Trainingsdefinitie

Wanneer je kiest voor het type E-learning en vervolgens op Toepassen klikt, wordt het tabblad Gegevens geopend. Dit tabblad is standaard onderverdeeld in de volgende secties:

Onder Algemeen

Veldnaam	Omschrijving	Verplicht
Naam	Naam van de training	Ja
Code	Code van de training	Nee (tenzij gekoppeld aan bronsysteem)
Categorie	Categorie waaronder trainingen vallen die zijn gebaseerd op deze definitie	Ja
Secundaire categorie	Andere categorieën waaronder de trainingen vallen	Nee
Korte omschrijving	Tekst zichtbaar op de tegel in de catalogus. Dit veld kan alleen-lezen zijn wanneer de waarde wordt overgenomen vanuit de trainingsdefinitie.	Nee
Omschrijving	Tekst die doorzoekbaar is met zoekfilter	Nee
Training autonummering	Training automatisch laten nummeren	Nee
Minimum groepsgrootte	Minimale bezetting van de uitvoering	Ja
Maximum groepsgrootte	Maximale bezetting van de uitvoering (bijv. 9999)	Ja
Subtype	Keuzelijst voor extra filter in catalogus	Nee

Onder Financieel

Veldnaam	Omschrijving	Verplicht
Prijs (per deelnemer)	Standaard prijs	Ja

Onder Afronding

Veldnaam	Omschrijving	Verplicht
Bewijsstuk	Bewijsstuk verkregen na succesvol afronden van de training	Nee

Onder Overig

Veldnaam	Omschrijving	Verplicht
Leverancier	Leverancier van de training	Nee
Eigenaar	Niet gebruiken!!!	Nee
Actief	Bepaalt of definitie actief is en te gebruiken	Ja
Is template	Bepaalt of de definitie als template is te gebruiken	Nee
Taal	Bepaalt de taal van de training	Nee
Afbeelding	Voeg hier een afbeelding toe uit de galerij of van de lokale schijf	Nee

Zichtbaarheid in catalogus - Meesturen in Notificaties

Voor elk veld staat een oogje en een envelopje:

Open oogje: Informatie zichtbaar in de catalogus.
Gesloten oogje: Informatie onzichtbaar voor de gebruikers.
Groen envelopje: Informatie zichtbaar in de uitnodigingsmail.
Rood envelopje: Informatie niet opgenomen in de mail.

Knoppen

Preview: Voorbeeldweergave van de trainingsdefinitie.
Bewaar als kopie: Sla als nieuwe kopie op.
Toepassen: Opslaan en op de huidige pagina blijven.
Opslaan en onderdeel toevoegen: Opslaan en direct onderdelen toevoegen.
Opslaan: Opslaan en terugkeren naar het overzicht.
Training toevoegen: (zichtbaar na toevoegen van een onderdeel) Direct training aanmaken in de Trainingsplanner.

Tabblad Contentgroepen

Het tabblad Contentgroepen is voor een E-learning training verplicht. Hier koppel je een bestaande contentgroep direct aan de trainingsdefinitie.

Tabblad Onderdelen

Op het tabblad Onderdelen voeg je één onderdeel toe.

Stappen voor het toevoegen van een onderdeel:

Klik op het tabblad Onderdelen.
Klik op Onderdeel toevoegen.
Vul de verplichte velden in:
- Naam: De naam van het onderdeel.
- Code: De code van het onderdeel.
- Type: Kies Digitaal.
- Niveau: Selecteer een item waarop de medewerker slaagt door op de knop Zoek te klikken.
- PE-Registratie: Sla dit onderdeel over.
Klik op Opslaan.

Na aanmaak van de onderdelen kun je direct een training aanmaken in de trainingsplanner met de knop Training toevoegen.

Tabblad Kennis en vaardigheden

Gebruik dit tabblad om aan te geven welke items en op welk niveau ze met de training worden behaald. Optioneel, dubbele klik om een item toe te voegen en klik op Opslaan.

Tabblad Functies

Specificeer hier voor welke functies de training bedoeld is. Optioneel, dubbele klik om een functie toe te voegen en klik op Opslaan.

Tabblad Documenten

Voeg relevante documenten toe zoals agenda's, presentaties. Instellingen per document bepalen of ze meegestuurd worden bij inschrijving.

Procedure:

Klik op document toevoegen.
Klik op Bestand kiezen.
Selecteer en open het document.
Selecteer categorie, voeg naam en omschrijving toe.
Indien bijlage, vink Is E-mail bijlage aan.
Klik op Opslaan. Let op, maximale grootte is 1 MB.

Tabblad Trainingsopties

Voeg vaste en vrije trainingsopties toe. Voorwaarde voor vrije opties is eerste aanmaak bij Vrije velden onder Planning & registratie - Trainingen.

Procedure voor het aanmaken van nieuwe opties:

Klik in Planning & registratie - Trainingen op Vrije velden.
Klik op Vrij veld toevoegen.
Selecteer type ('training').
Voer naam en categorie voor weergave in.
Selecteer veldtype:
- Textbox voor tekst van 1 regel.
- Textarea voor tekst van meerdere regels.
- Integer voor numeriek veld.
- Selectielijst voor dropdown-menu (zelf opties definiëren).
Klik op Opslaan.

Tabbladen Notificatieteksten

Bevat tekstvelden voor specifieke notificaties:

Tekst geslaagd (coursetextpassed)
Tekst gezakt (coursetextfailed)
Tekst niet afgerond (coursetextnotfinished)

Deze teksten zorgen ervoor dat generieke notificaties training-specifiek zijn.

Training bewerken via trainingsplanner

Het tabblad gegevens bestaat uit 2 delen:

Gegevens
Instellingen

Optioneel:
Vrije velden

In de sectie gegevens voer je de volgende velden in:

Tab Gegevens

Naam training: De naam van de training

Code: Code van de training, deze dient uniek te zijn i.v.m. eventuele koppelingen e.d.

Soort training: Open of Besloten. Open maakt het mogelijk voor gebruikers om er op in te schrijven in de catalogus. Besloten zorgt ervoor dat gebruikers er niet op in kunnen schrijven.

Beschikbaar: In zoekresultaten of Niet in zoekresultaten. Zichtbaar zorgt ervoor dat training zichtbaar is binnen catalogus. De tab Beschikbaar geeft hier een beperking op (zie onder)

Bewijsstuk: Bewijsstuk dat gebruiker ontvangt na afronding training

Actielijst: Actielijst die is gekoppeld aan de training. zie Trainingacties

Trainingsdefinitie: De gekoppelde trainingsdefinitie. De link is aanklikbaar maar niet aan te passen.

Prijs (per deelnemer): Prijs per deelnemer

Opmerking bij de prijs: Opmerking bij prijs die wordt getoond bij inschrijven

PO Nummer: Extra

Afdeling/Klant: Label om training aan klant te koppelen

Leverancier: Leverancier van de training

Eigenaar: Eigenaar van de training voor eventueel aangepaste ondertekening

Instellingen

In de sectie instellingen heb je de volgende opties:

Uitvoering automatisch nummeren: Iedere uitvoering heeft een code nodig, deze kan automatisch gegenereerd worden, of handmatig worden ingevoerd.

Flexibele tijden plannen in uitvoeringen: Standaard wordt de tijd van inplannen vanuit de trainingsdefinitie over genomen. Er kan alleen worden opgeslagen indien deze tijd is gepland. Deze optie verwijderd de controle.

Wachtkamer is uitgeschakeld: Iedere training heeft een wachtkamer. Indien deze niet gewenst is, wordt deze instelling aangevinkt.

Herhalingstraining: Indien deze instelling actief is, kan een gebruiker alleen inschrijven als hij/zij reeds in bezit is van het bewijsstuk.

Tussenliggende inschrijvingsperiode na verlopen bewijsstuk (maanden): Wanneer de instelling Herhalingstraining actief is, kun je hier een coulanceperiode in maanden opgeven. Gedurende deze periode kan een gebruiker zich nog inschrijven voor de herhalingstraining nadat het bewijsstuk is verlopen. Vul het gewenste aantal maanden in. Laat het veld leeg als er geen coulanceperiode gewenst is.

Goedkeuring manager - HRM: Deze instelling geeft aan dat de manager of HRM van een gebruiker de inschrijving goed moet keuren voordat de inschrijving ingepland is.

Verberg e-learning nadat deze training afgerond is

Verbergt de elearning die gekoppelt is aan de training in het profiel van de gebruiker

Let op:

Content resetten

Zet alle behaalde resultaten van de gekoppelde elearning bij opnieuw inschrijven op 0%. Dit geldt zowel voor de statussen, scores en weggeschreven variabelen

Deelnemer mag zichzelf uitschrijven: Deelnemer heeft de mogelijkheid zich uit te schrijven. Via Portalinstellingen is het termijn in te stellen. zie Academy instellingen

Deelnemer mag zichzelf uitschrijven uit wachtkamer: Deelnemer heeft de mogelijkheid zijn aanmelding in de wachtkamer te verwijderen

Uitschrijving training mogelijk tot minimum aantal dagen

Aantal dagen voordat uitschrijven niet meer mogelijk is. Deze overschrijft de portalinstelling

Dit geeft de mogelijkheid om een gebruiker zichzelf uit te schrijven uit de wachtkamer

Friendbeheerder mag uitschrijven: Indien gekoppelde PlusPort academies zelf de inschrijvingen mogen verwijderen, dient deze optie geactiveerd te worden. Standaard staat dit uit.

Incompany

dit wijzigt de uitvoeringen. Er komt een prijs per uitvoering beschikbaar.

Herinnering training niet afgerond: Stuurt een periodieke notificatie naar de gebruiker. Vooral voor digitale trainingen!

Deadline: Het is nu mogelijk om een deadline in te stellen op digitale trainingen. Deze deadline is vervolgens zichtbaar voor de gebruiker, beheerder en docent. Gebruikers kunnen via notificaties op de hoogte gehouden worden van ingestelde deadlines, maar wanneer een deadline is verstreken doet dit niets met de status van de training.

Hoe stel ik een deadline in en waar zie ik dit terug?

Zodra een training is of wordt aangemaakt, is onder de tab ‘Gegevens’ de instelling ‘Deadline’ toegevoegd. Wanneer deze instelling wordt geactiveerd verschijnen er meerder opties die met deze instelling te maken hebben:

'Deadline type' - als je kiest voor ‘Relatief’ zal de deadline worden berekend op basis van de dag dat de gebruiker wordt ingeschreven op de training. Dit is anders wanneer je kiest voor ‘absoluut’. Er is dan een vaste datum in te stellen die geldt voor iedereen die zich inschrijft op de training, ongeachte het moment van inschrijven.
De instelling ‘deadline herinnering in dagen’ is gelinkt aan de bijbehorende notificaties. De instelling bepaalt hoeveel dagen voor de daadwerkelijk deadline er een herinnering wordt verstuurd.
‘Deadline te wijzigen tijdens inschrijving’ houdt in dat gebruikers die het recht hebben om andere gebruikers in te schrijven op een training (beheerder, manager of HRM-er), een specifieke deadline kunnen opgeven tijdens het inschrijven.

Vrij velden

Onder vrije velden staan de eventueel aangemaakte vrije inschrijvingsvelden. Hier geef je aan of het vrije veld actief is voor deze training en of deze verplicht is voor deze training. De verplicht-instelling wordt automatisch overgenomen van de portaalinstelling. Wijzigingen op portaalniveau worden doorgevoerd naar alle bestaande trainingsinstellingen.

Tab Beschikbaar

In de tab Beschikbaar plaats je aanvullende filters voor de beschikbaarheid van een training binnen de catalogus. Je specificeert hier voor welke functies, afdelingen, en Friendportals een training zichtbaar is.

Instellen Zichtbaarheid voor Afdelingen

Overzicht Afdelingen:
- Onder het kopje Afdelingen vind je alle beschikbare afdelingen binnen je portal.
Algemene Zichtbaarheid:
- Als je geen afdelingen selecteert en de training staat op Zichtbaar, dan is de training voor alle gebruikers in de catalogus zichtbaar.
Specifieke Afdelingen:
- Selecteer je specifieke afdelingen, dan wordt de training alleen zichtbaar voor gebruikers binnen deze (en onderliggende) afdelingen.
Voorbeeldgebruik:
- Stel een training beschikbaar voor een specifieke afdeling zoals Beheer, waarmee je de training kunt testen zonder zichtbaarheid voor overige gebruikers.
Omgekeerde Beheeroptie:
- Beheer de beschikbaarheid van trainingen ook andersom: zoek een afdeling, en bepaal via de tab Beschikbare Trainingen welke trainingen specifiek voor deze afdeling beschikbaar moeten zijn.
Belangrijke Opmerking:
- Let op: als een training beschikbaar wordt gesteld voor specifieke afdelingen, wordt deze automatisch onzichtbaar voor andere afdelingen.

Instellen Zichtbaarheid voor Functies

Overzicht Functies:
- Onder het kopje Functies staan alle beschikbare functies binnen je portal.
Specifieke Functie Zichtbaarheid:
- Verplaats functies van links naar rechts om de training alleen zichtbaar te maken voor gebruikers met de geselecteerde functies.
Omgekeerde Beheeroptie:
- Zoek een specifieke functie op, en stel in welke trainingen zichtbaar zijn voor die functie.
Combinatie van Functies en Afdelingen:
- Let op: Het combineren van zichtbaarheid voor functies met afdelingen werkt als een EN-functie, wat betekent dat gebruikers zowel de functie moeten hebben als tot de afdeling moeten behoren om de training zichtbaar te maken.

Instellen Zichtbaarheid voor Friendportals

Overzicht Friendportals:
- Onder het kopje Friend Portals vind je alle portals die je trainingen afnemen.
Beschikbaarheid Instellen:
- Verplaats een portal van links naar rechts om de training zichtbaar te maken bij de afnemer in de Portal.
Belangrijke Opmerking:
- De training wordt niet direct zichtbaar voor gebruikers in de Friendportal. De beheerder van de Friendportal moet dit apart instellen binnen hun eigen portal.

Tab Formulieren

Bij Planning - Trainingen - Trainingsplanner bij tabblad Formulieren heb je de mogelijkheid om een formulier, van het Type Training toe te voegen.

Klik op de knop Toevoegen

De popup Toevoegen verschijnt.

Selecteer het formulier

Kies de optie wanneer het formulier moet worden uitgerold (toegekend worden aan de gebruiker)

Klik op Opslaan

Het formulier wordt aan de gebruiker gekoppeld zodra de gebruiker wordt ingeschreven en/of op afgerond wordt gemeld.

De gebruiker vind het formulier terug in zijn/haar profiel op de tab Formulieren en ook bij de specifieke training onder Trainingen