Met deze import kun je behaalde bewijsstukken inclusief bijlage(n) (zoals PDF-certificaten of scans) in bulk toevoegen aan gebruikers.
Benodigd recht
Je hebt het recht Beheer_imports_behaalde_bewijsstukken_PDF nodig om deze import te kunnen uitvoeren.
Stappen
Stap 1: Navigeer naar de importpagina
Ga naar Beheer → Beheer → Imports. Klik in het linker menu onder Gebruikers op Behaalde Bewijsstukken (met bijlage).
Stap 2: Download de template
Klik op de knop Downloaden Template. Je ontvangt het bestand certificatesWithFiles_template.xlsx.
Stap 3: Vul de template in
Open het Excel-bestand en vul de kolommen in. De roze gekleurde kolommen zijn verplicht. Het bestand bevat de volgende kolommen:
| Kolom | Naam | Verplicht | Omschrijving | Format |
|---|---|---|---|---|
| 1 | File Name | Ja | De bestandsnaam van de bijlage die je wilt koppelen aan het bewijsstuk. Dit moet exact overeenkomen met de bestandsnaam in het ZIP-bestand, inclusief de extensie. Voorbeeld: Certificaat_Jan.pdf |
Tekst |
| 2 | User Code | Ja | De koppelingscode van de gebruiker. Deze vind je op het profiel van de gebruiker onder "Overige Gegevens". | Tekst |
| 3 | Definition Code | Ja | De code van de bewijsstukdefinitie. Deze vind je bij Beheer → Bewijsstukken → Categorieën door de bewijsstukdefinitie te openen. | Tekst |
| 4 | Date Obtained | Nee | De datum waarop het bewijsstuk is behaald. Als je dit leeg laat, wordt automatisch de datum van vandaag gebruikt. | dd-mm-jjjj |
| 5 | Date Expires | Nee | De verloopdatum van het bewijsstuk. Alleen invullen als deze afwijkt van de standaard verlooptijd die op de bewijsstukdefinitie staat ingesteld. | dd-mm-jjjj |
| 6 | Number | Nee | Het nummer van het behaalde bewijsstuk (bijv. een certificaatnummer). | Tekst |
| 7 | Auto Number | Nee | Vul TRUE in als het systeem automatisch een nummer moet genereren, of FALSE als je zelf een nummer invult in de kolom Number. |
TRUE/FALSE |
Let op: Pas de celeigenschappen van de kolom "Date Obtained" niet aan (niet omzetten naar een ander datumformaat). Wanneer je dit wel doet, wordt de waarde niet herkend en gebruikt het systeem automatisch de datum van vandaag.
Stap 4: Maak een ZIP-bestand aan
Dit is de cruciale stap die deze import anders maakt dan de reguliere bewijsstukken-import:
- Sla het ingevulde Excel-bestand op
- Verzamel alle bijlagen (PDF's, afbeeldingen, etc.) die je in de kolom "File Name" hebt opgegeven
- Maak een ZIP-bestand aan dat het volgende bevat:
- Het ingevulde Excel-bestand (
certificatesWithFiles_template.xlsx) - Alle bijlagebestanden
- Het ingevulde Excel-bestand (
Belangrijk:
- De bestandsnamen in de kolom "File Name" moeten exact overeenkomen met de bestandsnamen in het ZIP-bestand (inclusief extensie en hoofdlettergebruik)
- Het ZIP-bestand mag maximaal 500 MB groot zijn
- Zorg dat de bestanden in de root van het ZIP-bestand staan (niet in een submap)
Stap 5: Upload het ZIP-bestand
- Klik op de knop Importeren
- Klik op Bladeren en selecteer het ZIP-bestand
- Klik op Opslaan
Het systeem verwerkt nu de import. Dit kan even duren afhankelijk van het aantal bestanden en de grootte van het ZIP-bestand.
Stap 6: Controleer het resultaat
Na verwerking verschijnt de import in het overzicht.
Foutafhandeling
Als er fouten zijn opgetreden, wordt een error-log gegenereerd:
- Klik op de drie puntjes (⋮) bij de betreffende import
- Klik op Mislukt
- Download het foutbestand
In de laatste kolom (Errors) van het gedownloade bestand staat per regel de reden waarom de import niet is gelukt.
Veelvoorkomende foutmeldingen:
| Foutmelding | Oorzaak | Oplossing |
|---|---|---|
DefinitionCode or UserCode not found or unauthorized |
De ingevulde code bestaat niet of je hebt er geen rechten op | Controleer of de User Code en Definition Code correct zijn ingevuld en bestaan in het systeem |
Certificate code does not exist |
De bewijsstukdefinitiecode bestaat niet in het systeem | Controleer de code bij Beheer → Bewijsstukken → Categorieën |
User code does not exist |
De koppelingscode van de gebruiker bestaat niet | Controleer de koppelingscode op het gebruikersprofiel |
| Bestand niet gevonden | De bestandsnaam in de kolom "File Name" komt niet overeen met een bestand in het ZIP | Controleer op typefouten, extensies en hoofdlettergebruik |
Tips
- Gebruikerscode opzoeken: Ga naar Acties → Gebruiker zoeken, open het profiel en kijk bij "Overige Gegevens" naar het veld Koppelingscode.
- Bewijsstukdefinitiecode opzoeken: Ga naar Beheer → Bewijsstukken → Categorieën, open de bewijsstukdefinitie en kijk bij het veld Code.
- Eerst testen: Probeer eerst een import met 1 of 2 regels om te controleren of alles goed staat, voordat je een grote batch importeert.
- Geen PDF-generatie: Er worden geen automatische PDF-bewijsstukken gegenereerd via deze import. De bijlage die je meelevert in het ZIP is het bewijsstuk.