Afnemen van trainingen via Friends
Overzicht opleiders
Op de pagina Beheer - Overzicht opleiders zie je alle opleiders binnen PlusPort die op deze pagina zichtbaar willen zijn. Al deze portals bieden trainingen aan om te volgen middels de friendrelatie. Klik op de tegel van de opleider voor meer informatie en het trainingsaanbod:
Wil je een friendrelatie aangaan met de portal? Klik dan op de knop onderaan de pagina genaamd ‘Start friendrelatie’:
Een popup-scherm met de akkoordverklaring opent dan in uw scherm:
Ga akkoord met de voorwaarden en klik op opslaan. De friendrelatie is nu een feit.
Instellen Friendrelatie door afnemer
Profielvelden beschikbaar stellen
Kies voor Beheer – Algemeen Beheer – Beheer Friendportals
Onder Trainingsaanbieder staan de Portals van Leveranciers die training beschikbaar stellen.
Match
De kolom match geeft aan of je de benodigde velden van deze aanbieder ook deelt.
De statussen zijn:
| Status | Omschrijving |
|---|---|
| De profielvelden voor deze aanbieder worden niet gedeeld. | |
| Niet alle profielvelden benodigd voor deze aanbieder worden gedeeld | |
| Alle benodigde profielvelden worden gedeeld. |
Klik op Profielvelden voor de portal van de aanbieder.
Vervolgens kom je in het venster waarin de verplichte standaard velden staan die de aanbieder verplicht heeft gesteld.
Standaard worden de volgende velden gedeeld met de aanbieder:
- Voornaam
- Tussenvoegsel
- Achternaam
- E-mailadres
- Afdeling
De overige velden kan de aanbieder verplicht stellen. Als afnemer heb je de optie om dit veld te delen. Het veld zal, bij inschrijving, het veld automatisch vullen en meesturen.
Indien het veld NIET wordt gedeeld, zal bij inschrijving het veld handmatig ingevoerd moeten worden.
Gebruikers actief
Achter iedere aanbieders portal staat ook de optie Gebruikers actief.
Indien je deze optie activeert, kan de aanbieder van trainingen de gebruikers uit je portal opzoeken en inplannen.
Waarschuwing:
De aanbieder kan dus iedereen uit de portal opzoeken en inplannen. Indien dit niet gewenst is, is er ook de optie om gebruikers op de wachtkamer in te schrijven. Een aanbieder heeft dan alleen toegang tot die gebruikers!
Beschikbare trainingen
Klik op Trainingen bij de Aanbieders Portal.
De pagina bestaat uit 2 secties:
Beschikbare trainingen (Knop Toevoegen)
Hier vind je alle trainingen die de aanbieder standaard beschikbaar stelt. Door deze te selecteren van links naar rechts en te klikken op de knop Opslaan, is de training beschikbaar in de eigen leeromgeving.
Afgenomen trainingen
Hier vind je alle trainingen die je, in overleg met de aanbieder, hebt afgenomen.
Het overzicht toont per training de volgende kolommen:
| Kolom | Omschrijving |
|---|---|
| Trainingstype | Het type training (bijvoorbeeld klassikaal, e-learning of combinatie). |
| Prijs | De prijs van de training zoals ingesteld door de aanbieder. |
| Datum toegevoegd | De datum waarop de training is toegevoegd aan het aanbod. |
Alle kolommen zijn sorteerbaar.
Via het PDF-icoon in het overzicht kun je de trainingsdetails downloaden als PDF-bestand.
Hier heb je de mogelijkheid om in bulk de trainingen open en zichtbaar in te stellen.
Selecteer de trainingen, selecteer de statussen en klik op Toepassen.
Via de optie details ga je naar de specifieke instellingen van de training. (zie trainingsplanner)
Instellen Friendtraining
Kies bij de filter Training uit portal voor een portal waarmee je Friend bent.
De filters worden aangepast.
Met behulp van deze filters is het mogelijk om te filteren in het aanbod van de friend leverancier.
Voor iedere training is maar één optie beschikbaar.
Klik op de knop Bewerken.
Tab gegevens
Op de tab Gegevens heb je de mogelijkheid om de training van de leverancier te koppelen aan de eigen instellingen.
Kies bij Soort training voor Open of Besloten
Kies bij Beschikbaar voor In zoekresultaten, Niet in zoekresultaten of Gesloten
Kies bij Bewijsstuk voor een bewijsstuk uit de eigen portal
Kies bij Categorie voor een Categorie uit de eigen portal.
Kies bij Secundaire categorie voor een Secundaire categorie uit de eigen portal.
Autoriseren
Kies hier of de inschrijving van een gebruiker goedgekeurd moet worden door de manager en/of HRM.
Selecteer vrije inschrijvingsvelden
Hier wordt een vrij veld, dat door de leverancier wordt gevraagd, getoond.
Tab Wachtkamer
Voeg hier gebruikers toe aan de wachtkamer van de leverancier.
Klik op de knop Toevoegen
Zoek op Naam en/of Afdeling en klik op de knop Zoeken.
Voeg de gebruikers van links naar rechts.
Tab beschikbaar
Hier geef je aan voor welke afdelingen of voor welke functies de training beschikbaar is binnen de Catalogus.
Tab Kosteninstellingen
Indien je werkt met het direct verwerken van de trainingskosten, voer dan de juiste instellingen in.
Tab Extra instellingen
Op de tab Extra instellingen is het mogelijk om een eigen tekst toe te voegen aan de trainingsdefinities.
Deze tekst verschijnt binnen de catalogus onder het kopje Opmerkingen
Ook heb je de mogelijkheid om eigen vrije velden te koppelen aan de training van de leveranciers.
Klik op de knop Vrije Velden. Voeg het gewenste veld toe en klik op Opslaan
Kies vervolgens voor de gewenste optie(s).
Tab Formulieren
Voeg hier een Training of Evaluatieformulier toe.
Klik op de knop Toevoegen.
Kies het juist formulier.
Kies voor een van de opties voor het uitrollen van het formulier.
Klik op Opslaan
Aanbieden van trainingen via Friends
Instellingen opleider
Op de pagina Instellingen opleider geef je aan of je onderdeel wilt zijn van de Marktplaats van PlusPort. Naast dat je aangeeft dat je opleider bent (Is opleider) geef je ook hier actief aan of je zichtbaar wilt zijn voor PlusPort klanten.
Opleider worden
Maak jouw portal opleider door één van de twee instellingen aan te vinken:
- is opleider = je bent opleider en kunt als opleider friendrelaties aangaan
- ik ben opleider en wil zichtbaar zijn voor alle PlusPort klanten = je bent opleider en zichtbaar bij Beheer - Overzicht opleiders voor andere plusport klanten.
Er zijn nog twee extra instellingen:
- Toon factuurstatus
Wanneer aangevinkt → toont of de inschrijving gefactureerd is.
Info:
Let op: Zodra deze is gefactureerd, zal de prijs niet meer te wijzigen zijn, de inschrijving niet meer te verwijderen zijn en zal de debiteur niet meer te wijzigen zijn.
- Toon betaalstatus
Wanneer aangevinkt → toont of het product betaald is.
Waarschuwing:
Let op! Beide opties werken alleen als je werkt met de inschrijfmodule (Dashboard) van PlusPort!!
Informatie zichtbaar op overzicht opleiders
Korte omschrijving
Schrijf een korte omschrijving over jouw trainingsaanbod. Deze omschrijving is zichtbaar bij Beheer -Overzicht opleiders onder de naam van de portal:
Omschrijving
Deze omschrijving is zichtbaar wanneer klanten op de pagina Beheer - Overzicht opleiders op de tegel van jouw portal klikken. Gebruik dit om meer informatie te geven over jullie trainingsaanbod en om potentiële “friends” aan te moedigen een relatie aan te gaan.
Afbeelding toevoegen
Deze afbeelding is zichtbaar op de tegel bij Beheer - Overzicht opleiders. Upload hier bijvoorbeeld het logo van jouw bedrijf.
Het formaat van de afbeelding is 715px bij 390px
Gekoppelde trainingen
Je kunt (een deel van) jouw aanbod zichtbaar maken op voor potentiële relaties en bestaande relaties. Bestaande relaties hebben de mogelijkheid om de training toe te voegen aan hun catalogus. Potentiële relaties hebben de mogelijkheid om de trainingsinformatie te raadplegen.
Je stelt dit in door op de knop ‘+Training toevoegen’ te klikken:
Verplaats vervolgens de trainingen die je wenst te tonen naar rechts en klik op opslaan.
Instellen Friendrelatie door leverancier
Kies voor Beheer – Algemeen Beheer – Beheer Friendportals
Onder Afnemers van trainingen staan de PlusPort Portals die afnemer zijn.
Een belangrijk veld is de knop Selecteer verplichte profielvelden.
Info:
Deze knop is zichtbaar via het recht Beheer_persoonsgegevens
Deze knop opent een venster met daarin alle velden van een gebruiker. Hierin geef je aan welke velden je graag wilt ontvangen van de afnemer. Dit zijn de velden die je nodig hebt om de training te organiseren. Deze velden komen als Verplicht veld zichtbaar bij de afnemer.
Standaard worden de volgende velden meegestuurd:
- Afdeling
- Emailadres
- Voornaam
- Achternaam
- Voorvoegsel
Indien je extra velden nodig hebt, geef je die hier aan.
Selecteer bijvoorbeeld het veld Geboortedatum
Geef aan of je dit veld voor alle trainingen nodig hebt, of voor specifieke trainingen.
Aanbieder bewerken
Klik op de knop bewerken voor de portal
Een popup wordt geopend met 2 tabbladen.
Debiteur
Vul hier de juiste debiteur in. Door een debiteur te koppelen is het mogelijk om aangepaste prijzen te tonen bij de afnemer.
Training
Hier vind je alle beschikbare trainingen uit je portal.
Aan de rechterzijde staan alle beschikbaar gestelde trainingen. Door trainingen van links naar rechts te verplaatsen, stel je trainingen beschikbaar aan de afnemer.
Tip:
De afnemer zal altijd nog zelf een aantal instellingen moeten uitvoeren in de eigen portal. Trainingen worden NIET automatisch getoond in de catalogus!
Ook is de beschikbaarheid per training in te stellen. Dit regel je in de Trainingsplanner!
Instellen per training
Beschikbaar
In de tab Beschikbaar plaats je een extra filter op de beschikbaarheid binnen de catalogus. Hier geef je per functie of afdeling aan voor wie de training zichtbaar is.
Ook stel je hier in, voor welke Friendportals de training beschikbaar is.
Instellen zichtbaarheid Afdelingen
Op de tab Beschikbaar vind je onder Afdelingen alle beschikbare afdelingen uit je portal.
Indien je niets selecteert, en de training staat op Zichtbaar, dan is de training voor iedereen terug te vinden in de Catalogus.
Indien je afdelingen selecteert, dan is de training alleen Zichtbaar voor gebruikers uit de (onderliggende) afdelingen.
Let op:
Door een training voor een specifieke afdeling (bijvoorbeeld Beheer) beschikbaar te stellen, is deze goed te testen zonder dat de overige gebruikers de training zien!
De mogelijkheid om een training beschikbaar te stellen voor een of meerdere afdelingen is ook andersom te beheren. Wanneer je de afdeling opzoekt en bewerkt, geef je via de tab Beschikbare Trainingen aan welke trainingen specifiek voor deze afdeling beschikbaar moeten zijn.
Waarschuwing:
Let op! Wanneer een training ter beschikking komt voor een of meerdere specifieke afdelingen, dan is deze training automatisch niet meer beschikbaar voor al de overige afdelingen.
Instellen zichtbaarheid Functies
Op de tab Beschikbaar vind je onder Functies alle beschikbare functies uit je portal. Door functies van links naar rechts te verplaatsen wordt de training alleen Zichtbaar voor gebruikers met de betreffende, geselecteerde, functies.
Info:
Deze instelling is ook gespiegeld. Indien je een betreffende functie opzoekt, is het ook mogelijk om daar in te stellen welke trainingen Zichtbaar zijn voor de functie.
Waarschuwing:
Let op! Indien je zichtbaarheid van functies combineert met afdelingen, dan is het een EN-functie. Dus de training is alleen zichtbaar als je de functie hebt EN in de afdeling zit.
Instellen zichtbaarheid Friends
Op de tab Beschikbaar vind je onder Friend Portals alle Portals die trainingen van je afnemen. Door een portal van links naar rechts te verplaatsen, wordt de training ook Zichtbaar bij de Afnemer in de Portal.
Info:
De training is NIET direct zichtbaar voor gebruikers uit de Friend portal. De beheerder van de Friendportal moet dit nog wel instellen in de eigen portal.
Aandachtspunten friendrelaties
Er zijn een aantal aandachtspunten bij friendrelaties.
Notificaties
De notificaties worden verstuurd vanuit de portal van de gebruiker. Bij een friendrelatie
worden deze notificaties dus gevuld met de informatie uit de “Leveranciers” portal.
Ook is het belangrijk om te controleren of alle notificaties aan staan. Dit is afhankelijk van het
proces wat is afgesproken tussen de leverancier en ontvanger.
Handige notificaties om aan te zetten als je gebruik maakt van een friendrelatie:
- Inschrijving van friend goedgekeurd naar beheerder
- Nieuwe afnemer naar beheerder (alleen beschikbaar als je bij Overzicht opleiders staat)
Instellingen bewijsstuk
Bij het geslaagd melden vanuit de “Leverancier” krijgt de gebruiker het bewijsstuk uit de eigen
portal, echter het nummer en de bijlage (pdf) komt uit de “Leverancier”. De looptijd is wel in
de eigen portal in te stellen en overschrijft dan de waarde vanuit de “Leverancier”
Inschrijven en verwijderen
Het inschrijven van een cursist gebeurt primair via de catalogus. Dit geldt voor de cursist
zelf, als de manager en/of de hrm-er.
Het inschrijven van gebruikers door de beheerder verloopt via de Trainingskalender.
Ook kan een beheerder gebruikers uitschrijven. Dit is afhankelijk van rechten en de uitschrijftermijn.
De leverancier bepaalt of een beheerder van een ontvanger, gebruikers mag uitschrijven.
Info:
Dit is een instelling die de opleiders instellen op het tabblad Gegevens van de training.