Via de importmodule is het mogelijk om in bulk ontheffingen toe te kennen aan gebruikers. Je vindt deze import via Beheer → Beheer → Imports. Onder ‘Gebruikers’ staat de import ‘Bewijsstuk Ontheffingen’.
Om er zeker van te zijn dat je het juiste template gebruikt, klik je altijd op ‘Downloaden template’. Er wordt een Excel-bestand gedownload waarin verschillende kolommen worden weergegeven. Hieronder worden deze kolommen toegelicht:
- Certificate Definition code: dit is een verplicht veld en betreft de code van de bewijsstukdefinitie van het bewijsstuk dat je als ontheffing wilt toekennen. Bijvoorbeeld:
- User code: dit is ook een verplicht veld. Hier vul je de koppelingscode van de gebruiker in.
- Date Obtained: de datum waarop de ontheffing moet ingaan
- Date Expires: de datum waarop de ontheffing weer moet komen te vervallen
- Remark: hier vul je een eventuele toelichting in, waarin je bijvoorbeeld de reden van de ontheffing opgeeft
Het is essentieel dat de cel-eigenschappen binnen het template niet aangepast worden!
Wanneer alle gegevens zijn ingevuld, sla je het template weer op. Vervolgens kan je dit bestand gaan uploaden door in het onderstaande scherm op ‘Bladeren’ te klikken. Je zoekt naar het bestand dat je eerder hebt opgeslagen, selecteert deze, kiest voor ‘Openen’ en vervolgens voor ‘Opslaan’.
Na het uploaden vind je de voortgang van de upload terug aan de bovenzijde van het venster.
Zodra de upload klaar is, vind je de upload terug onder ‘Verwerkte imports’. Achter elke regel staan drie puntjes en wanneer daar op geklikt wordt, verschijnen er drie opties:
- Voltooid - Resulteert in een log waarin de regels worden getoond die succesvol zijn geïmporteerd
- Mislukt - Resulteert in een log waarin de regels worden getoond die niet geïmporteerd konden worden. De reden staat achter iedere regel.
- Verwijderen - Hiermee wordt de volledige regel verwijderd onder ‘Verwerkte Imports’.
De redenen die worden opgegeven in het error-log spreken voor zich en maken eenduidig bekend waar het is misgegaan. Hieronder een foutmelding die wat meer toelichting nodig heeft:
| Foutmelding | Uitleg |
|---|---|
| DefinitionCode or UserCode not found or unauthorized | Het veld is onjuist ingevuld. Dit kan komen doordat een waarde nog niet bestaat in het systeem, verkeerde waarde wordt ingevuld of doordat er een onjuist format wordt gebruikt. |
Het recht dat je voor deze import specifiek nodig hebt:
‘Beheer_ontheffing_toevoegen’