De module Kennis & Vaardigheden staat je toe om competenties te gebruiken in de Academy. Met deze module kun je vaststellen welke kennis en vaardigheden medewerkers nodig hebben, welke ze al bezitten en hoe eventuele hiaten kunnen worden gedicht.
Voorbereiding
Voordat je actief aan de slag gaat met het ontwerpen van de matrix, is het belangrijk om eerst vijf basisvragen te beantwoorden:
- Welke kennis en vaardigheden hebben mijn medewerkers nodig?
- Welke kennis en vaardigheden bezitten mijn medewerkers momenteel?
- Is er sprake van een gat tussen het gevraagde en het aanwezige?
- Zo ja, hoe gaan we de ontbrekende kennis en vaardigheden ontwikkelen of introduceren?
- Hoe en waar kunnen ontwikkelde kennis en vaardigheden formeel worden aangetoond?
Overzicht van benodigde kennis en vaardigheden
Maak een overzicht van alle kennis en vaardigheden die deel uitmaken van een bepaalde afdeling, rol of functie. Wat moet een medewerker allemaal onder de knie hebben om een bepaalde rol of functie te vervullen?
Categoriseren
Vertaal de algemene lijst naar specifieke kennis en vaardigheden die nodig zijn op een bepaalde afdeling, binnen een bepaalde functie of binnen een specifiek deel van de organisatie. Over het algemeen kan onderscheid gemaakt worden tussen:
- Functiegebonden competenties — Kennis en vaardigheden die direct met de uit te voeren taken corresponderen.
- Technische competenties — De technische vaardigheden, kennis en/of bewijsstukken die nodig zijn om de functie uit te voeren.
- Waardegebonden competenties — Bepaalde waarden of idealen die door de organisatie belangrijk gevonden worden.
Combineren in matrixvorm
In PlusPort zet je de bovengenoemde gegevens in een matrix. Op de verticale as staan de medewerkers binnen je afdeling of organisatie en op de horizontale as de verschillende kennis en vaardigheden. Vervolgens geef je zelf aan in hoeverre elke medewerker een bepaalde competentie beheerst.
Inrichting in PlusPort
Bij het aanmaken van kennis en vaardigheden maak je de volgende onderdelen aan in onderstaande volgorde:
- Categorie
- Schaaltype
- Niveau
- Item
Categorie aanmaken
- Ga naar Portalbeheer > Kennis & Vaardigheden > Categorieën.
- Je ziet een overzicht van alle reeds aangemaakte categorieën.
- Klik op Hoofdcategorie toevoegen om een nieuwe hoofdcategorie toe te voegen.
- Klik op het potlood-icoon om een bestaande categorie te bewerken.
- Klik op het prullenbak-icoon om een bestaande categorie te verwijderen. De bijbehorende items worden losgekoppeld.
- Klik op het plus-icoon om een subcategorie onder een bestaande categorie aan te maken.
- Geef bij het aanmaken van de categorie eventueel een Bovenliggende categorie, Code en Volgorde (numeriek) op. Het veld Naam is verplicht. Klik na het bewerken op Opslaan.
Schaaltype aanmaken
- Ga naar Portalbeheer > Kennis & Vaardigheden > Schaaltypen.
- Je ziet een overzicht van alle reeds aangemaakte schalen.
- Klik op Schaal toevoegen om een nieuwe schaal toe te voegen.
- Klik op het potlood-icoon om een bestaande schaal te bewerken.
- Klik op het prullenbak-icoon om een bestaande schaal te verwijderen. De schaal wordt bij items waar deze is gekoppeld, losgekoppeld.
- Geef bij het aanmaken van de schaal eventueel een Volgorde (numeriek), Omschrijving en Unit op. De velden Naam en Code zijn verplicht. Klik na het bewerken op Opslaan.
Niveau aanmaken
- Ga naar Portalbeheer > Kennis & Vaardigheden > Niveau.
- Je ziet een overzicht van alle reeds aangemaakte schalen. Selecteer een schaal om de niveaus te beheren.
- Je ziet een overzicht van alle reeds aangemaakte niveaus binnen de geselecteerde schaal.
- Klik op Niveau toevoegen om een niveau toe te voegen.
- Klik op het potlood-icoon om een bestaand niveau te bewerken.
- Klik op het prullenbak-icoon om een bestaand niveau te verwijderen. Het niveau wordt bij items waar deze is gekoppeld, losgekoppeld.
- Geef bij het aanmaken van een niveau een Naam en Volgorde (numeriek) aan. Vul eventueel een Code en Omschrijving van het niveau in. Klik na het bewerken op Opslaan.
Item aanmaken
- Ga naar Portalbeheer > Kennis & Vaardigheden > Items.
- Je ziet een overzicht van alle reeds aangemaakte items.
- Klik op Kennis & Vaardigheden toevoegen om een nieuw item toe te voegen.
- Klik op het potlood-icoon om een bestaand item te bewerken.
- Klik op het prullenbak-icoon om een bestaand item te verwijderen. Alle gegevens met betrekking tot vereisten en historie worden verwijderd.
Let op: Wij raden af om items te verwijderen vanwege het verlies van historie en vereisten.
- Geef bij het aanmaken van het item een Naam, Categorie en Schaal op. Voeg eventueel een Code en Omschrijving toe.
- Klik op Toepassen om de bewerking op te slaan en toegang te krijgen tot het tabblad Niveaus. Op dit tabblad kun je de Omschrijving voor het specifieke niveau gerelateerd aan deze competentie invullen. Klik na het bewerken op Opslaan.
Kennis en vaardigheden als vereiste koppelen
Aangemaakte items kun je koppelen als vereiste op basis van verschillende criteria:
- Functiegroep
- Functie
- Project
- Projectrol
- Persoonlijk
Vereist stellen op basis van functiegroep
- Ga naar Portalbeheer > Functiehuis > Functiegroepen.
- Klik op het potlood-icoon om een functiegroep te bewerken.
- Klik op het tabblad Kennis en Vaardigheden.
- Je ziet een overzicht van alle aangemaakte items inclusief de categorie en bijbehorende niveaus.
- Klik bij het gewenste item op het bolletje bij het vereiste niveau. Dit niveau wordt gekoppeld als vereiste voor leden van de functiegroep.
- Klik op Opslaan.
Let op: Wanneer bij een item het bolletje staat gemarkeerd onder Nee met de waarde N.v.t., dan is dit item niet vereist voor leden van de functiegroep.
Je kunt het overzicht filteren met de volgende hulpmiddelen:
- De filter Categorie boven de selectietabel — toont alleen items van een bepaalde categorie.
- De knop Verberg ongebruikt onder de selectietabel — toont alleen items waar een niveau is geselecteerd.
Vereist stellen op basis van functie
- Ga naar Portalbeheer > Functiehuis > Functies.
- Klik op het potlood-icoon om een functie te bewerken.
- Klik op het tabblad Kennis en Vaardigheden.
- Klik bij het gewenste item op het bolletje bij het vereiste niveau.
- Klik op Opslaan.
De filtermogelijkheden (Categorie en Verberg ongebruikt) zijn ook hier beschikbaar.
Vereist stellen op basis van een project
- Ga naar Portalbeheer > Projecten > Projecten.
- Klik op het potlood-icoon om een project te bewerken.
- Klik op het tabblad Kennis en Vaardigheden.
- Klik bij het gewenste item op het bolletje bij het vereiste niveau.
- Klik op Opslaan.
De filtermogelijkheden (Categorie en Verberg ongebruikt) zijn ook hier beschikbaar.
Vereist stellen op basis van projectrol
- Ga naar Portalbeheer > Projecten > Projecten.
- Klik op het potlood-icoon om een project te bewerken.
- Klik op het tabblad Rollen om de rollen binnen het project te tonen.
- Klik op het potlood-icoon om een rol te bewerken.
- Klik op het tabblad Kennis en Vaardigheden in de onderste balk.
- Klik bij het gewenste item op het bolletje bij het vereiste niveau.
- Klik op Opslaan.
De filtermogelijkheden (Categorie en Verberg ongebruikt) zijn ook hier beschikbaar.
Vereist stellen op persoonlijke basis
Afhankelijk van je rol navigeer je als volgt:
- Beheerder/eigenaar: Ga naar Acties > Gebruiker zoeken.
- Manager: Ga naar Acties > Teamleden zoeken.
- HR-medewerker: Ga naar Acties > Medewerker zoeken.
- Zoek de medewerker op met behulp van de filters.
- Klik op het potlood-icoon om het profiel te bewerken.
- Klik op het tabblad Benodigde Kennis en Vaardigheden.
Let op: Dit tabblad kan op basis van je rechtengroep al dan niet zichtbaar zijn.
- Klik bij het gewenste item op het bolletje bij het vereiste niveau.
- Klik op Opslaan.
Stapeling van vereisten
De vereisten vanuit de verschillende niveaus worden gestapeld:
- De vereisten vanuit de functie worden gestapeld op de eisen vanuit de functiegroep.
- De vereisten vanuit de rol worden gestapeld op de eisen vanuit het project.
- De persoonlijke vereisten worden hier weer bovenop gestapeld.
Let op: Om conflicten te voorkomen raden we aan om binnen deze kaders niet op een item twee maal een ander vereist niveau te koppelen.
Kennis en vaardigheden toekennen
Items kun je op verschillende manieren scoren: handmatig of via een formulier.
Toekennen door beheerder
- Ga naar Acties > Gebruiker zoeken.
- Zoek de medewerker op met behulp van de filters.
- Klik op het potlood-icoon om het profiel te bewerken.
- Klik op het tabblad Kennis en Vaardigheden.
- Klik op het potlood-icoon om een reeds toegekend item te bewerken. Hier kun je eerder toegekende niveaus verwijderen of een nieuwe score toekennen. Ook kun je de historie op dit item inzien.
- Klik op het vergrootglas-icoon om de historie op het item in te zien zonder het te bewerken.
- Klik op Toevoegen om een nieuwe score toe te voegen.
- Selecteer eerst de Categorie.
- Kies het Kennis en Vaardigheden item.
Let op: Je ziet hier alleen items die niet reeds zijn beoordeeld.
- Kies het behaalde Niveau.
- Wijzig eventueel de Datum en geef een Toelichting. Klik na het bewerken op Opslaan.
Toekennen door manager
- Ga naar Acties > Teamleden zoeken.
- Zoek de medewerker op met behulp van de filters.
- Klik op het potlood-icoon om het profiel te bewerken.
- Klik op het tabblad Kennis en Vaardigheden.
- Klik op het potlood-icoon om een reeds toegekend item te bewerken of op het vergrootglas-icoon om de historie in te zien.
- Klik op Toevoegen om een nieuwe score toe te voegen.
- Selecteer de Categorie, kies het Kennis en Vaardigheden item en het behaalde Niveau.
- Wijzig eventueel de Datum en geef een Toelichting. Klik op Opslaan.
Toekennen door HR-medewerker
- Ga naar Acties > Medewerker zoeken.
- Zoek de medewerker op met behulp van de filters.
- Klik op het potlood-icoon om het profiel te bewerken.
- Klik op het tabblad Kennis en Vaardigheden.
- Klik op het potlood-icoon om een reeds toegekend item te bewerken of op het historie-icoon om de historie in te zien.
- Klik op Toevoegen om een nieuwe score toe te voegen.
- Selecteer de Categorie, kies het Kennis en Vaardigheden item en het behaalde Niveau.
- Wijzig eventueel de Datum en geef een Toelichting. Klik op Opslaan.
Toekennen op basis van een formulier
Het is mogelijk een score toe te kennen op basis van een ingevuld beoordelingsformulier. Voor meer informatie over het inrichten van een formulier inclusief kennis en vaardigheden-items kun je de bijbehorende handleiding doornemen of je laten adviseren door je PlusPort consultant.
Rapporteren op kennis en vaardigheden
Er zijn afhankelijk van je rol en rechtengroep verschillende methoden om te rapporteren op de scores.
Rapporteren als gebruiker
- Ga naar Mijn profiel.
- Klik op het tabblad Bekwaamheid.
- Klik op het blokje Kennis en Vaardigheden.
- Je ziet hoe je scoort op items die voor jou vereist zijn. Filter eventueel via de tabbladen Functie, Project etc.
Bij items waarop je onder niveau scoort (aangegeven door een rood vlakje en een min score) kun je via de catalogus op zoek gaan naar trainingen om deze competentie te verbeteren.
Je kunt ook naar het tabblad Kennis en Vaardigheden van Mijn profiel gaan. Hier zie je dezelfde scores, maar niet afgezet tegen de vereiste competenties. Het is dus mogelijk dat je op dit tabblad meer gegevens ziet.
Rapporteren als beheerder, rapporteur of HR-medewerker
Alle kennis en vaardigheden
Ga naar Portalbeheer > Rapportage > Kennis en Vaardigheden.
Deze rapportage toont alle toegekende scores, los van enige vereisten. Selecteer in ieder geval over welke Afdeling je wilt rapporteren. Gebruik de overige filters om je zoekopdracht te specificeren. Klik op Toon resultaten om de resultaten te tonen. Selecteer rechtsboven welke kolommen je in de rapportage wilt zien. Klik op Exporteren om de resultaten te exporteren.
Benodigde kennis en vaardigheden
Ga naar Portalbeheer > Rapportage > Benodigde Kennis en Vaardigheden.
Deze rapportage toont alle vereisten en de bijbehorende scores. Selecteer de Afdeling en gebruik de overige filters. Klik op Toon resultaten en exporteer eventueel via Exporteren.
Missende kennis en vaardigheden
Ga naar Portalbeheer > Rapportage > Missende Kennis en Vaardigheden.
Deze rapportage toont alle resultaten waarbij het gewenste niveau nog niet is bereikt. Selecteer de Afdeling en gebruik de overige filters. Klik op Toon resultaten en exporteer eventueel via Exporteren.
Benodigde project kennis en vaardigheden
Ga naar Portalbeheer > Rapportage > Kennis en Vaardigheden en filter op projecten.
Deze rapportage toont alle vereisten op basis van projecten en de bijbehorende scores. Selecteer het Project en de Afdeling. Klik op Toon resultaten en exporteer eventueel via Exporteren.
Let op: De beschikbaarheid van bovenstaande rapportages is bepaald aan de hand van je rol en rechtengroep.
Rapporteren als manager
Als manager kun je bovenstaande rapportages (indien beschikbaar) gebruiken. Daarnaast kun je het gebruikersprofiel benaderen via Mijn team:
- Klik op een teamlid om het profiel te openen.
- Ga naar het tabblad Bekwaamheid om te zien hoe het teamlid scoort ten opzichte van de vereisten.
Mijn teamoverzicht
- Ga naar Acties > Manager > Mijn teamoverzicht.
- Klik op het tabblad Benodigde Kennis en Vaardigheden.
- Je ziet een schematische weergave van de scores van de teamleden ten opzichte van de vereisten.
- Filter eventueel op Categorie of spiegel de teamleden aan een Functie. Klik op Zoek om de filters toe te passen.
Rapporteren als projectleider
- Ga naar Acties > Mijn projecten.
- Selecteer een project door op het corresponderende blokje te klikken.
- Klik in de balk op het tabblad Matrix.
- Selecteer de teamleden waarover je wilt rapporteren en klik op Volgende.
- Je ziet de scores op de benodigde bewijsstukken. Klik op het tabblad Benodigde Kennis en Vaardigheden.
- Je ziet een matrix met de scores van de projectleden afgezet tegen de vereisten op basis van het huidige project.
Kennis en vaardigheden gebruiken als zoeksleutel
- Ga naar Planning > Trainingen > Definities.
- Klik op het potlood-icoon om een trainingsdefinitie te bewerken.
- Klik op het tabblad Kennis en Vaardigheden.
- Selecteer aan de linkerkant van het scherm de items die je wilt koppelen als zoeksleutel door er dubbel op te klikken. De items worden verplaatst naar de rechterkant. De selectie kun je ongedaan maken door aan de rechterkant dubbel op een item te klikken.
- Klik op Opslaan.
Activeer vervolgens de zoeksleutel:
- Ga naar Planning > Trainingen > Instellingen.
- Klik in de selectielijst Filter training zoeken aan de linkerkant op Kennis en Vaardigheden. De filter wordt verplaatst naar de rechterkant.
- Klik op Opslaan.
Veelgestelde vragen
Welke rechten heb ik nodig om kennis en vaardigheden te beheren?
Je hebt beheerrechten nodig om categorieën, schaaltypen, niveaus en items aan te maken. Voor het toekennen van scores heb je de juiste rechtengroep nodig op basis van je rol.
Kan ik een item verwijderen dat al in gebruik is?
Technisch gezien is dit mogelijk, maar alle gegevens met betrekking tot vereisten en historie worden hierbij verwijderd. Wij raden af om items te verwijderen.
Hoe werkt de stapeling van vereisten?
Vereisten worden gestapeld: functiegroep + functie + project + projectrol + persoonlijk. Een medewerker moet aan alle gestapelde vereisten voldoen om als compliant te worden gemarkeerd.
Kan ik kennis en vaardigheden toekennen via een formulier?
Ja, het is mogelijk om scores toe te kennen op basis van een ingevuld beoordelingsformulier. Neem de handleiding over formulieren door of raadpleeg je PlusPort consultant voor meer informatie.