Als gebruiker in de Academy heb je maximaal de beschikking over de volgende menu's:
- Home
- Catalogus
- Mijn trainingen
- Mijn e-learning
- Mijn profiel
- Links
Welke menu's precies zichtbaar zijn is afhankelijk van de portalinstellingen en rechten van de gebruiker.
Home
Het menu Home kan bestaan uit:
- drie tabbladen met tekst
- een weergave van een webpagina die door je organisatie zelf of door PlusPort is ontwikkeld
3 Tabbladen
De homepagina bestaat uit drie tabbladen. Deze tabbladen worden gevuld door de Beheerder. Naast tekst kunnen er ook plaatjes, filmpjes of HTML worden geplaatst.
Link naar startpagina
De homepagina bestaat uit een zelfgemaakte pagina. Deze pagina kan overal staan (intranet/website) en wordt ingeladen alsof deze een pagina van de PlusPort Academy is. Het grote voordeel hiervan is dat je het beheer van deze pagina makkelijk bij andere mensen kan laten liggen.
Onder portalgegevens wordt door de beheerder een link naar een webpagina ingesteld.
Catalogus
In dit scherm kan een gebruiker trainingen zoeken en zich daarvoor inschrijven. Als er voor een training nog geen uitvoeringen gepland zijn, of wanneer de geplande data voor de deelnemer niet schikken, kan de gebruiker zich inschrijven voor de wachtkamer. Zodra er een uitvoering van die training gepland wordt, ontstaat de mogelijkheid om definitief in te schrijven.
Training zoeken
Het zoeken van een training gaat als volgt:
- Klik in de menubalk op Catalogus
- Zoek door te klikken op een categorie, of vul zoekcriteria in en klik op Zoeken
Na het zoeken van de training zie je de zoekresultaten. Je hebt hier ook de mogelijkheid je zoekopdracht nog verder te specificeren op basis van bijvoorbeeld bewijsstuk, functie of kennis en vaardigheden.
Door te klikken op Bekijk deze training voor de training zie je de detailinformatie van de training.
Inschrijven voor een klassikale training
Bij het klikken op Bekijk deze training gaat het inschrijvingsproces lopen. De eerste stap in dit proces is het kiezen van de juiste uitvoering. De beschikbare data staat hier, klik op de knop Inschrijven achter de datum dat je kan.
Kan je op de getoonde data niet, maar wil je wel je interesse in deze training vastleggen? Klik dan op Plaats mij in de wachtkamer. Hierdoor kan je op de hoogte gehouden worden door het systeem over nieuw geplande uitvoeringen.
Na het klikken op Inschrijven bij een uitvoering, kom je bij het volgende scherm: de bevestiging. Hier staat nog een keer alle informatie samengevat. Indien jouw organisatie hier gebruik van maakt, kan je ook nog een opmerking toevoegen, die een manager of HRM ziet bij het keuren van de eventuele aanvraag. De opmerking is ook zichtbaar in de deelnemerslijst van de training. Klik op Bevestigen om de aanvraag te voltooien.
Inschrijven voor een digitale training
- Indien een training een digitale training betreft, staat er bij Catalogus 'Inschrijven voor deze digitale training'.
- Omdat een digitale training niet op een bepaalde datum plaatsvindt, krijg je na het klikken maar één inschrijfoptie te zien.
- Klik op Inschrijven om je voor de digitale training in te schrijven. Na het bevestigen is de digitale training direct beschikbaar onder het menu Mijn e-learning.
- De e-learning is ook terug te vinden via Mijn trainingen, door te klikken op de vergrootglas icoon voor de training onder het kopje Lopende trainingen.
Inschrijven in de wachtkamer
Als er geen uitvoering gepland staat, of als je niet kan op de geplande uitvoeringen, dan kan je je inschrijven voor de wachtkamer van de training. Op deze manier kan je op de hoogte gehouden worden als er nieuwe uitvoeringen gepland worden.
Bij het inschrijven in de wachtkamer krijg je de notificatie 'Inschrijving wachtkamer naar deelnemer' ter bevestiging.
Bij het plannen van een nieuwe uitvoering krijg je de notificatie 'Nieuwe uitvoering gepland aan deelnemers wachtkamer' opgestuurd. Je wordt dus automatisch op de hoogte gehouden van nieuwe uitvoeringen wanneer je in de wachtkamer van een training staat.
Inschrijven met goedkeuring
Voor elke training kan een goedkeuringsslag ingesteld worden. Dit houdt in dat de hrm medewerker en/of manager van de gebruiker toestemming moet geven. Tot deze goedkeuring gedaan is, wordt er een plek in de training gereserveerd.
Bij een inschrijving met goedkeuring worden de volgende notificaties verstuurd:
- Bevestiging inschrijving in afwachting van goedkeuring aan deelnemer
- Inschrijving goedkeuren door hrm
- Inschrijving goedkeuren door manager
Zodra de inschrijving is goedgekeurd, wordt de notificatie 'Inschrijving goedgekeurd naar deelnemer' verstuurd. Als de inschrijving wordt afgekeurd, dan wordt de notificatie 'Inschrijving afgekeurd naar deelnemer' verstuurd.
Maatwerktraining
Als je een training zoekt die niet in de catalogus staat, of als je wilt inschrijven voor een training die je niet kan vinden, dan bestaat de mogelijkheid om een maatwerkaanvraag te doen. Een maatwerkaanvraag houdt in dat je een formulier invult met de gegevens die je weet over de training die je wilt volgen. Dit formulier wordt verstuurd naar de beheerder van de portal of naar de eigenaar (indien ingesteld).
Voer eerst je zoekterm in bij Zoek een training. Staat de gewenste training niet tussen de zoekresultaten? Klik dan links onderin op Maatwerktraining aanvragen.
Vul het formulier Maatwerk aanvraag in. Als je klaar bent, klik je op Versturen.
De optie Maatwerktraining aanvragen is alleen beschikbaar als deze optie in het menu Instellingen is aangezet.
Indien een maatwerkaanvraag is afgekeurd door een manager of HRM'er, dan verschijnt deze onder het tabblad Aanvragen, sectie Afgewezen maatwerkaanvragen.
Door te klikken op de knop Bekijken, wordt het formulier geopend. Het is nu mogelijk om de aanvraag aan te passen en opnieuw in te dienen.
Klik op de knop Opnieuw indienen.
Gebruiker komt in het reeds ingevoerde formulier. Na het wijzigen kan vervolgens op de knop Opslaan worden geklikt. De aanvraag wordt opnieuw ingediend!
Mijn trainingen
Op de pagina Mijn trainingen vind je als gebruiker informatie over lopende en afgeronde trainingen.
Knop verwijderen: Wanneer je als gebruiker het recht hebt om je uit te schrijven voor een training, dan staat er een prullenbakje bij. Door hier op te klikken kan je een inschrijving annuleren.
Vergrootglas: Door te klikken op het vergrootglas krijg je alle detailinformatie van de training te zien.
Aanvragen
Op het tabblad Aanvragen vind je als gebruiker informatie over de status van aangevraagde trainingen.
Onder Lopende aanvragen vind je alle trainingsaanvragen die je recent hebt gedaan. Indien toegestaan kan je een aanvraag verwijderen door op het prullenbakje te klikken.
Onder Wachtkamer zie je trainingen waarvoor je in de wachtkamer staat ingeschreven. Je kan vanuit hier inschrijven voor nieuw geplande uitvoeringen voor trainingen waarvoor je in de wachtkamer staat, door te klikken op het vergrootglas icoon naar de details te gaan en op de knop Inschrijven te klikken.
Onder afgekeurde aanvragen staan de trainingsaanvragen die een HRM-er of manager heeft afgekeurd.
Indien er gebruik gemaakt wordt van het jaarplanningsonderdeel, kan er nog een extra deel in dit scherm bijkomen: 'Jaarplanning'. Dit zijn de trainingen die in de jaarplanning zijn opgenomen. Door te klikken op de gele pijl achter de training kan je je direct voor de betreffende training aanmelden.
Jaarplanning
Als er voor de gebruiker een jaarplanning gemaakt is, en deze jaarplanning is definitief, dan komt er bij de gebruiker een extra tabblad bij: 'Jaarplanning'.
In dit tabblad ziet de gebruiker de verschillende trainingen die voor hem gepland zijn. Door te klikken op de knop Inschrijven gaat de gebruiker direct naar zoeken & inschrijven. Hier is dan alleen deze training geselecteerd.
Mijn e-learning
Mijn e-learning geeft een overzicht van de e-learning waar jij voor bent ingeschreven. E-learning kan op een aantal manieren beschikbaar worden voor een gebruiker:
- door te zijn ingeschreven voor een digitale of blended training
- door lid te zijn van een contentgroep
- door het hebben van een functie waaraan een contentgroep is gekoppeld
- door lid te zijn van een rechtengroep waaraan een contentgroep is gekoppeld
De status van de e-learning is te zien aan de kleur; Rood betekent nog niet begonnen, Oranje is gestart maar nog niet afgerond en groen betekend afgerond. Let op: dit geldt alleen als dit voor jouw portal zo is ingesteld.
Binnen de digitale content zijn er diverse soorten links te openen. Naast links naar websites, pdf-formulieren of overig materiaal dat te bezichtigen is via internet, kan een gebruiker ook e-learning (bijvoorbeeld SCORM compatible) content bekijken. Ook is het mogelijk om toetsen of beoordelingen te maken.
Mijn toetsresultaten
Mijn resultaten geeft een overzicht van de digitale items en het behaalde resultaat. Indien beschikbaar kan je hier ook de resultaten van gemaakte examens inzien. Een vergrootglas icoon voor een item betekent dat het item is afgerond. Een potloodje opent een niet afgerond item op de plaats waar je gebleven bent.
Onder 'Mijn toetsresultaten' vind je alle items die zijn aangemerkt als toets of examen.
Mijn profiel
Het profiel van de gebruiker bestaat uit maximaal elf tabbladen. De beheerder van de portal bepaalt welke van deze tabbladen gezien kunnen worden door de gebruiker.
- Dashboard
- Mijn profiel
- Gegevens
- Aanvragen
- Bekwaamheid
- Bewijsstukken
- Kennis & vaardigheden
- Ervaring
- Accreditatie
- Budget
- Formulieren
Tabblad Mijn profiel
Op het tabblad Mijn profiel vind je als gebruiker drie secties met informatie: Persoonlijke gegevens, zakelijke gegevens en lopende trainingen.
Persoonlijke en zakelijke gegevens
De persoonlijke en zakelijke gegevens komen uit het profiel. Alleen informatie die gevuld is wordt getoond.
Bewerken
De beheerder bepaalt of je als gebruiker informatie zelf mag wijzigen. De velden die bewerkt mogen worden vind je onder de knop Bewerken.
Lopende trainingen
Dit onderdeel is alleen zichtbaar als er een training gepland is. Door te klikken op het vergrootglas icoon verschijnen de trainingsdetails (Gegevens, Onderdelen, Statusverloop en Documenten).
Tabblad Aanvragen
Op het tabblad Aanvragen vind je als gebruiker informatie over de status van aangevraagde trainingen.
Onder Lopende aanvragen vind je alle trainingsaanvragen die je recent hebt gedaan. Indien toegestaan kan je een aanvraag verwijderen door op het rode kruis te klikken.
Onder Wachtkamer zie je trainingen waarvoor je in de wachtkamer staat ingeschreven. Je kan je vanuit hier inschrijven voor nieuw geplande uitvoeringen voor trainingen waarvoor je in de wachtkamer staat, door te klikken op de knop Data & inschrijven.
Onder Afgekeurde aanvragen staan de trainingsaanvragen die een hrm medewerker of manager heeft afgekeurd.
Indien er gebruik gemaakt wordt van het jaarplanningsonderdeel kan er nog een extra deel in dit scherm bijkomen: 'Jaarplanning'. Dit zijn de trainingen die in de jaarplanning zijn opgenomen. Door te klikken op de gele pijl achter de training kan je je direct voor de betreffende training aanmelden.
Tabblad bekwaamheid
Op het tabblad bekwaamheid vind je informatie over benodigde en aanvullend benodigde bewijsstukken en benodigde Kennis en vaardigheden op basis van je functie(groep), persoonlijk benodigd en project/rol.
Door te klikken op de knop Functieomschrijving kan je de omschrijving van de functie bekijken. Let op: deze knop is alleen beschikbaar als de functieomschrijving door de beheerder is ingevuld.
Door te klikken op de knop Wissel functie kan je kijken hoe je er met je huidige set behaalde bewijsstukken en kennis en vaardigheden voor staat om door te groeien naar een andere functie. Voor deze functie zijn wel aparte rechten nodig die alleen een beheerder kan toewijzen.
Om de knop Wissel functie beschikbaar te maken heeft de gebruiker het recht 'Gebruiker_Functie_Wijzigen' nodig.
Bewijsstukken
Onder benodigde bewijsstukken staan alle bewijsstukken die als benodigd gekoppeld zijn aan je functie, of aan jou zelf. Indien je dit bewijsstuk al behaald hebt dan staan de gegevens hiervan er ook bij vermeld. Naast de kolom Inschrijven staat een groen vinkje als dit bewijsstuk geldig is en een rood kruisje als deze niet behaald of verlopen is. Via de kolom inschrijven kan je direct op zoek gaan naar een training waarmee je het betreffende bewijsstuk kan behalen.
Kennis & vaardigheden
Onder Kennis en vaardigheden staan alle kennis en vaardigheden die als benodigd gekoppeld staan aan je functie. In de kolom Niveau staan de niveaus die je kan behalen, het eerste groene vakje geeft het benodigde niveau aan. Als bij jou een niveau is vastgesteld staat een vinkje in het betreffende veld. Ook hier geldt dat je direct kan zoeken naar een training om het niveau te halen door te klikken op de gele pijl.
Door middel van de knop Toon grafiek (onder aan de pagina) kan een grafische weergave van benodigde en behaalde competenties worden opgeroepen. Hierdoor is in een oogopslag te zien waar je je nog verder moet ontwikkelen.
Tabblad Bewijsstukken
Op het tabblad Bewijsstukken vind je informatie over alle door jou behaalde bewijsstukken. Deze kunnen handmatig zijn toegevoegd of behaald via een training. De bewijsstukken staan per categorie gesorteerd.
In de laatste kolom staat een vinkje als het bewijsstuk nog geldig is en een kruisje als het bewijsstuk verlopen is. Een oranje vinkje geeft aan dat het bewijsstuk nog geldig is, maar binnenkort gaat verlopen. Het vinkje wordt oranje nadat de notificatie 'Herinnering verlopend bewijsstuk naar deelnemer' verstuurd is. Je wordt dus automatisch op de hoogte gehouden van het verlopen van je bewijsstuk.
De verlooptijd is afhankelijk van de standaardinstelling van je portal en kan ook per bewijsstuk ingesteld worden.
Als er een PDF bestand van het bewijsstuk beschikbaar is, dan is deze te downloaden door op de groene pijl in de eerste kolom te klikken.
Oude bewijsstukken die zijn vernieuwd, zijn standaard onzichtbaar. Om de oude bewijsstukken zichtbaar te maken, klik je op Toon oude bewijsstukken.
Sommige bewijsstukken mag je zelf toevoegen. Klik daarvoor op Handmatig bewijsstuk toevoegen. Welke bewijsstukken je hier kan selecteren, wordt door de beheerder bepaald.
Tabblad Kennis & Vaardigheden
Op het tabblad Kennis en vaardigheden vind je informatie over alle door jou verworven Kennis en vaardigheden. Deze zijn handmatig toegevoegd of verworven via een training.
Door te klikken op het vergrootglas voor de kennis of vaardigheid kan de omschrijving getoond worden. De pop-up toont de historie.
Tabblad Ervaring
In dit tabblad kun je ervaring toevoegen die je hebt verkregen tijdens je werk-en schoolcarrière. Als je een ervaring Toevoegt kun je de naam (korte omschrijving) invullen, de datum van en tot wanneer je de ervaring had, en een gedetailleerde beschrijving van de ervaring.
Vervolgens kun je selecteren wat voor soort ervaring je hebt gehad uit een set voorgeselecteerde velden, welke in detail kunnen worden ingevuld nadat je volgende hebt geklikt. Als je klaar bent, klik Opslaan.
In het overzicht kun je ervaringen bekijken (door het vergrootglas), een ervaring bewerken (door het potloodje) en verwijderen (door het kruisje).
Tabblad Accreditatie
Op het tabblad Accreditatie kan je zien hoeveel accreditatiepunten je behaald hebt. De accreditatiepunten kunnen behaald worden door een training af te ronden waar deze punten aan gekoppeld zijn.
Daarnaast worden de aanwezige uren, de geplande uren, de accreditatietijd en accreditatiepunten getoond. Het geheel wordt per jaar gegroepeerd.
Indien je beschikt over de juiste rechten, dan kan je op het tabblad Mijn Accreditatie zelf accreditatiepunten toekennen door op de knop Toevoegen te klikken.
Hierna moet je de volgende velden invoeren:
Naam - De naam van de activiteit
Omschrijving - Een omschrijving van de activiteit
Methode - De methode die je hebt gebruikt
Werkgebied - Binnen welk werkgebied zijn deze punten behaald
Bestand - Voeg hier (indien mogelijk) een bijlage bij als bewijsstuk
Tijd - De Accreditatietijd
Punten - De behaalde accreditatiepunten
Datum behaald - De datum waarop deze activiteit heeft plaatsgevonden
Klik op Opslaan om te bevestigen.
Tabblad Budget
Op het tabblad budget zie je, per jaar gegroepeerd, wat je budget bedraagt en hoeveel er reeds van dit budget afgeschreven is.
Naast het budget en kosten kun je ook de verplichtingen zien. Deze verplichtingen zijn trainingen die in jouw jaarplanning staan.
Tabblad Mijn formulieren
Op het tabblad Formulieren vind je formulieren terug, zoals een POP Formulier of een beoordelingsformulier. Formulieren zijn alleen terug te vinden indien dit door jouw beheerder van de portal is ingesteld.
Links
Op deze pagina vind je links naar verschillende internetpagina's of bestanden. Klik op het vergrootglas icoon om een link te openen.
Welke links een gebruiker te zien krijgt, is door de beheerder in te stellen. Een beheerder kan instellen voor welke rechtengroepen een link zichtbaar moet zijn. Zo kan je eenvoudig voor bepaalde rechtengroepen/functies links zichtbaar maken.
Wachtwoord wijzigen
Door te klikken op de knop wachtwoord wijzigen kom je in het bijbehorende scherm.
Om het wachtwoord te wijzigen:
- Vul je oude wachtwoord in
- Vul tweemaal je nieuwe wachtwoord in
- Klik op de knop Opslaan
Sessie verlopen
Uit veiligheidsoverweging houdt de PlusPort Academy bij hoe lang geleden het is dat de gebruiker actief is geweest in het systeem. Als dit langer dan 100 minuten geleden is krijgt de gebruiker de melding 'Sessie verlopen' en zal de gebruiker opnieuw in moeten loggen.