Een herhalingstraining is een training die periodiek opnieuw gevolgd moet worden om een bewijsstuk geldig te houden. Denk bijvoorbeeld aan een BHV-training die elke twee jaar herhaald moet worden, of een veiligheidscertificaat dat jaarlijks vernieuwd wordt. Door een training als herhalingstraining in te stellen, zorg je ervoor dat alleen medewerkers die al in bezit zijn van het bijbehorende bewijsstuk zich kunnen inschrijven.
Voorwaarden
Voordat je een herhalingstraining kunt instellen, moet aan de volgende voorwaarden zijn voldaan:
- Er is een bewijsstukdefinitie aangemaakt met een geldigheid (verloopdatum). Zie Bewijsstukdefinitie aanmaken voor meer informatie.
- De bewijsstukdefinitie heeft de instelling Kan dit bewijsstuk verlopen? actief, met een geldigheidsduur in maanden of een vaste verloopdatum.
- Er is een trainingsdefinitie aangemaakt waaraan het bewijsstuk is gekoppeld onder de sectie Afronding.
Herhalingstraining activeren
Ga naar Planning > Trainingen > Trainingsdefinities en open de trainingsdefinitie die je als herhalingstraining wilt instellen.
Stappen
- Klik op de trainingsdefinitie om deze te bewerken.
- Ga naar het tabblad Gegevens.
- Scroll naar de sectie Instellingen.
- Vink de optie Herhalingstraining aan.
- Klik op Opslaan.
Wanneer je de optie Herhalingstraining activeert, geldt het volgende:
- Een medewerker kan zich alleen inschrijven voor deze training als hij of zij al in bezit is van het gekoppelde bewijsstuk.
- Medewerkers die het bewijsstuk nog niet hebben, kunnen zich niet inschrijven via de catalogus. Zij moeten de training eerst regulier volgen om het bewijsstuk te behalen.
Let op: Controleer of er een bewijsstuk is gekoppeld aan de trainingsdefinitie onder de sectie Afronding. Zonder gekoppeld bewijsstuk heeft de instelling Herhalingstraining geen effect.
Coulanceperiode instellen
Wanneer de instelling Herhalingstraining actief is, kun je optioneel een coulanceperiode instellen. Dit is de periode na het verlopen van het bewijsstuk waarin een medewerker zich nog kan inschrijven voor de herhalingstraining.
Stappen
- Open de trainingsdefinitie en ga naar de sectie Instellingen.
- Vink Herhalingstraining aan (als dit nog niet is gedaan).
- Vul bij Tussenliggende inschrijvingsperiode na verlopen bewijsstuk (maanden) het gewenste aantal maanden in.
- Klik op Opslaan.
| Waarde | Resultaat |
|---|---|
| Leeg of 0 | Geen coulanceperiode. Na het verlopen van het bewijsstuk kan de medewerker zich niet meer inschrijven. |
| Bijvoorbeeld 3 | De medewerker kan zich tot 3 maanden na het verlopen van het bewijsstuk nog inschrijven voor de herhalingstraining. |
Let op: Als je geen coulanceperiode instelt en het bewijsstuk is verlopen, kan de medewerker zich niet meer inschrijven. Overleg met je organisatie welke coulancetermijn wenselijk is.
Content verbergen na afronding
Bij herhalingstrainingen is het belangrijk dat medewerkers zich opnieuw kunnen inschrijven nadat ze de training eerder hebben afgerond. Standaard blijft de content van een afgeronde training zichtbaar als naslagwerk. Hierdoor beschouwt het systeem de training als "afgerond" en wordt herinschrijving geblokkeerd.
Om dit te voorkomen, activeer je de instelling Verberg content nadat deze training is afgerond.
Stappen
- Open de trainingsdefinitie en ga naar de sectie Instellingen.
- Vink Verberg content nadat deze training is afgerond aan.
- Vul het aantal dagen in waarna de content verborgen wordt.
- Klik op Opslaan.
Hoeveel dagen instellen?
| Optie | Aantal dagen | Resultaat |
|---|---|---|
| Direct opnieuw inschrijven | 0 | De medewerker kan zich direct na afronding opnieuw inschrijven. |
| Inschrijving opent bij herhalingsherinnering | Geldigheid bewijsstuk (in dagen) minus notificatietermijn (in dagen) | De training wordt beschikbaar voor herinschrijving op het moment dat de medewerker de herhalingsherinnering ontvangt. |
Voorbeeld: Een bewijsstuk is 12 maanden (365 dagen) geldig en de herhalingsherinnering wordt 2 maanden (60 dagen) van tevoren verstuurd. Stel dan het aantal dagen in op 305 (365 - 60). De training wordt dan beschikbaar voor herinschrijving op hetzelfde moment dat de medewerker de herinnering ontvangt.
Let op: Als je deze instelling niet activeert bij een herhalingstraining, kunnen medewerkers zich niet opnieuw inschrijven omdat de content permanent als naslagwerk bij afgeronde trainingen blijft staan.
Notificaties configureren
Om medewerkers tijdig te informeren dat hun bewijsstuk bijna verloopt en ze zich opnieuw moeten inschrijven, configureer je de bijbehorende notificaties.
Herhalingsherinnering instellen op het bewijsstuk
- Ga naar Planning > Bewijsstukken > Definities.
- Open de bewijsstukdefinitie die aan de herhalingstraining is gekoppeld.
- Controleer of Verstuur notificaties is aangevinkt.
- Vul bij Aantal maanden notificatie bewijsstuk verlopen in hoeveel maanden voor de verloopdatum de medewerker een herinnering ontvangt.
- Klik op Opslaan.
Notificatietype activeren
Ga naar Beheer > Algemeen beheer > Notificaties en controleer of het notificatietype Herhalingstraining beschikbaar actief is. Wanneer dit actief is, ontvangen medewerkers automatisch een melding wanneer hun bewijsstuk bijna verloopt en er een herhalingstraining beschikbaar is in de catalogus.
Samenvatting configuratiestappen
| Stap | Waar | Instelling |
|---|---|---|
| 1. Bewijsstuk met geldigheid | Planning > Bewijsstukken > Definities | Kan dit bewijsstuk verlopen? aanvinken en geldigheidsduur instellen |
| 2. Training koppelen aan bewijsstuk | Trainingsdefinitie > Gegevens > Afronding | Bewijsstuk selecteren |
| 3. Herhalingstraining activeren | Trainingsdefinitie > Gegevens > Instellingen | Herhalingstraining aanvinken |
| 4. Coulanceperiode (optioneel) | Trainingsdefinitie > Gegevens > Instellingen | Tussenliggende inschrijvingsperiode na verlopen bewijsstuk invullen |
| 5. Content verbergen | Trainingsdefinitie > Gegevens > Instellingen | Verberg content nadat deze training is afgerond aanvinken en dagen instellen |
| 6. Notificaties instellen | Bewijsstukdefinitie + Beheer > Notificaties | Notificatietermijn en Herhalingstraining beschikbaar activeren |
Veelgestelde vragen
Kan ik een herhalingstraining instellen voor alle trainingstypen?
Ja, de instelling Herhalingstraining is beschikbaar voor klassikale trainingen, e-learnings en combinatietrainingen. De instelling is niet beschikbaar voor de typen direct leren, om te lezen en om te kijken.
Wat als een medewerker het bewijsstuk nog niet heeft?
Een medewerker zonder het gekoppelde bewijsstuk kan zich niet inschrijven voor een herhalingstraining. De medewerker moet eerst het bewijsstuk behalen via de reguliere training.
Kan een manager een medewerker wel inschrijven als de medewerker zichzelf niet kan inschrijven?
Ja, een manager schrijft een medewerker in via het managementscherm. Dit omzeilt de controle op de zichtbaarheid van afgeronde content. De medewerker zelf ziet de training echter als "afgerond" en krijgt daardoor geen optie om zich opnieuw in te schrijven. Activeer daarom altijd de instelling Verberg content nadat deze training is afgerond.
Wat gebeurt er als het bewijsstuk verlopen is en er geen coulanceperiode is ingesteld?
De medewerker kan zich niet meer inschrijven voor de herhalingstraining. Je kunt dit oplossen door alsnog een coulanceperiode in te stellen op de trainingsdefinitie.
Hoe weet een medewerker dat het tijd is om de herhalingstraining te volgen?
Als de notificatie Herhalingstraining beschikbaar actief is en er een notificatietermijn is ingesteld op de bewijsstukdefinitie, ontvangt de medewerker automatisch een e-mailnotificatie wanneer het bewijsstuk bijna verloopt.