Via Acties → Samenvoegen Bewijsstukken kun je een e-mail sturen of een PDF-document genereren op basis van verschillende filtercriteria. Enkele van deze filters worden hieronder besproken.
Filters
- Gebruikers uit portal: Hiermee bepaal je uit welke portal je gebruikers wilt opvragen. Je kunt hier kiezen voor gebruikers uit je eigen portal of voor gebruikers uit friendportals.
- Afdeling: Met deze filter zoek je naar gebruikers uit een specifieke afdeling. (Let op: Wanneer je op een bovenliggende afdeling zoekt, worden ook de onderliggende afdelingen getoond).
- Categorie: Met deze filter zoek je naar een specifieke bewijsstukcategorie.
- Bewijsstuk: Met deze filter zoek je gebruikers op die een specifiek bewijsstuk hebben
- Behaald/gepland: Deze filter wordt pas getoond zodra er een bewijsstuk is geselecteerd in de filter ‘Bewijsstuk’.
- Geprint: Deze optie zorgt ervoor dat je gebruikers kunt opvragen die nog niet (of juist wel) gemaild zijn of waar nog niet (of juist wel) een PDF voor is gegenereerd. Je kiest de status ‘Geprint’ om gebruikers op te vragen die al wel een mail hebben ontvangen of waarvoor al wel een PDF is gegenereerd en je kiest de status ‘Niet geprint’ wanneer dit nog niet het geval is.
- Met sjabloon: Deze filter valt samen met de ‘Geprint’ filter: Met deze filter vraag je de gebruikers op die je al eerder hebt gemaild of waarvoor eerder een PDF is aangemaakt, met dát specifieke sjabloon.
- Bewijsstuksjabloon: Hiermee filter je op het sjabloon wat aan het bewijsstuk (of de bewijsstukken) gekoppeld is
- Verloopt voor / Verloopt na: Met deze filters bepaal je of je gebruikers wilt opvragen van wie het bewijsstuk voor of na een bepaalde datum verloopt
- Checkbox 'Inclusief verouderde bewijsstukken': Wanneer je dit aanvinkt, worden ook bewijsstukken meegenomen die als verouderd zijn gemarkeerd. Standaard worden alleen actuele bewijsstukken getoond.
Gebruikers selecteren en methode kiezen
Nadat je de gewenste filters hebt ingesteld kun je de gebruikers selecteren en een methode kiezen:
Bij elke methode wordt er gebruik gemaakt van een vooraf opgesteld mailsjabloon. Voor meer informatie over hoe dit mailsjabloon aangemaakt kan worden, zie Sjablonen.
- E-mail: Deze optie wordt gebruikt om de geselecteerde gebruikers een e-mail te sturen
-
E-mail met template bijlage: Deze optie wordt gebruikt om de geselecteerde gebruikers een e-mail te sturen, met daarin een template (sjabloon) als bijlage.
Let op: Als template bijlage kan een keuze gemaakt worden tussen enkel bewijsstuksjablonen. Niet bij elke mailing is dit dus een passende optie. - E-mail met document bijlage: Deze optie wordt gebruikt om de geselecteerde gebruikers een e-mail te sturen, met daarin een document als bijlage. Je kunt maximaal drie bestanden uploaden als bijlage.
- PDF: Deze optie wordt gebruikt om een PDF te genereren. Dit is de enige optie waarbij geen e-mail wordt verstuurd.
- Klik op de knop ‘E-mail’
- Sjabloon: Selecteer hier het juiste mailsjabloon
- Voer eventueel een mailadres in om de mail naar te CC’en en bepaal of de mail ook naar de manager of de HRM-er gestuurd moet worden door ‘Stuur bericht naar manager’ of ‘Stuur bericht naar HRM-er’ aan te vinken.
- Klik op ‘Volgende’
- Klik in het volgende scherm op ‘Preview’ om de mail te tonen die verstuurd zal worden.
- Klik op ‘Voltooien’ om de mail te verzenden. Let op: Dit kan niet ongedaan gemaakt worden!
E-mail met template bijlage
- Klik op de knop ‘E-mail met template bijlage’
- Sjabloon: Selecteer hier het juiste mailsjabloon
- Template bijlage: Selecteer hier het gewenste bewijsstuksjabloon
- Voer eventueel een mailadres in om de mail naar te CC’en en bepaal of de mail ook naar de manager of de HRM-er gestuurd moet worden door ‘Stuur bericht naar manager’ of ‘Stuur bericht naar HRM-er’ aan te vinken.
- Klik op ‘Volgende’
- Klik in het volgende scherm op ‘Preview’ om de mail te tonen die verstuurd zal worden.
- Klik op ‘Voltooien’ om de mail te verzenden. Let op: Dit kan niet ongedaan gemaakt worden!
E-mail met document bijlage
- Klik op de knop ‘E-mail met document bijlage’
- Selecteer in de ‘bestand’-velden het bestand wat moet worden meegestuurd
- Voer eventueel een mailadres in om de mail naar te CC’en en bepaal of de mail ook naar de manager of de HRM-er gestuurd moet worden door ‘Stuur bericht naar manager’ of ‘Stuur bericht naar HRM-er’ aan te vinken.
- Klik op ‘Volgende’
- Klik in het volgende scherm op ‘Preview’ om de mail te tonen die verstuurd zal worden.
- Klik op ‘Voltooien’ om de mail te verzenden. Let op: Dit kan niet ongedaan gemaakt worden!
- Klik op de knop ‘PDF’
- Sjabloon: Kies hier een bewijsstuksjabloon
- Klik op ‘Volgende’
- Klik in het volgende scherm op ‘Preview’ om de PDF te tonen
- Klik op ‘Voltooien’ om de PDF te genereren