In veel portals wordt ‘Projecten’ vertaald naar ‘Teams’. In deze handleiding houden we de term ‘Projecten’ aan.
Wat is een Project?
De functionaliteit ‘Projecten’ is bedoeld om een groep gebruikers bij elkaar te krijgen die niet per definitie dezelfde functie moeten hebben of in dezelfde afdeling moeten zitten. Denk hierbij aan een BHV-ploeg. Een Project wordt gevuld met leden. Dit kan op kan op individuele basis, op basis van één of meerdere afdelingen, een functie óf een combinatie van afdeling en functie. Binnen het Project zijn verschillende rollen te definiëren. Vervolgens is het mogelijk om bewijsstukken verplicht te maken voor het gehele Project maar ook voor de gedefinieerde rollen. De bekwaamheid van dit Project is vervolgens in één oogopslag inzichtelijk te krijgen door middel van een matrix.
Aanmaken nieuw Project (kort)
- Maak het project aan via Beheer → Projecten → Projecten
- Kies ‘+ Toevoegen’ en geef het Project een naam, code en eventueel een omschrijving
- Voeg leden toe, al dan niet door Groepen aan te maken
- Definieer rollen, wanneer van toepassing
- Definieer welke Kennis & Vaardigheden benodigd zijn binnen het Project en de eventuele rollen, wanneer van toepassing
- Definieer welke bewijsstukken (aanvullend) benodigd zijn binnen het Project en/of de eventuele rollen
- Geef aan of er een Projectleider aan dit Project gekoppeld moet worden
Aanmaken nieuw Project (uitgebreid)
- Ga naar Beheer → Projecten → Projecten
- Kies ‘+ Toevoegen’ en geef het Project een naam, code en eventueel een omschrijving
- Ga naar de tab ‘Rollen’ en maak de gewenste rollen aan inclusief code en eventuele omschrijving. Bepaal vervolgens per rol welke welke Kennis & Vaardigheden, bewijsstukken en aanvullende bewijsstukken benodigd zijn.
- Voeg leden toe via de gelijknamige tab:
Knop ‘Individuele medewerkers toevoegen’: voeg handmatig gebruikers toe door deze te zoeken op naam, afdeling en/of functie.
· Knop ‘Groepen’: kies ‘+ Groep toevoegen’ en bepaal op basis van welke voorwaarden leden, via deze groep, aan het Project worden toegekend. Dit kan op basis van afdeling, functie, kostenplaatsen, periodieke indiensttreding, ingevulde profielvelden binnen de profielen van medewerkers, of een combinatie hiervan.
Eventueel is aan te geven welke rol deze leden binnen het Project moeten krijgen. Leden die aan deze voorwaarden voldoen, worden vanaf nu automatisch toegevoegd aan het Project, inclusief eventuele rol.
· Ga naar de tab ‘Kennis en Vaardigheden’ (wanneer beschikbaar) en bepaal welke Kennis en Vaardigheden benodigd zijn. Je stelt vast wat het minimale niveau van een Projectlid moet zijn.
· Ga naar de tab ‘Verplichte bewijsstukken’ en bepaal welke bewijsstukken verplicht zijn.
· Ga naar de tab ‘Aanvullende bewijsstukken’ en bepaal welke bewijsstukken aanvullend ‘verplicht’ zijn.
· Ten slotte bepaal je of er een Projectleider moet zijn. Dit doe je door via de tab ‘Gegevens’ onderaan de pagina te klikken op ‘Projectleiders selecteren’. Alleen gebruikers die in een rechtengroep van het type ‘Projectleider’ zitten, zijn hier te selecteren. Gebruikers die als Projectleider zijn aangemerkt, krijgen in hun eigen profiel een extra menukeuze er bij: Acties → Mijn Projecten. Afhankelijk van welke rechten aanstaan in de desbetreffende rechtengroep, kunnen zijn hier het Project beheren en de matrix raadplegen.
Imports met betrekking tot Projecten
Zodra een Project eenmaal is aangemaakt, zijn er diverse imports beschikbaar om het Project verder in te richten. Je vindt deze imports via Beheer → Beheer → Imports. Wanneer je deze menuoptie mist, zet dan eerst het recht ‘Beheer_imports_importmodule’ aan in de beheerders rechtengroep waarin jij zit. In diezelfde rechtengroep kan je gelijk de hieronder genoemde imports beschikbaar maken voor de gebruikers in deze rechtengroep.
· Project Gebruikers - geschikt om gebruikers in bulk toe te voegen aan- of te verwijderen uit een Project en/of om nieuwe Projecten aan te maken
· Gebruiker Projectrollen-import om projectleden te koppelen aan projectrollen en/of om nieuwe projectrollen aan te maken
· Project benodigde bewijsstukken - ook te gebruiken voor aanvullend benodigde bewijsstukken
· Projectrol benodigde bewijsstukken - ook te gebruiken voor aanvullend benodigde bewijsstukken