Trainingsaanvragen keuren
Trainingsaanvragen kunnen gekeurd worden door de HR-medewerker. De HR-medewerker wordt na het inloggen in het systeem direct naar de aanvragen-pagina geleid indien er nog openstaande aanvragen van medewerkers zijn.
Ga naar Acties - HRM - Trainingsaanvragen keuren HRM om de trainingsaanvragen in te zien.
De pagina Goedkeuring HRM bestaat uit twee tabbladen:
- Te keuren aanvragen: Alle openstaande aanvragen
- Gekeurde aanvragen: Alle reeds gekeurde aanvragen
Indien je het recht hebt om trainingsaanvragen van andere HR-medewerkers over te nemen dan vind je bovenaan beide tabbladen een filter Toon aanvragen van. Selecteer de HR-medewerker waarvan je de aanvragen wil inzien. Standaard zie je de aanvragen van je eigen medewerkers.
Boven de tabellen vind je knoppen om de kolommen in de tabel vast te stellen, het aantal regels per pagina aan te passen en om de gegevens in de tabel te exporteren naar verschillende bestandsformaten, bijvoorbeeld Excel.
Klik in de tabel Te keuren aanvragen HRM dan wel Te keuren maatwerkaanvragen HRM op het vergrootglas-icoon om een individuele aanvraag te openen en te keuren. Je ziet diverse gegevens m.b.t. de training zoals omschrijving, prijs en eventueel een opmerking/reden van de deelnemer.
Klik op Goedkeuren om de aanvraag goed te keuren. De medewerker ontvangt een bevestiging van de definitieve inschrijving (tenzij de manager ook nog moet goedkeuren).
Klik op Afkeuren om de aanvraag af te keuren. Geef eventueel een reden op voor het afkeuren. Deze wordt kenbaar gemaakt aan de medewerker.
In de tabel met te keuren aanvragen zijn ook selectievakjes. Gebruik deze om meerdere aanvragen tegelijk te keuren. Vink de aanvragen aan en klik op Verder. Gebruik het bovenste selectievakje om alle aanvragen te selecteren.
In het pop-up venster zie je nu alle geselecteerde aanvragen onder elkaar. Keur deze gezamenlijk goed/af. Let op: Het is in dit overzicht alleen mogelijk alle aanvragen goed/af te keuren. Er is geen combinatie mogelijk. Ga hiervoor naar de losse aanvragen.
Op het tabblad Gekeurde aanvragen vind je de gekeurde aanvragen terug, uitgesplitst op status. Klik op het vergrootglas-icoon om een aanvraag te openen.
Mijn afdelingen
De HR-medewerker kan de toegewezen afdelingen in de Academy inzien en hier verschillende gegevens over opvragen en in sommige gevallen toevoegen of aanpassen.
Ga naar Acties - HRM - Mijn afdelingen. Selecteer eerst een Afdeling om weer te geven.
Er wordt een weergave gemaakt van de afdeling in de tegelweergave. Op de tegel vind je de naam, functie en compliancy-samenvatting van de medewerker. Het percentage dat iemand compliant is wordt berekend door te kijken naar de bewijsstukken die de medewerker in zijn/haar bezit heeft afgezet tegen de benodigde bewijsstukken.
Klik op de knop Lijstweergave om te wisselen naar een lijstweergave van de medewerkers.
Klik op een tegel of op de knop Bekijken om het profiel van de medewerker te openen.
Afhankelijk van de autorisaties en modules die binnen de organisatie worden gebruikt vind je hieronder de volgende tabbladen en functionaliteiten:
Gegevens
Alle gegevens die bekend zijn van een medewerker, veelal onderhouden door een koppeling met een HR-systeem. Onderaan de pagina is een tabel Lopende trainingen waarin je de lopende trainingen van de medewerker ziet.
Aanvragen
Alle aanvragen die nog openstaan of zijn afgekeurd. Ook zijn wachtkamer-inschrijvingen hier te vinden. Klik op het vergrootglas-icoon om een aanvraag te openen.
Bekwaamheid
Alle benodigde bewijsstukken op basis van de functie van de medewerker inclusief de status hiervan. Klik op het pijl-icoon in de laatste kolom om direct naar de catalogus te gaan om de medewerker aldaar in te schrijven voor een training om dit bewijsstuk te behalen.
Gebruik de knop Wissel functie om de benodigde bewijsstukken van een andere functie in te laden. De status wordt bijgewerkt.
Trainingen
Alle lopende trainingen, afgeronde trainingen en indien van toepassing de trainingen die voor het teamlid op de Jaarplanning staan. Klik op knop Jaarplanning bewerken om trainingen toe te voegen of te verwijderen op de jaarplanning van de medewerker.
Bewijsstukken
Alle behaalde bewijsstukken van de medewerker inclusief de status hiervan. Klik op het pijl-icoon in de laatste kolom om direct naar de catalogus te gaan om de medewerker aldaar in te schrijven voor een training om dit bewijsstuk te vernieuwen. Klik op het download-icoon om het certificaat te downloaden. Klik op het potlood-icoon om het bewijsstuk te bewerken. Klik op het prullenbak-icoon om het bewijsstuk te verwijderen. N.B. De beschikbaarheid van deze opties kan conform de instellingen per bewijsstuk verschillen.
Klik op de knop Toon oude bewijsstukken om oude bewijsstukken (oudere versies van reeds vernieuwde bewijsstukken) te tonen. Klik op Handmatig bewijsstuk toevoegen om een bewijsstuk toe te kennen aan het teamlid. Selecteer het toe te kennen bewijsstuk, de datum behaald en eventueel een bestand als bijlage.
Kennis & vaardigheden
Alle behaalde niveaus op kennis & vaardigheden-items. Klik op Toevoegen om een nieuw niveau toe te kennen. Selecteer eerst de Categorie. Kies vervolgens het Kennis & vaardigheden- item. Selecteer hierna het vastgestelde Niveau. Pas eventueel de Datum aan en geef een Toelichting. Klik na het bewerken op Opslaan.
PE-registratie
Alle behaalde PE-punten van de medewerker. Gebruik de filters bovenaan de pagina om binnen een bepaalde periode te zoeken naar registraties. Klik op Zoek om de filter toe te passen. Klik op het download-icoon om de bijlage bij de registratie te downloaden. Klik op het potlood-icoon om een registratie te bewerken. Klik op het prullenbak-icoon om een registratie te verwijderen. Klik op de knop Toevoegen om een nieuwe registratie toe te voegen. Selecteer in ieder geval een Naam, Methode, PE-aandachtsgebied, Tijd - Uren, Tijd - Minuten en Punten. De overige velden zijn optioneel.
Budget
Al het toegekende en gebruikte budget, gesorteerd per budgetjaar. Klik op het vergrootglas-icoon om per jaar de status van het budget te bekijken.
Formulieren
Alle formulieren die voor de medewerker zijn aangemaakt, onderverdeeld in tabellen op basis van status, respectievelijk:
- Te accorderen formulieren: Formulieren met de status In accordering. Moeten door een partij geaccordeerd worden.
- Lopende formulieren: Formulieren met de status Gestart of Aangemaakt. Formulieren liggen bij een partij ter bewerking.
- Voltooide formulieren: Formulieren met de status Gereed. Zijn door alle bewerkingen en accorderingen heen.
Klik op het vergrootglas-icoon om een leesbare versie van het formulier in te zien. Klik onderaan deze pagina op Genereer PDF om hier een pdf-versie van te downloaden. Deze versie bevat ook informatie die nog niet definitief is.
Klik op het PDF-icoon om een pdf-versie van het formulier met alle definitieve informatie te downloaden.
Klik op het potlood-icoon om het formulier te openen en te bewerken.
Klik op het prullenbak-icoon om het formulier te verwijderen.
Benodigde bewijsstukken
Alle benodigde bewijsstukken op basis van functie(groep), project(rol) en/of persoonlijk. Bewerk de persoonlijk benodigde bewijsstukken via de zogenaamde picklist. Selecteer een bewijsstuk door aan de linkerkant van de lijst op de naam van het bewijsstuk te klikken. Het verschuift dan naar rechts en zal worden toegevoegd. Haal bewijsstukken uit de lijst door aan de rechterkant op de naam van het bewijsstuk te klikken. Het verschuift dan naar de linkerkant van de lijst. Klik op Opslaan om de wijzigingen op te slaan.
Benodigde kennis & vaardigheden
Alle benodigde kennis & vaardigheden op basis van functie(groep), project(rol) en/of persoonlijk.
Wanneer bij een item het bolletje staat gemarkeerd onder Nee met de waarde N.v.t. dan is dit item niet vereist voor de gebruiker. Indien het item wel vereist is klik dan op het open bolletje bij het vereiste niveau. Dit niveau wordt gekoppeld als vereiste voor de gebruiker. Klik na het bewerken op Opslaan. De pagina wordt ververst.
Je kunt het overzicht in dit scherm snel kwijtraken indien je veel verschillende items in de databank hebt. Je kunt twee hulpmiddelen gebruiken om het overzicht te bewaren:
- De filter Categorie boven de selectietabel. Hiermee worden alleen items van een bepaalde categorie getoond.
- De knop Verberg ongebruikt onder de selectietabel. Hiermee worden alleen items waar een niveau is geselecteerd getoond.
Aanwijzingen
Alle behaalde en te behalen aanwijzingen van de medewerker.
Ervaring
Alle ingevoerde ervaringen van de medewerker.
Klik op het vergrootglas-icoon om de ervaring in te zien. Klik op het potlood-icoon om de ervaring te bewerken. Klik op het prullenbak-icoon om de ervaring te verwijderen.
Klik op de knop Toevoegen om een nieuwe ervaring toe te voegen. Geef de ervaring een Naam. Geef eventueel ook een datumbereik en een omschrijving van de ervaring. Klik hierna op Volgende. In deze stap zie je alle gedefinieerde labels. Selecteer de labels die van toepassing zijn en klik op Volgende. Vul in deze stap de waarden in voor de geselecteerde labels. Klik op Volgende. Voeg eventueel één of meerdere bestanden toe en klik op Opslaan.
Autorisatie (alleen voor vliegtuig industrie)
Alle behaalde autorisaties van de medewerker.
Klik op het potlood-icoon om de autorisatie te bewerken. Klik op het prullenbak-icoon om de autorisatie te verwijderen. Klik op het vergrootglas-icoon om de status van de onderliggende benodigde bewijsstukken voor deze autorisatie te bekijken.
Klik op Handmatig autorisatie toevoegen om een autorisatie toe te voegen. Selecteer eerst het Bewijsstuk. Kies vervolgens een Rating en Limitatie indien van toepassing. Geef de Datum behaald op. Geef eventueel nog een bewijsstuknummer en een bestandsupload mee en klik op Opslaan.
Gebruiker Zoeken
Afhankelijk van de ingestelde velden in het Filter Gebruiker zoeken worden de filtervelden getoond aan de HRMer.
Voer een zoekterm in en klik op de knop Zoek.
Met de tekens %% in een filterveld zoek je alle records op.
Ook is hier de knop Toevoegen nieuwe gebruiker beschikbaar. (zie Gebruiker Toevoegen)
Gebruiker Toevoegen
De rol HRM heeft de mogelijkheid om gebruikers toe te voegen via de knop Toevoegen nieuwe Gebruiker
Afhankelijk van de velden die zijn ingesteld op de specifieke HRM rechtengroep. (zie rechtengroep van type HRM) worden velden zichtbaar en bewerkbaar.
De Inlognaam wordt gegenereerd op basis van de instellingen in de Portal instellingen.
Er worden dus alleen velden getoond die zijn ingesteld.
Voer de velden in en klik op de knop Opslaan of de knop Toepassen.
Formulieren HRM
De HR-medewerker vindt de formulieren onder het menu Acties – Formulieren HRM.
Het scherm van de HR-medewerker is onderverdeeld in 2 tabellen:
- Te accorderen formulieren: formulieren die geaccordeerd moeten worden door de HR-medewerker of een andere partij.
- Lopende formulieren: formulieren met de status gestart of aangemaakt die de HR-medewerker of een andere partij kan invullen.
Formulieren met de status gereed komen terecht op het tabblad Voltooide formulieren.
Klik op het:
- Vergrootglas-icoon om het formulier te lezen.
- Potlood-icoon om een formulier te openen en te bewerken. Klik dan op Concept opslaan om wijzigingen op te slaan, maar het formulier niet de accordering in te sturen. Klik op Definitief maken en versturen om de wijzigingen op te slaan en het formulier de accordering in te sturen.
- Prullenbak-icoon om het formulier te verwijderen.
- Pijl-icoon om het formulier te openen om te accorderen. Klik dan op Goedkeuren om het formulier goed te keuren. Klik op Afkeuren om het formulier af te keuren. Eventueel vul je hier een reden voor in. Het formulier gaat terug naar de invullende partij met deze reden.
- PDF-icoon om een PDF-bestand van het formulier te downloaden.
Klik op de knop Toevoegen om een formulier toe te voegen voor een teamlid en dit direct te bewerken. Selecteer hiervoor een Gebruiker en een Formulier en klik op Volgende.
Let op: de teksten op de knoppen Concept opslaan, Definitief maken en versturen, Goedkeuren en Afkeuren kunnen variëren afhankelijk van de instellingen van het specifieke formulier.