Wanneer je ontheffingen wilt vastleggen voor een groot aantal gebruikers tegelijk, kun je gebruikmaken van de importfunctie. In dit artikel lees je hoe je ontheffingen in bulk importeert via een bestand.
Voorwaarden
- Je hebt beheerrechten nodig om ontheffingen te importeren.
- Het importbestand moet voldoen aan het vereiste formaat.
Importbestand voorbereiden
Download altijd eerst het officiële template via de importpagina. Het template bevat de volgende kolommen:
| Kolom | Omschrijving |
|---|---|
| Certificate Definition code | De code van de bewijsstukdefinitie waarvoor de ontheffing wordt aangemaakt (verplicht). |
| User code | De koppelingscode van de gebruiker waarvoor de ontheffing geldt (verplicht). |
| Date Obtained | De datum waarop de ontheffing ingaat (dd-mm-yyyy). |
| Date Expires | De einddatum van de ontheffing, is optioneel (dd-mm-yyyy). |
| Remark | Een toelichting, bijvoorbeeld de reden van de ontheffing. |
Let op: Het is essentieel dat de cel-eigenschappen binnen het template niet worden aangepast. Controleer of de gebruikerscodes en bewijsstukcodes exact overeenkomen met de codes in het systeem.
Ontheffingen importeren
- Ga naar Beheer > Beheer > Imports > Gebruikers > Bewijsstuk Ontheffingen.
- Klik op Downloaden template om het juiste importbestand te downloaden.
- Vul het template in met de juiste gegevens, maar pas niet de cel-eigenschappen van het template aan.
- Klik op Bladeren en selecteer het ingevulde importbestand.
- Klik op Opslaan om de ontheffingen te verwerken.
- Na de import vind je de voortgang terug aan de bovenzijde van het venster.
Importresultaten controleren
Na de import kun je de resultaten controleren:
- Succesvol — Het aantal ontheffingen dat is aangemaakt.
- Overgeslagen — Het aantal regels dat is overgeslagen vanwege fouten (bijv. onbekende gebruikerscode of bewijsstukcode).
- Fouten — Eventuele foutmeldingen met een toelichting.
Veelgestelde vragen
In welk bestandsformaat moet het importbestand zijn?
Het importbestand moet een CSV- of Excel-bestand zijn met de vereiste kolommen. Controleer de exacte vereisten in het importscherm.
Worden bestaande ontheffingen overschreven bij een nieuwe import?
Nee, de import maakt alleen nieuwe ontheffingen aan. Bestaande ontheffingen voor dezelfde gebruiker en hetzelfde bewijsstuk worden niet overschreven.
Kan ik de import ongedaan maken?
Nee, een uitgevoerde import kan niet in één keer ongedaan worden gemaakt. Je kunt ontheffingen individueel verwijderen via het gebruikersprofiel.