Trainingslocaties zijn de fysieke locaties waar klassikale trainingen plaatsvinden. Door locaties centraal te beheren, kun je deze eenvoudig koppelen aan uitvoeringen en een overzicht bijhouden van beschikbare ruimtes.
Voorwaarden
- Je hebt het recht Planning_Beheer_Trainingslocatie nodig om locaties te beheren.
Locaties bekijken
Ga naar Planning > Trainingen > Locaties om het overzicht van alle trainingslocaties te openen. In het overzicht zie je de naam, plaats, leverancier, eigenaar (indien ingeschakeld), adres, postcode, code en laatste wijzigingsdatum van elke locatie.
Je kunt het overzicht filteren op zoekwoord, plaats en leverancier.
Locatie aanmaken
- Ga naar Planning > Trainingen > Locaties.
- Klik op Locatie toevoegen.
- Vul de gewenste gegevens in (zie onderstaande veldtabel).
- Klik op Opslaan.
Velden
| Veldnaam | Omschrijving | Verplicht |
|---|---|---|
| Naam | De naam van de locatie. | Ja |
| Code | Een unieke code voor de locatie. Er wordt automatisch gecontroleerd of de code al in gebruik is. | Nee |
| Details | Aanvullende informatie over de locatie. Dit veld ondersteunt opmaak (rich text) en kan worden gebruikt in berichten en notificaties. | Nee |
| Informatie | Algemene informatie over de locatie. Dit veld ondersteunt opmaak (rich text). | Nee |
| Informatie docent | Informatie die specifiek bedoeld is voor de docent. Dit veld ondersteunt opmaak (rich text). | Nee |
| Contactpersoon | De naam van de contactpersoon op de locatie. | Nee |
| Telefoonnummer | Het telefoonnummer van de locatie of contactpersoon. | Nee |
| Adres | Het adres van de locatie. | Nee |
| Postcode | De postcode van de locatie. Bij het wijzigen van de postcode kunnen de coördinaten automatisch worden bijgewerkt. | Nee |
| Plaats | De plaatsnaam. | Nee |
| Provincie | De provincie of regio. | Nee |
| Land | Het land waar de locatie zich bevindt. | Nee |
| Coördinaten bijwerken | Vink dit aan om de coördinaten opnieuw te laten bepalen op basis van de postcode. | Nee |
| Latitude | De breedtegraad van de locatie (numeriek). | Nee |
| Longitude | De lengtegraad van de locatie (numeriek). | Nee |
| Leverancier | De leverancier die aan de locatie is gekoppeld. Dit veld is alleen zichtbaar als je geen leveranciersgebruiker bent. | Nee |
| Eigenaar | De eigenaar van de locatie. Dit veld is alleen zichtbaar als de portalinstelling voor eigenaar actief is. | Nee |
Locatie bewerken
- Ga naar Planning > Trainingen > Locaties.
- Klik op het bewerkicoon naast de locatie die je wilt wijzigen.
- Pas de gewenste gegevens aan.
- Klik op Opslaan.
Locatie opslaan als kopie
- Open de locatie via het bewerkicoon.
- Klik op Kopie opslaan.
Er wordt een nieuwe locatie aangemaakt met dezelfde gegevens. De naam van de kopie krijgt automatisch het achtervoegsel "- copy".
Locatie deactiveren
- Ga naar Planning > Trainingen > Locaties.
- Selecteer een of meer locaties via de checkboxes in de lijst.
- Klik op Deactiveren.
De geselecteerde locaties worden op inactief gezet en zijn niet meer beschikbaar bij het aanmaken van nieuwe uitvoeringen. Bestaande uitvoeringen op deze locaties blijven ongewijzigd.
Let op: Om gedeactiveerde locaties te bekijken, klik je op Toon inactieve bovenaan de lijst. Vanuit die weergave kun je locaties opnieuw activeren door ze te selecteren en op Activeren te klikken.
Locatie verwijderen
- Ga naar Planning > Trainingen > Locaties.
- Klik op het verwijdericoon naast de locatie die je wilt verwijderen.
- Bevestig de verwijdering.
Let op: Als de locatie gekoppeld is aan toekomstige uitvoeringen, wordt in de bevestiging getoond hoeveel toekomstige uitvoeringen er zijn. De locatie wordt dan als verwijderd gemarkeerd (soft delete).
Veelgestelde vragen
Kan ik een locatie verwijderen die aan uitvoeringen is gekoppeld?
Ja, maar je krijgt een waarschuwing met het aantal toekomstige uitvoeringen dat aan de locatie gekoppeld is. Na bevestiging wordt de locatie als verwijderd gemarkeerd.
Wordt de capaciteit van een locatie gecontroleerd bij het inschrijven?
Er is geen capaciteitsveld op locatieniveau. Het maximale aantal deelnemers wordt bepaald op het niveau van de uitvoering.
Wat is het verschil tussen de velden Details en Informatie?
Het veld Details wordt gebruikt in berichten en notificaties (bijvoorbeeld bevestigingsmails). Het veld Informatie bevat algemene informatie over de locatie die niet automatisch in berichten wordt opgenomen.
Worden coördinaten automatisch ingevuld?
Wanneer je een postcode invult of wijzigt en de checkbox Coördinaten bijwerken is aangevinkt, probeert het systeem automatisch de latitude en longitude te bepalen op basis van de postcode.
Wat doet het veld Leverancier?
Met het veld Leverancier kun je een locatie koppelen aan een externe trainingsaanbieder. Dit is handig als je locaties beheert die door verschillende leveranciers worden aangeboden. Dit veld is niet zichtbaar voor leveranciersgebruikers.