Een bewijsstukdefinitie is de template voor een type bewijsstuk. Hiermee bepaal je de eigenschappen en instellingen die gelden wanneer het bewijsstuk wordt toegekend aan gebruikers. In dit artikel lees je hoe je een bewijsstukdefinitie aanmaakt en configureert.
Voorwaarden
- Je hebt beheerrechten nodig om bewijsstukdefinities te beheren.
Navigatie
Ga naar Planning > Bewijsstukken > Definities.
Bewijsstukdefinities filteren
Op het overzichtsscherm heb je drie filters en een bewerkingsmode. Je kunt aangeven of je actieve of inactieve bewijsstukken wilt zien.
Bulkbewerking
Met de bewerkingsmode kun je in bulk bewijsstukken archiveren:
- Selecteer de optie Bulkbewerking archief.
- Selecteer de bewijsstukken die je wilt archiveren.
- Klik op Archiveer.
Filters
| Filter | Omschrijving |
|---|---|
| Type | Selecteer of het gaat om een bewijsstuk, aanwijzing of autorisatie. |
| Bewijsstuk | Zoek op de naam van het bewijsstuk. |
| Categorie | Filter op een bewijsstukcategorie. |
Daarnaast heb je de knop Importeer bewijsstukken om bewijsstukken te importeren zonder naar de importmodule te gaan, en de knop Bewijsstuk toevoegen om een nieuw bewijsstuk aan te maken.
Bewijsstuk toevoegen
Eigenschappen
| Veldnaam | Omschrijving | Verplicht |
|---|---|---|
| Naam | De naam van het bewijsstuk. Deze naam wordt gebruikt als bewijsstuknaam bij het toewijzen aan gebruikers. | Ja |
| Omschrijving | Toelichting over het bewijsstuk. | Nee |
| Categorie | De categorie waar het bewijsstuk onder valt. Categorieën maak je aan in het menu Bewijsstuk categorie. | Ja |
| Code | Code van de definitie. Verplicht als de historie wordt geïmporteerd — op dit veld vindt de koppeling plaats. | Nee |
| Automatisch nummeren | Automatisch een code genereren, vergelijkbaar met trainingsdefinities. | Nee |
Instellingen
| Veldnaam | Omschrijving |
|---|---|
| Kan dit bewijsstuk verlopen? | Activeer dit als je een verlooptijd aan het bewijsstuk wilt geven. Na activatie verschijnen extra opties: Geldigheid (in maanden), Vaste verloopdatum en Individuele verloopdatum mogelijk (om per gebruiker handmatig aan te passen). |
| Verlengde verlooptijd bij herhaling | Als de geldigheid wordt verlengd van een bewijsstuk dat al in bezit is, worden de maanden opgeteld bij de verloopdatum en niet bij de datum waarop het bewijsstuk is behaald. |
| Aanwijzing | Een aanwijzing is een bewijsstuk dat handmatig wordt toegekend nadat de gebruiker voldoet aan een set eisen die gekoppeld zijn aan de aanwijzing. Bij deze keuze wordt het selecteren van een sjabloon verplicht. |
| Automatisch nummeren per behaald bewijsstuk | Elk bewijsstuk dat wordt toegekend aan gebruikers krijgt automatisch een volgnummer. |
| Manager moet goedkeuren | De manager moet eerst goedkeuring geven na het slagen voor de training om een bewijsstuk te genereren. |
| HR-medewerker moet goedkeuren | De HR-medewerker moet eerst goedkeuring geven na het slagen voor de training om een bewijsstuk te genereren. |
| Verstuur notificaties | Bepaalt of er notificaties worden verzonden voor dit bewijsstuk. Na activatie verschijnt de optie Notificaties alleen versturen als het bewijsstuk benodigd is voor de gebruiker. Activeer deze optie als de notificatie alleen verstuurd moet worden wanneer het bewijsstuk als benodigd in het profiel van de gebruiker staat. |
| Aantal maanden notificatie bewijsstuk verlopen | Het aantal maanden voorafgaand aan de verloopdatum waarop een notificatie wordt verstuurd. Voorbeeld: bij een verlooptijd op 01-10-2025 en een instelling van 3 maanden, wordt de notificatie op 01-07-2025 verstuurd. |
Klik op Toepassen, Opslaan of Opslaan en een trainingsdefinitie aanmaken.
Bewijsstuk na aanmaak
Wanneer je het bewijsstuk opnieuw opent na het aanmaken, verschijnen onderaan extra knoppen:
De knop Update verlooptijd behaalde bewijsstukken zorgt ervoor dat bewijsstukken die al aan gebruikers zijn verstrekt, worden bijgewerkt met de juiste verloopdatum.
Veelgestelde vragen
Wat is het verschil tussen een bewijsstuk, aanwijzing en autorisatie?
Een bewijsstuk is het standaard type dat na het behalen van een training wordt toegekend. Een aanwijzing wordt handmatig toegekend nadat de gebruiker voldoet aan een set eisen. Een autorisatie is een specifieke bevoegdheid of machtiging.
Kan ik een bewijsstukdefinitie achteraf wijzigen?
Ja, je kunt een bewijsstukdefinitie op elk moment bewerken. Wijzigingen hebben invloed op nieuwe toekenningen.
Hoe archiveer ik bewijsstukdefinities in bulk?
Gebruik de bewerkingsmode in het overzichtsscherm. Selecteer Bulkbewerking archief, vink de gewenste bewijsstukken aan en klik op Archiveer.
Kan ik bewijsstukken importeren?
Ja, klik op de knop Importeer bewijsstukken in het overzichtsscherm om bewijsstukken te importeren zonder naar de importmodule te gaan.