Met ontheffingen kun je aangeven dat een gebruiker is vrijgesteld van het behalen van een specifiek bewijsstuk. Dit is handig wanneer een medewerker al over de benodigde kennis of ervaring beschikt op basis van eerdere werkervaring of externe certificering.
Voorwaarden
- Je hebt beheerrechten nodig om ontheffingen te beheren.
- De gebruiker en het bewijsstuk moeten reeds bestaan in het systeem.
Ontheffing aanmaken
- Ga naar het gebruikersprofiel via Acties > Acties > Gebruiker zoeken.
- Zoek de gebruiker en klik op het bewerkicoon.
- Ga naar het tabblad Bewijsstukken of Compliance.
- Klik op Ontheffing toevoegen.
- Vul de volgende gegevens in:
| Veldnaam | Omschrijving | Verplicht |
|---|---|---|
| Bewijsstuk | Het bewijsstuk waarvoor de ontheffing geldt. | Ja |
| Reden | De reden voor de ontheffing. | Ja |
| Geldig tot | De einddatum van de ontheffing (optioneel). Laat leeg voor een ontheffing zonder einddatum. | Nee |
- Klik op Opslaan.
Ontheffingen bekijken
Bestaande ontheffingen zijn zichtbaar in het gebruikersprofiel op het tabblad Bewijsstukken of Compliance. Per ontheffing wordt getoond:
- Het bewijsstuk waarvoor de ontheffing geldt.
- De reden van de ontheffing.
- De geldigheid (eventueel met einddatum).
Ontheffing bewerken of verwijderen
- Open het gebruikersprofiel.
- Ga naar het tabblad Bewijsstukken of Compliance.
- Selecteer de ontheffing.
- Klik op Bewerken om de gegevens aan te passen, of op Verwijderen om de ontheffing te verwijderen.
Let op: Het verwijderen van een ontheffing betekent dat het bewijsstuk weer als benodigd wordt gemarkeerd voor de gebruiker. Dit kan invloed hebben op de compliancestatus.
Zelf-ontheffing door gebruikers
Afhankelijk van de portalinstellingen kunnen gebruikers zelf een ontheffing aanvragen vanuit hun eigen profiel. Deze aanvraag moet vervolgens worden goedgekeurd door een beheerder of manager.
Veelgestelde vragen
Telt een ontheffing mee als een geldig bewijsstuk in rapportages?
Ja, een actieve ontheffing wordt in compliance-rapportages behandeld als een geldig bewijsstuk. De gebruiker wordt als compliant gemarkeerd voor het betreffende bewijsstuk.
Kan ik een ontheffing instellen met een verloopdatum?
Ja, je kunt een einddatum opgeven bij het aanmaken van de ontheffing. Na de einddatum wordt het bewijsstuk weer als benodigd gemarkeerd.
Worden ontheffingen automatisch verlengd?
Nee, ontheffingen worden niet automatisch verlengd. Na het verlopen van de einddatum moet handmatig een nieuwe ontheffing worden aangemaakt.