Met de functie Samenvoegen kan je e-mailberichten versturen en PDF documenten genereren. Er zijn acht verschillende menuopties. Je maakt hierin een keuze op basis van de doelgroep die je wilt aanschrijven.
- Samenvoegen Gebruikers: de doelgroep voor samenvoegen bestaat uit gebruikers die je op basis van diverse criteria kan zoeken.
- Samenvoegen Trainingen: de doelgroep bestaat uit deelnemers aan een bepaalde training.
- Samenvoegen Bewijsstukken: de doelgroep bestaat uit gebruikers die een bepaald bewijsstuk hebben gehaald of moeten behalen.
- Samenvoegen Benodigde Bewijsstukken: de doelgroep bestaat uit gebruikers die een bepaald benodigd bewijsstuk hebben behaald of moeten behalen.
- Samenvoegen Wachtkamer: de doelgroep bestaat uit gebruikers die in de wachtkamer van een bepaalde training staan.
- Samenvoegen CV Gebruikers: de doelgroep bestaat uit gebruikers die je op basis van diverse criteria kan zoeken en waarvoor je een CV wilt genereren.
- Samenvoegen Autorisatie Gebruikers: de doelgroep bestaat uit gebruikers met een bepaalde autorisatie.
- Samenvoegen Projecten: de doelgroep bestaat uit gebruikers die aan een bepaald project gekoppeld zijn.
Er zijn 4 methodes om samen te voegen:
- E-mail: wordt gebruikt om de geselecteerde gebruikers te mailen. Dit gebeurt aan de hand van een vooraf opgesteld mailsjabloon. Zie Beheer → Beheer → Sjablonen.
- E-mail met template bijlage
- E-mail met document bijlage
Het samenvoegen verloopt in 5 stappen:
Stap 1: Ga naar Acties – Samenvoegen, selecteer een van de opties.
Gebruik de selectie velden om gebruiker(s) te zoeken, klik op Zoeken.
Stap 2: bevestiging gebruikers
Deze stap toont de geselecteerde gebruikers, vink de relevante gebruikers aan en kies een van de hierboven omschreven methodes.
Stap 3: Selecteer sjabloon (en optioneel een cc mailadres)
Kies, afhankelijk van de methode, één of meerdere sjablonen.
Stap 4: Inhoud bevestigen
In stap 4 bekijk je iedere regel door te klikken op bewerken. In een pop-up wordt het voorbeeld getoond.
Stap 5: Bevestig mail of genereren pdf
Klik op Voltooien. Bevestiging van de mailing verschijnt of de PDF wordt gegenereerd.
Voorbeeld van de stappen:
Tabblad training
- Klik in het menu Acties op Samenvoegen training.
- Zoek de deelnemer(s) aan een bepaalde training op door de training te selecteren.
- Andere filters: ‘Met sjabloon’: afhankelijk van welke methode je kiest.
- Geef desgewenst een Sorteervolgorde aan
- Klik op de knop Zoeken
- Selecteer de benodigde gebruikers
- Kies een Methode