een Naam in voor de categorie. Vul eventueel een Omschrijving in die getoond kan worden bovenaan de categorie op het formulier.
Klik op Opslaan om velden te gaan koppelen aan deze categorie.
Aan categorieën zijn drie soorten velden toe te voegen:
- Vrije velden: vrije velden die zijn aangemaakt.
- Functiebeoordeling: haalt de kennis & vaardigheden-items op die binnen de geselecteerde categorieën vallen en aan de functie van de gebruiker zijn gekoppeld (benodigd niveau).
- Kennis & Vaardigheden: kennis & vaardigheden-items die gescoord kunnen worden, ongeacht of deze aan de functie van de gebruiker zijn gekoppeld.
Bestaande vrije velden toevoegen
Kies in het scherm dat wordt geopend de velden die in deze categorie moeten worden getoond.
Selecteer de velden door op de naam te klikken (Functiebeoordeling en Kennis & Vaardigheden) en ze via de Vrije velden van links naar rechts te verplaatsen. Klik op dezelfde wijze aan de rechterkant van het scherm om velden weer los te koppelen.
Let op: Elk veld kan slechts één keer per formulier worden gebruikt. Wanneer een veld al is gekoppeld aan een andere categorie binnen hetzelfde formulier, verschijnt het niet in de keuzelijst. Wil je een veld verplaatsen naar een andere categorie, koppel het dan eerst los van de huidige categorie.
Klik na het afronden op Opslaan.
Nieuwe vrije velden toevoegen
Bewerk de categorie waar je een vrij veld wilt toevoegen.
Klik op de knop Vrij veld toevoegen.
Vul op de pagina in ieder geval een Naam en Type in. De Omschrijving die je invult wordt op het formulier getoond onder een tooltip (i-tje). Geef aan of het veld Verplicht is. Standaard is het veld Actief en kan het dus toegevoegd worden aan een formulier. De volgende typen velden zijn beschikbaar:
| Type veld | Functie van het veld |
|---|---|
| Textbox | Kort invoerveld |
| Textarea | Lang invoerveld incl. editor (opmaak) |
| Integer (numeriek) | Numerieke waarden (alleen cijfers) |
| Numeriek | Numerieke waarden inclusief komma's |
| Valuta | Valutaveld (euro's) |
| Selectielijst | Lijst waaruit één selectie kan worden gemaakt. Voer voor elke optie een waarde (bijv. 1) en een tekst in (bijv. voldoende). |
| Radioknop | Radioknoppen waaruit één selectie kan worden gemaakt. Voer voor elke optie een waarde (bijv. 1) en een tekst in (bijv. voldoende). |
| Checkbox | Selectievakjes waaruit meerdere selecties kunnen worden gemaakt. Voer voor elke optie een waarde (bijv. 1) en een tekst in (bijv. voldoende). |
| Datum | Datumselectie |
| Standaard veld | Haal informatie op uit het gebruikersprofiel. Selecteer uit de keuzelijst welke informatie moet worden opgehaald. |
| Functie veld | Haal informatie op uit het functieprofiel. Selecteer uit de keuzelijst welke informatie moet worden opgehaald. |
| Toelichting | Plaats statische informatie op het formulier, bijvoorbeeld een tabel of invulinstructie. Kan verborgen worden op de PDF. |
| Bestand | Hiermee kun je een bestand toevoegen in een formulier. Toegestane bestandstypen zijn onder andere pdf, jpg, jpeg, png, doc, docx, xls, xlsx, ppt, pptx, msg en txt. |
| Sterrenbeoordeling | Deelnemer geeft een beoordeling in sterren (bijv. 1-5 sterren). Beschikbaar wanneer de instelling Inclusief sterrenbeoordeling is ingeschakeld op het formulier. |
| Bewijsstuk | Hiermee kun je een bewijsstuk toekennen vanuit een formulier. |
| Training Naam | De naam van de training waaraan het formulier gekoppeld staat, wordt ingeladen in het formulier. Alleen mogelijk met een trainingsformulier. |
| Training Aanvangstijd | De aanvangstijd van de uitvoering van de training waaraan het formulier gekoppeld staat, wordt ingeladen in het formulier. Alleen mogelijk met een trainingsformulier. |
| Training Eindtijd | De eindtijd van de uitvoering van de training waaraan het formulier gekoppeld staat, wordt ingeladen in het formulier. Alleen mogelijk met een trainingsformulier. |
| Training Hoofddocent | De naam van de hoofddocent (die gekoppeld staat aan de uitvoering) wordt ingeladen in het formulier. Alleen mogelijk met een trainingsformulier. |
| Training Vrije velden | De inhoud van de vrije trainingsvelden wordt ingeladen in het formulier (indien ingevuld). Alleen mogelijk met een trainingsformulier. |
| Voorliggend formulier | Velden uit een voorgaand (definitief) formulier kun je hiermee inladen. Voor elk veld dat je wilt inladen, maak je een voorliggend-formulierveld aan (bijvoorbeeld: doelstelling vorig jaar). |
Klik tot slot op Opslaan.
Instellen fase, breedte en volgorde
Je komt nu terug in het overzichtsscherm van de categorie. Hier zie je de velden die je hebt gekoppeld aan de categorie.
Kies nu voor elk veld in welke Fase het veld moet terugkomen en wat de Breedte van het veld is. Dit laatste bepaalt hoeveel velden er horizontaal naast elkaar kunnen worden geplaatst.
Sleep de velden in de juiste volgorde door je linkermuisknop over het icoon (pijl rechts van de breedte) ingedrukt te houden. Dit wordt automatisch opgeslagen.
Tabblad Beschikbaar
Op het tabblad Beschikbaar stel je in welke afdelingen toegang hebben tot het formulier.
Let op: Alle betrokken partijen moeten binnen deze afdelingen vallen.
Indien er niets is aangevinkt, is het formulier voor alle afdelingen beschikbaar. Wanneer je een afdeling aankruist, krijgt deze toegang tot het formulier en worden alle niet-aangekruiste afdelingen uitgesloten.
De structuur is hiërarchisch. Wanneer je op een hoofdafdeling een vinkje zet, geldt dit ook voor alle onderliggende afdelingen, tenzij je hier weer uitzonderingen maakt. Klik op het plus-icoon om de afdelingsstructuur uit te vouwen. Klik na het afronden op Opslaan.
Tabblad Uitrol en status
Op het tabblad Uitrol en status vind je een overzicht van alle uitgerolde formulieren. Filter eventueel op naam of op status van het formulier.
Klik op Uitrollen om het formulier direct naar één of meerdere gebruikers uit te rollen.
Selecteer de Afdeling en/of Functie waarvoor je het formulier wilt uitrollen. Standaard staat het vinkje Toon alleen gebruikers zonder formulier aan om gebruikers die dit formulier reeds hebben uit de zoekresultaten te filteren. Klik op Zoeken om de zoekresultaten te tonen.
Selecteer gebruikers door op de naam te klikken en ze van links naar rechts te verplaatsen. Klik op dezelfde wijze aan de rechterkant om gebruikers weer uit de selectie te halen. Klik op Toevoegen om het formulier voor deze gebruikers uit te rollen.
Let op: Bij deze uitrol worden geen notificaties verstuurd.
Aangezien het formulier aan de gebruiker hangt, hoeft het niet los voor manager/HRM/praktijkbegeleider te worden uitgerold.
Formulier opstarten, bewerken en goedkeuren
Door de gebruiker
Inhoud volgt.
Door de manager
Inhoud volgt.
Door HRM
De HR-medewerker vindt de formulieren onder het menu Acties > Formulieren HRM.
Het scherm van de HRM is onderverdeeld in drie tabbladen:
- Te accorderen formulieren: formulieren die geaccordeerd moeten worden door de gebruiker of een andere partij.
- Lopende formulieren: formulieren met de status gestart of aangemaakt die de gebruiker of een andere partij kan invullen.
- Voltooide formulieren: formulieren met de status gereed.
Klik op het:
- Vergrootglas-icoon om het formulier te lezen.
- Potlood-icoon om een formulier te openen en te bewerken. Klik dan op Concept opslaan om wijzigingen op te slaan, maar het formulier niet de accordering in te sturen. Klik op Definitief maken en versturen om de wijzigingen op te slaan en het formulier de accordering in te sturen.
- Prullenbak-icoon om het formulier te verwijderen.
- Pijl-icoon om het formulier te openen om te accorderen. Klik dan op Goedkeuren om het formulier goed te keuren. Klik op Afkeuren om het formulier af te keuren. Eventueel vul je hier een reden voor in. Het formulier gaat terug naar de invullende partij met deze reden.
- PDF-icoon om een PDF-bestand van het formulier te downloaden.
Formulier uitrollen (vanuit HRM)
Klik op de knop Formulier uitrollen om een formulier toe te voegen.
Kies een Afdeling, Functie en eventueel Maand in dienst en klik op Zoeken. Selecteer vervolgens de gebruiker en klik op Toevoegen.
Door de praktijkbegeleider
De praktijkbegeleider vindt de formulieren onder het menu Acties > Formulieren praktijkbegeleider.
Het scherm van de praktijkbegeleider is onderverdeeld in twee tabbladen:
- Actieve formulieren: formulieren waar een actie op wordt verwacht.
- Voltooide formulieren: formulieren met de status gereed.
Klik op het:
- Vergrootglas-icoon om het formulier te lezen.
- Potlood-icoon om een formulier te openen en te bewerken. Klik dan op Concept opslaan om wijzigingen op te slaan, maar het formulier niet de accordering in te sturen. Klik op Definitief maken en versturen om de wijzigingen op te slaan en het formulier de accordering in te sturen.
- Prullenbak-icoon om het formulier te verwijderen.
- Pijl-icoon om het formulier te openen om te accorderen. Klik dan op Goedkeuren om het formulier goed te keuren. Klik op Afkeuren om het formulier af te keuren. Eventueel vul je hier een reden voor in. Het formulier gaat terug naar de invullende partij met deze reden.
- PDF-icoon om een PDF-bestand van het formulier te downloaden.
Veelgestelde vragen
Kan ik een formulierdefinitie aanpassen nadat formulieren zijn uitgerold?
Ja, je kunt de formulierdefinitie aanpassen. Houd er rekening mee dat wijzigingen in fasen en velden alleen van toepassing zijn op nieuwe formulieren. Bestaande uitgerolde formulieren behouden de structuur waarmee ze zijn aangemaakt.
Wat gebeurt er als ik een fase toevoeg aan een formulierdefinitie die al in gebruik is?
Je kunt alleen fasen toevoegen aan een formulierdefinitie die nog niet in gebruik is. Zodra er formulieren zijn uitgerold, is het niet meer mogelijk om fasen toe te voegen of te verwijderen.
Hoe kan ik een definitief formulier verwijderen?
Een definitief formulier kun je niet rechtstreeks verwijderen. Lees het artikel Definitief gemaakte formulieren verwijderen voor de beschikbare opties.
Kan ik een formulier aan meerdere afdelingen tegelijk uitrollen?
Ja, op het tabblad Uitrol en status kun je meerdere gebruikers uit verschillende afdelingen selecteren en het formulier in één keer uitrollen.
Waar vind ik meer informatie over de rechten per fase?
De rechten per fase stel je in op het tabblad Fasen. Per fase bepaal je welke rollen mogen lezen, bewerken, accorderen, toevoegen en verwijderen.