Voor het eenvoudig aanmaken en uitdraaien van facturen kun je debiteuren koppelen aan gebruikers, afdelingen, debiteurgroepen en portals. In dit artikel lees je hoe je debiteuren en debiteurgroepen aanmaakt, koppelt aan afdelingen en factuurregels exporteert.
Vereisten
- Je hebt beheerrechten nodig om debiteuren te beheren.
- Je hebt toegang nodig tot Planning & registratie > Trainingen > Debiteuren.
Debiteur aanmaken
-
Ga naar Planning & registratie > Trainingen > Debiteuren.
-
Klik op Debiteur toevoegen.
-
Vul de volgende gegevens in:
Veldnaam Omschrijving Verplicht Naam De naam van de debiteur. Ja Nummer Het unieke nummer van de debiteur. Ja Kortingspercentage Een eventueel kortingspercentage voor de debiteur. De korting is zichtbaar op de geëxporteerde factuurregels. Nee -
Klik op Opslaan.
Debiteurgroepen aanmaken
Met debiteurgroepen kun je debiteuren groeperen om een specifieke factuurexport te maken.
- Ga naar Planning & registratie > Trainingen > Debiteur groepen.
- Klik op Debiteur groep toevoegen.
- Vul een naam en code in.
- Klik op Opslaan.
- Ga naar het tabblad Debiteuren om de betreffende debiteuren aan de groep toe te voegen.
Let op: Je kunt een debiteur ook koppelen aan een groep door de debiteur op te zoeken en daar de groep te selecteren.
Debiteur koppelen aan een afdeling
- Ga naar Beheer > Beheer > Mijn portal.
- Klik op Afdeling toevoegen als de afdeling nog niet bestaat, of klik op het bewerkicoon naast een bestaande afdeling.
- Ga naar het tabblad Gegevens.
- Selecteer bij het veld Debiteur de gewenste debiteur.
- Klik op Opslaan.
Factuurregels aanmaken en exporteren
-
Ga naar Beheer > Kosten > Exporteren factuurregels.
-
Klik op Export factuurregels toevoegen.
-
Vul de volgende gegevens in:
Veldnaam Omschrijving Verplicht Naam Een naam voor de factuurexport. Ja Training Filter op een specifieke training. Nee Debiteurgroep De debiteurgroep waarvoor je factuurregels wilt aanmaken. Ja Status Filter op een specifieke status. Nee Begindatum De begindatum van de periode. Ja Einddatum De einddatum van de periode. Ja -
De factuurregels tonen de gemaakte kosten per debiteurgroep voor de gekozen periode.
-
Klik op Exporteren om de factuurregels te downloaden als Excel-bestand.
Veelgestelde vragen
Kan ik een debiteur aan meerdere afdelingen koppelen?
Ja, je kunt dezelfde debiteur selecteren bij meerdere afdelingen via Beheer > Beheer > Mijn portal.
Hoe verwijder ik een debiteur?
Open de debiteur via Planning & registratie > Trainingen > Debiteuren en klik op Verwijderen. Een debiteur die nog gekoppeld is aan afdelingen of gebruikers moet je eerst ontkoppelen.
Waar zie ik de korting terug op de factuur?
Het kortingspercentage dat je instelt bij een debiteur is zichtbaar op de geëxporteerde factuurregels.
Wat is het verschil tussen een debiteur en een debiteurgroep?
Een debiteur is een individuele betalende partij. Een debiteurgroep bundelt meerdere debiteuren zodat je factuurregels per groep kunt exporteren.